DUO Kündigung

[#1]

Hallo,

ein Mandant von uns hat DATEV Unternehmen online im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft genutzt.

Der Vertrag soll nun gekündigt werden. Wenn er seinen Vertrag mit DATEV für DUO kündigt, kündigt er nur die mandantengenutzte Beraternummer, oder? Ihm wird dann nichts mehr in Rechnung gestellt? Der Bestand in Belege online bleibt erhalten und wird uns als Kanzlei dann in Rechnung gestellt? 

Danke!

[#2]

Hallo, ich habe Ihre Anfrage an ChatGPT weitergereicht:

Hallo,

so pauschal stimmt die Annahme nicht. Im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft ist der Mandant selbst Vertragspartner von DATEV.

Wenn er lediglich DATEV Unternehmen online kündigt:

• wird nicht automatisch nur die mandantengenutzte Beraternummer gekündigt;
• enden die Kosten erst zum bestätigten Kündigungstermin;
• können anschließend weiterhin Kosten für im DATEV-Rechenzentrum gespeicherte Daten entstehen;
• bleibt der Bestand in Belege online grundsätzlich erhalten, solange kein gesonderter Lösch- oder Übertragungsauftrag erteilt wird.

Wichtig: Der Belegbestand wird durch die Kündigung nicht automatisch auf die Kanzlei übertragen und deshalb auch nicht automatisch der Kanzlei berechnet. Solange er unter der mandantengenutzten Beraternummer gespeichert bleibt, werden die Speicherungskosten grundsätzlich weiterhin dem Mandanten berechnet.

Soll der Bestand erhalten bleiben und künftig der Kanzlei zugeordnet und berechnet werden, muss er gezielt auf einen Bestand unter der kanzleigenutzten Beraternummer übertragen werden. Erst danach kann die mandantengenutzte Beraternummer beziehungsweise der verbliebene Vertrag vollständig beendet werden.

Die sinnvolle Reihenfolge wäre daher:

1. Prüfen, unter welcher Berater- und Mandantennummer der Bestand in Belege online liegt.
2. Den Bestand gegebenenfalls auf die kanzleigenutzte Beraternummer übertragen.
3. Vollständigkeit und Zugriff der Kanzlei kontrollieren.
4. Erst anschließend Unternehmen online beziehungsweise die mandantengenutzte Beraternummer kündigen.
5. Kündigungsbestätigung und mögliche Abschlussrechnung abwarten.

DATEV weist ausdrücklich darauf hin, dass eine reine Programmkündigung gespeicherte Rechenzentrumsdaten nicht beendet; dafür ist ein gesonderter Lösch- oder Übertragungsauftrag erforderlich. Siehe DATEV: Fragen zur Rechnung und Kündigung und DATEV: Unternehmen online kündigen.

„Mandat inaktiv setzen“

Für Ihren Fall sind vor allem diese offiziellen DATEV-Dokumente einschlägig:

• DATEV Unternehmen online – Mandat inaktiv setzen, Dok.-Nr. 1004824
  Das ist das zentrale Dokument für den Bestand in Belege online. Für die Speicherung wird eine einmalige Pauschale berechnet.
• DATEV-Rechenzentrum – Mandat inaktiv setzen, Dok.-Nr. 1070254
  Betrifft den zugehörigen Rechnungswesenbestand im DATEV-Rechenzentrum.
• Archivierung der Finanzbuchführung im DATEV-Rechenzentrum, Dok.-Nr. 1034323
  Erläutert die verschiedenen Archivierungs- und Zugriffsmöglichkeiten.

Die wesentlichen Voraussetzungen für Unternehmen online sind:

1. Der zugehörige Rechnungswesenbestand muss im DATEV-Rechenzentrum inaktiv gesetzt werden.
2. Der Vertrag DATEV Unternehmen online muss gekündigt sein.
3. Anschließend wird auch der Bestand in Unternehmen online beziehungsweise Belege online inaktiv gesetzt.
4. Dafür fällt eine einmalige Speicherpauschale anstelle laufender monatlicher Speichergebühren an.
5. Die Aufbewahrung erfolgt nach den DATEV-Angaben grundsätzlich für 14 Kalenderjahre, beginnend mit dem Folgejahr nach der Inaktivsetzung.
6. Der Mandant kann den inaktiven Bestand währenddessen nicht mehr laufend in Unternehmen online nutzen; die Daten und insbesondere die Verknüpfungen zwischen Buchungen und Belegen bleiben aber erhalten.

Für Ihre Ausgangsfrage ist entscheidend: Der Mandant kann DUO kündigen und die Bestände gegen Einmalzahlung inaktiv archivieren lassen. Eine Übertragung auf Ihre kanzleigenutzte Beraternummer mit anschließender laufender Berechnung an die Kanzlei ist dann nicht zwingend erforderlich.

Hier dürften Ihre Fragen erschöpfend beantwortet werden und sollten nach Lektüre o.g. Ausführungen und Links noch Fragen bestehen, kann man Ihnen sicherlich in der Community oder beim Service der DATEV im Detail weiterhelfen.