Datev Upload Mobil - Fehler nach Mandantenübertrag

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Guten Tag zusammen,

ich habe ein Mandant neu übernommen, welches DUO nutzt.

Der Mandantenübertrag wurde abgeschlossen und mir werden die vor dem Übertrag hochgeladenene Belege und Lohnauswertungen angezeigt. Den Bankbestand kann ich ebenfalls einsehen.

Leider scheint es aber ein Problem auf Seiten des Mandanten mit dem Hochladen von Belegen über Datev Upload mobil zu geben. Der Mandant erhält folgende Fehlermldung:

Muss mandantenseitig eventuell auch noch etwas umgestellt werden?

Viele Grüße

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@Schaarschmidt schrieb:

Muss mandantenseitig eventuell auch noch etwas umgestellt werden?

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Heißt: Der Übertrag der Mandantendaten wurde angestoßen und der Beraternummernübertrag der mandantengenutzten Beraternummer ist auch fertig aka Du siehst die mandantengenutzte Beraternummer in der Rechteverwaltung online und hast alle Rechte neu vergeben aka der Mandant kann www.datev.de/upload aufrufen und Belege hochladen?

Wenn ja, möge sich der Mandant aus Upload mobil einmal ab- und mittels SmartLogin neu anmelden. Dann hat die Upload mobil App noch alte Daten zwischengespeichert.  

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Hallo Metalposaunist,

danke für die Rückmeldung. Ich bin mir nicht sicher, ob ich die mandantengenutzte Beraternummer in der Rechteverwaltung online sehen kann. Ich habe auch noch keine Rechte aktiv neu vergeben.

Wenn ich die Rechteverwaltung öffne und Rechte über den Einrichtungsassistenten vergeben möchte, wird mir im Bereich "Mandant" nichts angezeigt. 

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@Schaarschmidt schrieb:

Ich habe auch noch keine Rechte aktiv neu vergeben.

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Dann kann das Mandat je nachdem, wo die Daten liegen, prinzipiell gar nicht mit DUO arbeiten. Klingt für mich fast so, dass zwar die reinen Daten übernommen wurden sind aber die mandantengenutzte Beraternummer = Kundennummer noch dem Vorberater zugewiesen ist.   

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@Schaarschmidt schrieb:

Wenn ich die Rechteverwaltung öffne und Rechte über den Einrichtungsassistenten vergeben möchte, wird mir im Bereich "Mandant" nichts angezeigt. 

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Den Assistenten würde ich auch nicht nutzen. Der macht mehr Aufwand als Nutzen. Ich kann den Bereich der Gruppen nur empfehlen. Gruppen(rechte) sind gekommen, um zu bleiben, weil Rechte an der Person - nachdem man die Person bei DATEV gelöscht hat, auch mit in den Tod gerissen werden. Je nach dem, wie man die Rechte administriert / administrieren muss, geht da eine heiden Arbeit den Bach runter. 

Daher: Neue Gruppe anlegen, sich ein Schema überlegen (z.B. MG-12345-Mustermann-GF: MG = Mandantengruppe im Gegensatz zu KG = Kanzleigruppe; 12345 = Mandantennummer aus dem Arbeitsplatz; Mustermann = Mandantenname; GF = Geschäftsführung in Vertretung für Azubi, Lohn, ...) und dann bei der Auswahl des Gültigkeitsbereichs Mandant wählen und den Namen bzw. die mandantengenutzte Beraternummer auswählen; Rechte und Personen schnell administrieren und go 🏎. Maximale Arbeit von 5min, wenn man schnell ist. 

Da die Rechteverwaltung das A & O der Zukunft bei DATEV ist, kann ich hier eine Schulung empfehlen, von der man auch langfristig etwas hat und bei der man auf etwaige Fallstricke sowieso technische Möglichkeiten aufgeklärt wird 😊. Einige Schulungsanbieter malen zusammen mit den Teilnehmer das Thema Beraternummern, Rechteverwaltung (online) und Service Anwendungen auch gemeinsam bildlich mit auf, woraus der Zusammenhang meiner Meinung nach deutlich klarer hervorgeht. 

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Okay, danke für die guten Tipps.

Dann würde ich gerne eine neue Gruppe für den Mandant anlegen, um die Rechte an diesen zu vergeben.

Allerdings sehe ich in der Auswahl Mandant nur die Möglichkeit "Betriebsstätten" auszuwählen und habe und habe hier keine Mandanten zur Auswahl. 

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@Schaarschmidt schrieb:

Allerdings sehe ich in der Auswahl Mandant nur die Möglichkeit "Betriebsstätten" auszuwählen und habe und habe hier keine Mandanten zur Auswahl. 

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Dann ist das Euer 1. Mandat, dass mit DUO arbeitet? Meine Steuern wird ebenso nicht genutzt wie SmartLogins bei anderen Mandanten? Wenn diese Liste komplett leer ist, fehlen ggf. Rechte oder die mandantengenutzte Beraternummer ist noch nicht übertragen, die man via LAO - https://apps.datev.de/lao - LogistikAuftrag online - vom Vorberater anfordern kann oder der Vorberater gibt an Euch ab. Am besten 1:1 so, wie auch die Mandantendaten übertragen worden sind (ich hoffe nicht via PDF Formular, Papier und Scan 😇).

Ist diese Beraternummern bei allen Beteiligten unbekannt, möge der Mandant auf www.datev.de/service-tan gehen und sich dort mittels SmartLogin anmelden. Im besten Falle steht dort die gesuchte Nummer. Der etwaige Fehler kann ignoriert werden.  

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Danke, ich kann deine Fragen bestätigen. Es ist das erste Mandant, dass wir mit DUO betreuen, da die Kanzlei neu gegründet wurde. Ich gehe deinen Hinweise gerne nach.

Der Übertrag hat zum Glück über die Datev stattgefunden; also nicht per Papier 🙂 

Eine Sache ist mir noch aufgefallen. Der Vorberater hat mit Lohn und Gehalt gearbeitet und bei uns wird LODAS genutzt. Ich habe die Stammdaten neu eingepflegt und die Lohnabrechnung erstellt. Diese kann ich auch in DUO einsehen. Sie wird exakt so in DUO unter Personalwirtschaft angezeigt, wie die Lohnabrechnungen, welche der Vorberater erstellt hat.

Kann es eventuell sein, dass der Vorberater doch alles richtig übertragen hat, auch, wenn ich in der Rechteverwaltung den Mandanten nicht sehen kann?

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@Schaarschmidt schrieb:

Kann es eventuell sein, dass der Vorberater doch alles richtig übertragen hat, auch, wenn ich in der Rechteverwaltung den Mandanten nicht sehen kann?

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Das sind zwei unterschiedliche Zusammenhänge:

Der Datenbestand liegt vermutlich unter Eurer Kanzleiberaternummer; zusammen mit der Mandantennummer wird daraus der entscheidende Ordnungsbegriff = Kombination aus Berater- und Mandantennummer, weil es die Mandantennummer 10.000 allein etliche Male im DATEV RZ geben kann. 

Die Kanzlei hat immer einen DUO Vertrag kostenlos von DATEV. Heißt: Alle Mitarbeiter aus der Kanzlei können im DUO sehen, was im LODAS abgerechnet wurde (wenn man's als Kanzlei so einstellt - auch da ist man frei in seiner Entscheidung). 

Soll nun das Mandat auf die gleichen Daten zugreifen, braucht das Mandat eine eigene Beraternummer = mandantengenutzte Beraternummer = Unterberaternummer (woher dieser Begriff kommt, geht bei den bildlichen Schulungen ebenfalls sehr gut hervor) = "Kundennummer", weil zu dieser Beraternummer alle Mitarbeiter = Personen beim Mandanten zugeordnet werden müssen. Und exakt das müsstest Du in der Rechteverwaltung online sehen: die mandantengenutzte Beraternummer mit allen dort gehörigen Personen, denen Du dann die Rechte zuweisen kannst, wer was vom Mandanten im DUO machen kann. Der GF darf zumeist alles im DUO sehen und alle Programme nutzen. Zuarbeitende Mitarbeiter beim Mandanten sollen aber nur im FiBu Bereich alles sehen; Lohn nicht, damit der Mitarbeiter nicht neidisch auf das GF Gehalt wird. Oder aber alle Löhne, bis auf das GF Gehalt. Alles en Detail dann in der Rechteverwaltung online einstellbar, sodass am Ende alle Parteien möglichst effizient mit DATEV arbeiten können, ohne, dass Mitarbeiter andere Kollegen um was bitten müssen, weil sie keine Rechte oder keinen Zugang haben. 

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Alles klar und danke, dass für das Erklären der ganzen Zusammenhänge 🙂

Ich habe eben in den Auftrag zur Übertragung der Mandantendaten reingesehen. So wie es für mich aussieht, ist dieser noch nicht finalisiert worden (vgl. Screenshot).

Daher müsste ich wahrscheinlich erstmal abwarten bis der Vorgang abgeschlossen ist und in der Folge sollte es dann hoffentlich klappen. Die Beraternummer des Vorberaters ist mir zumindest bekannt und diese wurde beim Mandantenübertrag auch angegeben.

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@Schaarschmidt schrieb:

Daher müsste ich wahrscheinlich erstmal abwarten bis der Vorgang abgeschlossen ist und in der Folge sollte es dann hoffentlich klappen. 

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Leider nein und was dort steht, ist nahezu irrelevant. Was wichtig ist, ist die DATEV Mitteilung (Programmsuche nutzen), die Dir dann final sagt, was alles übertragen worden ist. Solltest Du die Mitteilung nicht digital lesen und gleich ablegen wollen / können, wird die diese ausgedruckt als Service der DATEV auf Papier zusätzlich in die Kanzlei gestellt. Bitte nicht anfangen einzuscannen - das kann gleich in die Tonne 🚮, weil es das Schreiben mittels STRG+F auch durchsuchbar digital gibt. 

Nur weil Ihr zwei Berater alle Haken im LAO setzt, ist nicht gesagt, dass das auch alles ankommt, weil DATEV nur die Daten überträgt, die im RZ zum Zeitpunkt der Übertragung lagen. Die Steuererklärungen z.B. liegen oftmals nicht im RZ und werden deshalb auch nicht übertragen. Aber als Folgeberater macht es nur Sinn, dass Ihr alle Daten habt, um Euer Neumandat nicht mit "Können Sie mir nochmal dies und jenes schicken?" nerven müsst, was das Mandat schon an den Vorberater alles einmal geschickt hatte. Auch eine PDF der letzten Steuererklärungen muss der Vorberater damit nicht extra am LAO vorbei erzeugen, wenn er denn auch die Steueranwendungen bzw. deren Daten ins RZ vorab geschickt hat. 

Und ein Beraternummernübertrag ist formal immer was anderes, als ein Mandantendatenübertrag. 1 Ausnahme gibt es dabei allerdings, die ich hier aber nicht weiter ausführe, bevor am Ende alle Klarheiten beseitigt sind 😇.

Ein Übertrag der mandantengenutzten Beraternummer ist ein zweiter, vom Übertrag der Mandantendaten unabhängiger DATEV LAO Auftrag, der extra bei DATEV eingekippt werden muss. 

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Danke nochmal für deine super hilfreichen Ausführungen!

Ich bin eben in das Programm Datev Mitteilungen gegangen (, welches ich noch gar nicht kannte 🙂 ). Dort wird der Vorgang wie folgt angezeigt:

Der Betreff der Mitteilung lautet "Bestätigung zum Übertrag von Mandantendaten" und (leider) nicht "Mandantengenutzte Beraternummer".

Dann werde ich den Vorgang zum Übertrag der mandantengenutzten Beraternummer nun ebenfalls anstoßen. 

[#12 · Accepted solution]

Top 👍! Und falls Du Dich fragst, was MAD, BKINF und Co. denn heißen soll aka was da übertragen wurde: Informationen und Voraussetzungen für den Mandantenübertrag im DATEV-Rechenzentrum Punkt 7 erklärt's.

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@Schaarschmidt schrieb:

Dann werde ich den Vorgang zum Übertrag der mandantengenutzten Beraternummer nun ebenfalls anstoßen.

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Yes! Und dazu bekommst Du ebenfalls eine DATEV Mitteilung 📬. Hinweis zu den DATEV Mitteilungen: Alle werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Also am besten alles Relevante im DMS / Dokumentenablage abspeichern. Rechtsklick > Anhang speichern, damit man im Falle eines Falles weiß, wann das Mandat zu Euch gestoßen ist; ferner: damit Du im Falles eines Falles auch das Beraternummernkennwort zur mandantengenutzten Beraternummer parat hast. Das kannst Du auch in der Beraternummern-Kennwörter-Verwaltung zusätzlich manuell abspeichern, denn Murphy: man weiß nie, wozu man es noch braucht. Denn: Aktuell bekommst Du höchstens das Kennwort telefonisch mitgeteilt. Die Leitungen der DATEV sind aber wohl sehr oft sehr dicht. 

Ausblick: Das Beraternummernkennwort kannst Du bald auch im Browser einfach einsehen. DATEV hatte hier wohl auch ein Einsehen 😅. 

Viel Erfolg! ☘️ 

P.S. Habe Dich auf facebook gefunden - bitte den Screenshot (noch mehr) schwärzen 🤓