Belege in DUO aktualisieren

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Hallo,

wir stellen gerade einen neuen Mandanten auf DUO um und sind hierbei auf ein Problem bei den Eingangsrechnungen gestoßen. Der Mandant wird bislang noch mit digitalen Belegen in unserer DMS gebucht.

Die beim Mandanten eingehenden Eingangsrechnungen werden bislang mit einem fortlaufenden Barcode gekennzeichnet. Anschließend wurde bislang der Beleg zunächst kopiert und die Kopie dann für den Zahlungsverkehr genutzt. Der Mandant ist sehr liquide und legt größten Wert darauf, alle Rechnungen mit Skonto zu bezahlen. Die ihm gesetzten Skontofristen sind teilweise nur sieben Tage, so dass die Rechnungen immer schnell bezahlt werden müssen.

Die Originalrechnung geht parallel in einen gewissen "Rundlauf" durchs Unternehmen. Dabei wird die Rechnung dann geprüft und insbesondere den entsprechenden Projekten zugeordnet. Die Projekt-Nummer wird hierbei auch auf den Belegen vermerkt. Nach Abschluss aller Rechnungsprüfungen und -ergänzungen kommt die Rechnung wieder zurück ins Sekretariat wo sie dann gescannt und an uns übermittelt wird. Ein früherer Scann ist für uns nicht sinnvoll, da wir den Mandanten mit Kostenrechnung buchen und die Projektnummer als Kost1 erfassen. Die Vollständigkeit der Belege stellen wir anhand der fortlaufenden Barcodenummer sicher.

Ich sehe keine Möglichkeit, diesen Ablauf vernünftig in DUO abzubilden. Wenn der Mandant über DUO überweisen möchte, was sicherlich einer der größten Vorteile für ihn ist, muss er die Belege einscannen, bevor diese geprüft und ergänzt wurden. Ich fände es gut, wenn die Rechnungsprüfung jetzt die Projektnummer in DUO direkt im Feld Kost1 einträgt. Allerdings möchte der Mandant nicht, dass die Mitarbeiter, die diese Zuordnung machen, Zugriff auf DUO haben. Die spätere manuelle Zuordnung der Belege zu den Projekten ist auch nicht sinnvoll, da dies sehr viel Zeit in Anspruch nehmen würde.

Gibt es nicht eine Möglichkeit, wie bei der DATEV DMS Dokumentzuordnung die bearbeiteten Belege erneut nach DUO hochzuladen und diese werden dann automatisch zugeordnet? Der Dateiname des ursprünglichen Belegs und des später eingescannten bearbeiteten Belegs wäre identisch.

Ansonsten fällt mir nur ein, dass der Mandant die Rechnungen am Anfang einmal scannt und als Rechnungseingang behandelt. Er kann diese dann überweisen und überwachen. Nach dem Rücklauf der bearbeiteten Rechnungen werden diese dann nochmals gescannt, diesmal aber als Belegtyp "Sonstige". Gebucht werden dann die Eingangsrechnungen nach dem Belegbild. Hierdurch wäre unsere Buchhaltung quasi entkoppelt von dem Bereich von DUO den der Mandant nutzt. Unschön ist dabei auch, dass die vom Mandanten bearbeiteten Belege (die von uns ja nicht gebucht werden) ewig als offen stehen bleiben bzw. zur Übergabe an den Berater bereit stehen.

Vielleicht hat ja jemand noch eine bessere Idee für dieses Problem.

Vielen Dank!

Liebe Grüße

Michael Consten

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Zunächst einmal verstehe ich den Mandanten nicht. Er überweist Rechnungen bevor Sie geprüft sind? 😳

Eine Rechnungsprüfung gegen Bestellung sollte bei guten Prozessen wenige Stunden dauern. Und das unabhängig davon ob jemand krank oder im Urlaub ist.

Vorschlag: Der Mandant scant und überweist mit Skonto. Der Beleg geht in die Bearbeitung. Kostenstelle, Projektnummer,...

Der bearbeitete Beleg kommt in den Belegtyp „Bearbeitet“.

Aus dem raus buchen Sie OPOS und später dagegen die Bank.

Prinzipiell würde ich aber versuchen die Prozesse beim Mandanten auf Vordermann zu kriegen. So würde ich die Bestellung Klassifizieren und Bearbeiten lassen. Später die Bestellung mit der Rechnung zusammenheften und bezahlen.

Vorteil: Formale Rechnungsprüfung erfolgt vor Bezahlung und Sie haben alle Infos zum Buchen direkt am Bankumsatz.

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Ggf macht bei Prüfprozessen auch eine Workflow Lösung wie flowwer von Kuhn it oder 42dbs Sinn. Dann ist der ganze Prozess digital.

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Ja, mein Mandant überweist grundsätzlich erst einmal alle Rechnungen. Er hat aber auch meist die gleichen Lieferanten, so dass dort ein großes Vertrauensverhältnis herrscht. Die Eingangsrechnungen sind oftmals sehr umfangreich, erinnern manchmal schon ein wenig an DATEV Rechnungen 😉 Die Rechnungsprüfung als solches könnte vermutlich auch relativ schnell erfolgen. Was aber nicht sicher und schnell funktioniert ist die Zuordnung zu den Projekten. Meistens ist die Rechnungsprüfung und Zuordnung innerhalb von 1-2 Tagen abgeschlossen. Wenn aber mal jemand ausfällt, kann sich das auch schon mal um eine Woche verzögern. Sollte es bei der Rechnungsprüfung zu Korrekturen kommen, wird diese bei der nächsten Überweisung abgezogen.

Der von Ihnen vorgeschlagene Buchungsweg funktioniert m. E. nicht, da wir zum Zeitpunkt des ersten Scanns die Kostenstelle noch nicht kennen.

Die ins Spiel gebrachten Workflow-Lösungen sehen sehr interessant aus. Danke für den Tipp!! Beim hier vorliegenden Problem hilft das aber m. E. nicht weiter, da mein Mandant die Überweisung vor dem bzw. parallel zum Prüfprozess erledigen möchte. Daher verbleibt meine Frage ob es nicht eine Möglichkeit gibt, einen bereits digitalisierten und im Zweifelsfall auch bereits bezahlten Beleg nachträglich durch einen anderen digitalen Beleg zu ergänzen.

Liebe Grüße

Michael 

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Ich meinte dass Sie auch nicht Anhand des ersten Scans (unbearbeiteter Beleg zur Zahlungsgenerierung), sondern an Hand der klassifizierten Bestellung OPOS buchen. Dann später dagegen die Bank.

Weiterer Vorteil wenn die Bestellung schon die Info bzgl. Kostenstellen, Projektnummern trägt ergibt sich die Möglichkeit bei Budgetüberschreitungen Rücksprache mit den verantwortlichen Kostenstellenleitern zu nehmen.