Fragen zu Unternehmen Online

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Hallo.

Ich bin neu hier, aber ich konnte zu meinen Fragen im Forum nichts finden, deshalb starte ich mal ein neues Thema. Konkret habe ich folgende Fragen:

1. Es kommt bei unserem Dienstleister regelmäßig vor, dass er uns eine Rechnung zusendet und erst einen TRag später eine Gutschrift, die wir natürlich per Rechnungskorrektur verrechnen wollen. Nun haben wir festgestellt, dass wenn eine Rechnung bereits hochgeladen und bearbeitet wurde, es nachträglich nicht möglich die Gutschrift als Rechnungskorrektur mit der Rechnung zu verrechnen. Es muss immer erst die Gutschrift bearbeitet werden, als Rechnungskorrektur markiert werden und erst dann darf die Rechnung bearbeitet werden, um die Möglichkeit zu haben bei der Rechnung die Rechnungskorrektur auszuwählen. Nachträglich scheint dies nicht möglich zu sein. Oder gibt es einen Weg?

2. Wenn man in "Belege Online" eine bearbeitete Rechnungen (speichern+weiter) nachträglich löscht, weil man festgestellt hat, dass die Rechnung nicht korrekt ist, bleibt die vorbereitete Überweisung in "Bank Online" aber bestehen. Ist es nicht möglich, dass die Überweisung auch gelöscjt wird?

3. Zum Abgleich mit unserem ERP-System nutzen wir für Zahlungsausgänge die Abstimmliste, die man digital drucken kann, wenn man nach ausgeführten Überweisungen in "Bank Online" filtert. Gibt es etwas ähnliches für Zahlungseingänge? Man kann natürlich bei den Umsätzen nach Zahlungseingängen filtern und dann eine Umsatzlise digital drucken, aber da ist dann auch immer der Kontostand zu sehen...

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Hallo WhiteKing,

1. Verrechnung von Rechnung und Gutschrift nachträglich

• Du hast recht, es gibt in vielen Systemen oft das Problem, dass eine nachträgliche Verrechnung von Gutschrift und Rechnung nicht reibungslos funktioniert, wenn die Rechnung bereits bearbeitet wurde. Die meisten Softwarelösungen setzen oft voraus, dass die Gutschrift zuerst bearbeitet wird und dann die Rechnung angepasst wird. Das liegt wahrscheinlich an der Reihenfolge der Buchungsposten. In deinem Fall könntest du nachträglich eine Korrektur auf der Rechnung machen und die Gutschrift manuell eintragen, aber in der Regel muss die Gutschrift vor der Rechnung bearbeitet werden, um eine saubere Verrechnung vorzunehmen.

2. Löschen der Überweisung nach Löschen der Rechnung

• Wenn du eine Rechnung löschst, bleibt die Überweisung bestehen, weil sie ja unabhängig von der Rechnung selbst existiert. In vielen Systemen wird eine Überweisung nicht automatisch gelöscht, da sie bereits als transaktionale Handlung betrachtet wird. Die Lösung, dass du die Überweisung manuell löschen musst, ist der Standardprozess. Manche Systeme bieten eine Funktion, um diese zu verknüpfen, aber das ist oft nicht der Fall.

3. Abgleich von Zahlungseingängen

• Für Zahlungseingänge eine spezifische "Abstimmliste" zu erstellen, ist oft schwieriger, weil Zahlungseingänge in der Regel nicht mit dem gleichen Detailgrad wie Zahlungsausgänge verfolgt werden. Wenn du nach Zahlungseingängen filterst, stimmt es, dass dabei auch der Kontostand sichtbar ist – das kann störend sein, wenn du das nicht benötigst.

• Der DATEV Liquiditätsmonitor könnte hier eine nützliche Lösung sein, da er nicht nur eine detaillierte Übersicht bietet, sondern auch eine Prognose über zukünftige Zahlungen und Ausgaben. Damit könntest du deine Zahlungen besser überwachen und steuern.

Wenn du regelmäßig deine Liquidität überwachen möchtest. Es hilft auch, in Echtzeit zu sehen, wie sich die Bankkonten entwickeln und ob Forderungen oder Verbindlichkeiten im Rückstand sind. Es ist eine KI-gestützte Analyse, die, wenn sie einmal richtig eingerichtet ist, die Handhabung von Zahlungen und Überweisungen vereinfachen kann.

Hoffentlich hilft das ein bisschen bei deinen Fragen!

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Hallo prabhjot-kakkar

Erst einmal vielen Dank für deine schnelle Antwort. Sie erläutern gut, dass das Problem besteht und scheinbar nicht nur bei DUO, sondern auch bei anderen vergleichbaren Systemen. Aber leider bieten Sie mir keine wirkliche Lösung für die genannten Probleme.

Ich kann nun nachvollziehen, dass das nachträgliche Verrechnen einer Gutschrift schwierig umzusetzen ist und gleiches gilt wohl auch für das Löschen einer Überweisung nachdem eine Rechnung gelöscht wurde. Da hilft wohl nur, dass man besser aufpasst und manuell eingreift.

Weshalb es aber nicht möglich ist beim Ausdrucken einer Umsatzliste die Option mit einzubauen, dass der Kontostand nicht mit angezeigt wird, erschließt sich mir nicht ganz. Es geht mir hierbei nicht um die Liquiditätsplanung, sondern nur darum dass ich meinen Mitarbeitern in der Verwaltung eine Liste zur Hand geben möchte, mit der sie die Zahlungseingänge im ERP-System buchen können, ohne dass sie aber den Kontostand sehen.