Digitalisieren von Belegen mit dem integrierten Scanmodul

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Hallo Zusammen,

das digitalisieren von Belegen macht mir regelmäßig Kopfzerbrechen, weil es immer irgendwie vorne oder hinten hackt.

Mit dem Programm DATEV Belegtransfer bin ich noch nicht warm geworden und werde es wohl auch nicht mehr.

Mit dem Programm DATEV Scan-Modul wäre ich bis auf zwei, drei Bereiche ganz glücklich

Problem 1. Belegtyp bleibt leider nicht fix bei Rechnungseingang was mich schon etwas stört

Problem 2. eher selten aber lästig, Beleg lässt sich nicht übertragen, warum auch immer er mag einfach nicht

Problem 3. meine Scanner wird immer wieder mal nicht erkannt, Programm neu starten dann geht wieder, wie immer komisch

In meinem kleinen Unternehmen ist das gesamelte digitalisieren, bearbeiten und evtl. überweisen von Beträgen meist ein geschlossener Prozess.

Da bin ich auf das im DATEV UO integrierte Scanmodul gekommen.

Dieses wäre auf den ersten Blick ganz Cool.

- Ich starte auf der Übersicht mit Belege Hochladen und starte das Scanmodul (TOP)

- Die Auswahl der Einstellungen Farbig/Duplex/sofort übertragen usw. ist für mich zu sehr versteckt müsste dringend offen sein wie beim Datev Scan-Modul V3.66 ich wechsle regelmäßig von einseitigem zu zweiseitigen Scan.

- das Belegheften gefällt mir im Scan-Modul V3.66 auch besser, ich beginne mit der letzten Belegseite an und klicke einfach so oft bis die erste Seite kommt (Top übersichtlich und logisch)

-Belegheften im integrierten Scanmodul macht mir fast genau so wenig Spass wie in der Belegübersicht DATEV UO. Wobei in der Belegübersicht eine Reihenfolge der Seiten noch schwieriger zu erreichen ist das ist im integrierten Scanmodul übersichtlicher aber behäbiger.

-Workflow vom integrieten Scanmodul von UO bis zum bearbeiteten Beleg, ist SUPER - Belege hochladen/Bearbeiten echt TOP!!!

Ja liebes DATEV-TEAM, wenn Ihr mir wie in einem anderem Post in dieser Community den ich heute gelesen habe, schon gewünscht das Symbol Belege hochladen etwas größer macht, die Einstellungen des Scanners etwas intuitiver gestalltet und dasa Heften der Belege ebenfalls intuitiver gestalltet. Dann kommt Ihr aus meiner Sicht echt an ein Programm mit einem echten Mehrwert heran.

Ach ja, das Löschen von leeren Belegseiten ist noch etwas unschön, ich finde das rote X nicht schlecht aber ebenfalls etwas klein und unhandlich.

Insgesamt ein Lob fürs integrierte Scanmodul mit kleinen Wünschen die Ihr doch sicher Zeitnah verbessern könnt oder?

Grüße

Andreas Röhrl

 

 

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@AR schrieb:

das digitalisieren von Belegen macht mir regelmäßig Kopfzerbrechen, weil es immer irgendwie vorne oder hinten hackt.

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Ohne, dass ich alles gelesen habe; es aber technisch 100x schönere Lösungen als ScanModul und Upload Online gibt: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

Da jeder andere Scanner / Hardware hat, muss man schauen, was man damit wie am besten umsetzen kann, wenn man nicht in den ADS-2800W investieren möchte/kann/will. 

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@AR schrieb:

Problem 2. eher selten aber lästig, Beleg lässt sich nicht übertragen, warum auch immer er mag einfach nicht

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Im Belegtransfer in den Einstellungen die Grenze von 500KB auf z.B. 2048 hochstellen. Dann klappt das auch im ScanModul. Die beiden Programme sind nicht zu 100% unabhängig voneinander. 

Mittlerweile gibt es auch den Belegtransfer 3.7, der das oben beschriebene Problem vielleicht selbst löst. Zudem hat Version 3.7 endlich ein Auto-Update (wichtig!).

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@AR schrieb:

Insgesamt ein Lob fürs integrierte Scanmodul mit kleinen Wünschen die Ihr doch sicher Zeitnah verbessern könnt oder?

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Halte ich nichts von. Siehe meinen verlinkten Beitrag dazu. Wie oft es hier Fehler bzw. Threads zu gibt, was alles nicht geht oder läuft oder mit Brother Probleme macht. 

Ich würde Ihnen den Königsweg 1 aus meinem Thread empfehlen. Sicher, etwas mehr Arbeit vor dem scannen aber wenn der Scanner alles für einen so einscannt, dass man's mit dem Belegtransfer via 1 Klick wegschicken kann - finde ich besser. Heften am Bildschirm und das ewige Geklicke; ist nicht meins. Ich weiß, was ich scannen will mit welchem Ergebnis; Button am Scanner: fertig.  

Ich kann die ganze Begeisterung von Upload Online kein bisschen nachvollziehen. Das hat nichts mit Automatisation zu tun. Das ist alles per pedes und viel Geklicke und 0 Flexibilität. 

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Hallo @metalposaunist,

vielen Dank für die ausführliche Nachricht.

Sie haben zu 100% recht! Wenn Sie regelmäßig analoge Belege Scanen und dies in einem größerm Umfang dann geht an Ihrem Weg nichts vorbei. Wie bei mir erwähnt habe ich ein kleines Unternehmen mit eher nicht ganz so vielen Bewegungen und darüberhinaus hat sich auch bei mir die Digitalisierung hier bemerkbar gemacht, ich habe mittlerweile sicher etwa 50% der Belege digital vorliegen. Was mir per Drag&Drop das ganze noch viel einfacher macht die Belege zu DATEV UO zu verschieben.

Ich habe jetzt aber trotzdem versucht die Pfade einzurichten stoße aber auf diverse Probleme, beim Einrichten des Scanpfades ins Netzwerk. Kleines Unternhemen kein IT-Betreuer nur Freunde die mich unterstützen.

Das Brother Webportal über welches ich auf meinen Brother ADS-2800W zugreife klappt grundsätzlich gut, ich habe auch schon mit Viel mühe das Scannerpasswort herausgefunden und der Netzwerkordnerpfad sollte auch passen.

Leider klappt das ganze aber noch nicht, die Kommunikation funktioniert nicht.

Im Bereich des zu erstellenden Profils wird eine Authentifizierungseinstellung gefordert, hierzu kann ich keine nähere Erläuterung finden was hier den auszufüllen ist. Benutzername könnte hier der PC Name oder dessen IP sein auf den Ich die Daten vom Scanner ablegen möchte. Aber welches Passwort wird hier verlangt?

Wenn es die Zeit erlaubt werde ich das ganze noch per USB versuchen auch wenn das aus anderen Gründen nicht mein erster Weg ist.

Ich würde mich freuen wenn Sie mir noch Tips geben könnten wie ich die Kommunikation hinbekomme Sie wissen sicher wo es meistens hackt.

Noch eine letzte Frage ich muss dann Pfade anlegen für z.B. Rechnungseingang Unternehmen A einseitig und mehrseitig und diese dann mit den unterschiedlichen Profilen einscannen?

Der Scann eines ganzen packs an Belegen die ich im PC dann sortiere ist auf diesem Weg eher ungünstig?

Vielen Dank

MfG

Andreas Röhrl

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@AR schrieb:

Aber welches Passwort wird hier verlangt?

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Sie geben dem Scanner via Pfad mit: lege deine Scans "hier" ab. Also meldet sich der PC / Server beim Scanner und fragt: Du möchtest hier Scans ablegen? Okay, aber erst, wenn Du Dich bei mir angemeldet hast. Daher kommen da die Anmeldedaten rein, wo sich der Scanner anmelden kann. Ist's ein Windows 10 PC, gilt meine Anleitung. Ist es ein Server, gibt es am Server hoffentlich eine zentrale Benutzerverwaltung, bei der man einen Benutzer scanner oder scan inkl. Passwort anlegen kann und der Benutzer muss ebenfalls Zugriff auf das Verzeichnis haben. Dann passt das alles. 

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@AR schrieb:

Wenn es die Zeit erlaubt werde ich das ganze noch per USB versuchen auch wenn das aus anderen Gründen nicht mein erster Weg ist.

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Wenn Sie den 2800er haben, dann auf alle Fälle bitte per Netzwerk und mit den einzelnen Buttons. TWAIN via USB ist doch eher umständlich und keine wirkliche Lösung. Außer man nutzt dann wieder NAPS2 und kann sich dort Profile hinterlegen. 

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@AR schrieb:

Noch eine letzte Frage ich muss dann Pfade anlegen für z.B. Rechnungseingang Unternehmen A einseitig und mehrseitig und diese dann mit den unterschiedlichen Profilen einscannen?

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Ja, pro Firma und pro Belegtyp und pro Einstellung (einseitig, mehrseitig, Farbe für den gelben Schein, ...) 1 Pfad anlegen. Der Pfad ist dabei pro Firma und Belegtyp der gleiche aber die Einstellungen dahinter sind andere, damit man diese nicht auswählen muss beim Scan sondern direkt mit 1 Touch scannen kann.

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@AR schrieb:

Der Scann eines ganzen packs an Belegen die ich im PC dann sortiere ist auf diesem Weg eher ungünstig?

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Für mich nicht. Der Scanner weiß überhaupt nicht anhand der Belege, was man scannt. Der scannt blöd einfach nur Papier ein. Es gibt in der Lösung also keine OCR Erkennung, die erkennt: Firma A, Belegtyp 1. Diese Informationen muss man dem Scanner via Pfade und Einstellung manuell mitgeben. Dann sortiert man nach Möglichkeit die Belege vorher, legt sie ein, drückt 1 passenden Knopf und alles ist fertig: Firma passt, Belegtyp passt, geheftet/einzeln passt, SW oder Farbe passt, Format passt, Größe passt, ... 

Oder: Man legt wild alles durcheinander ein und legt nachher am PC fest, welcher Scan zu was gehört aber wenn man diese Information schon beim Scan selbst mitgeben kann, warum soll man sich dann die Mühe machen und am PC sortieren? Das Scannen dauert in allen Fällen am längsten bzw. kann man in der Zeit ja kaum was anderes machen und wenn man dabei den Belegen 0 Mehrinformation mitgibt, was sie sind, ist es ja doppelt aufwändig.