Dilemma Rechnungsliste oder korrekter "bezahlt" Status

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Ein Kunde hat folgenden Workflow:

Das Sekretariat erfasst die Eingangsrechnungen und erstellt dann über die Rechnungsliste die fertigen Zahlungen, die der Chef dann in regelmäßigen Abständen nur noch ausführt.

Das Problem ist aber, dass die Belege als bezahlt markiert werden, sobald man die Überweisungen vorbereitet hat, d.h. so lange der Chef die Überweisungen nicht ausführt, ist der bezahlt Status schlichtweg falsch, Datev weist in einem Hinweisdokument auch darauf hin.

Jetzt könnte man ja hergehen und unter Einstellungen -> Zahlprozess von Rechnungsliste auf Zahlungsträger umstellen, sodass die Überweisungen direkt bei der initialen Bearbeitung des Belegs erstellt werden. Bei diesem Prozess wird nämlich kein bezahlt Status gesetzt.

Problem hier: Die eigentlich sehr praktische Rechnungsliste ist nicht mehr aufrufbar. Auf der Startseite Belege führt der Link "XX offene Rechnungen anzeigen" dann nämlich zur Belegübersicht und nicht zur Rechnungsliste.

Ist das echt so gewollt?

Inwiefern würden die anderen User hier den Workflow anpassen?

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Hallo stka,

Bei einem erweiterten Bestand ist die Regelung folgende:
Die digitalen Belege erhalten durch das Bezahlen der Belege aus der Rechnungsliste sofort den Bezahlt-Status. Dadurch verringert sich die Anzahl der zu bezahlenden Rechnungen auf der Startseite Belege und der Beleg wird in dieser Auswahl nicht mehr angezeigt.

Als Bezahlt-Datum wird das Tagesdatum hinterlegt.

Auch mit dem Bezahlen der letzten Teilzahlung zu einem erfassten Belegsatz wird der Bezahlt-Status automatisch gesetzt. Wenn mit Zahlungsbedingungen gearbeitet wird, werden diese beim Bezahlen aus der Rechnungsliste automatisch berücksichtigt und die digitalen Belege erhalten auch bei der Berücksichtigung von Skonto automatisch den Bezahlt-Status.

Der Bezahlt-Status ist lediglich ein „Stempel“. Die Zahlung ist jedoch so lange offen, bis diese zur Bank gesendet wurde.

Werden Zahlungen ausgewählt und an die Bank gesendet, erhalten diese den Status ausgeführt. Ob die Bank die Zahlungen tatsächlich ausgeführt hat, kann erst beim Prüfen der Kontoauszüge gesehen werden.

Gerne können Sie hier Ihre Stimme für die Idee abgeben: Bezahlt-Status auf Rechnungen erst nach erfolgreichem Zahlungsauftrag

Ein schönes Wochenende und 

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Sehr geehrte Frau Döbereiner,

ich stehe vor dem selben Problem wie @AstKa :

Ein Kunde exportiert aus dem Rechnungsmanagement Tool "CANDIS" Belege nach Unternehmen online (Bearbeitungsform erweitert). Wenn die Belege in die Zahlungsliste weitergeführt werden, erhalten die Belege sofort den "Bezahlt" Stempel, ohne dass die Zahlung an die Bank gesendet wurde.

Wenn ich Sie richtig verstehe, beziehen Sie sich auf den Fall, dass eine Zahlung an die Bank gesendet, aber noch nicht tatsächlich ausgeführt wurde.

In meinem Fall wird der Stempel aber schon einen Schritt zu früh, vor dem Senden an die Bank, gesetzt. So hat mein Kunde keinen Überblick darüber, welche Belege/Zahlungen tatsächlich an die Bank gesendet wurden und welche noch zur Zahlung bereit stehen. Wie löse ich das Problem?

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Hallo, 

die Beschreibung meiner Kollegin meint auch einen vorherigen Schritt:

Den Status "vollständig bezahlt" erhält ein Beleg in Belege online Bearbeitungsform Erweitert dann, wenn aus der Rechnungsliste heraus eine Zahlung angelegt wird. Die Zahlung muss dabei noch nicht an die Bank gesendet bzw. ausgeführt worden sein. 

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Hallo Frau Hübl,

danke für die Antwort!

Gibt es eine Möglichkeit, die Belege, deren Zahlungen nur angelegt bzw. vorbereitet wurden von den Belegen, deren Zahlungen tatsächlich an die Bank gesendet wurden, zu unterscheiden? Ansonsten hat der Kunde ja gar keinen Überblick über den Bezahlt-Status anhand der Belegübersicht..

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Hallo @lum1.

in der Belegübersicht bzw. Rechnungsliste gibt es keine Unterscheidung zwischen einer angelegten und tatsächlich ausgeführten Zahlung.
Wenn Sie wissen wollen, welche Zahlungen noch ausgeführt werden müssen, empfehle ich in der Anwendung Bank  die Liste der Zahlungen. Dort sehen Sie alle offenen Zahlungen und können sich auch das verknüpfte Belegbild anzeigen lassen.