Bürogemeinschaft - wie viele Verträge bzw. Abos notwendig?

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Hallo zusammen,

ich hatte es bereits in einem älteren Thread versucht, leider aber erfolglos. Wir planen DUO im Rahmen der E-Rechnungspflicht zu erwerben und stellen uns die Frage, wie viele Lizenzen / Abos wir benötigen.

Frage 1:

Wir sind eine kleine Bürogemeinschaft mit fünf Firmen, alle tätig im Bereich Immobilienverwaltung. Historischer Ursprung ist Firma A, die von Geschäftsführer 1 und 2 geleitet wird. Im Laufe der Zeit haben die beiden Geschäftsführer weitere Firmen mit jeweils alleiniger Geschäftsführung gegründet. Das sieht dann wie folgt aus:

Geschäftsführer 1: Firma A, B, C & D

Geschäftsführer 2: Firma A & E

Wünschenswert wäre natürlich, dass DUO nicht für jede Firma separat bestellt werden muss und wir mit möglichst wenigen Abos auskommen. Gleichzeitig sollte es aber auch eine Trennung zwischen den Firmen der beiden GF geben. Laut diesem Beitrag ist für verbundene Unternehmen nur ein Vertrag notwendig. Kann mir jemand sagen, wie viele Verträge in unserem Fall mindestens notwendig sind und wie der Zugriff auf das Tool in der Praxis aussehen könnte?

Frage 2:

Für den Fall dass wir DUO (inkl. E-Rechnungsplattform) irgendwann kündigen: was passiert dann mit dem E-Rechnungspostfach bzw. den archivierten Rechnungen? Ist ein unkomplizierter Wechsel zu einem anderen Anbieter möglich?

Besten Dank im Voraus!

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Hallo @esreicht ,

zu Frage 1:

Uns wurde in einem ähnlichen Fall über eine SK mitgeteilt, dass bei Verträgen für DUO die wirtschaftlich verbundene Unternehmen behandeln laut AGB der DATEV möglicherweise ein DUO Vertrag ausreicht.

Die Prüfung, ob tatsächlich wirtschaftlich verbundenen Unternehmen vorliegen, prüft - so teilte man uns ebenfalls über einen SK mit - der DATEV Kundenbetreuer. 

Ob diese Prüfung vor Anlage der DUO Bestände erfolgen muss oder nachträglich erfolgen kann, konnte man uns leider bisher nicht beantworten.  

Für den Fall, dass Sie Ihren DATEV Kundenbetreuer erreichen wollen/müssen, wünsche ich Ihnen von Herzen alles Gute.

Grüße

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Jedes, rechtlich getrennte Unternehmen muss Aufbewahrungspflichten eigenständig erfüllen und sollte daher vollkommen getrennte Datenbestände haben. Zudem ist auch Datenschutz im Konzern ein Thema.

Nur eigene/getrennte Daten und auch eigenständige Verträge mit der DATEV erfüllen dies aus meiner Sicht vollständig. Jegliche Vertragsbündelung kann problematisch sein.

Zudem kostet der DUO Einzelvertrag derart wenig, dass dies kein Grund zur Erwägung rechtlicher Drahtseilakte darstellt.

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Hallo @esreicht.

zu Ihrer Frage 2: für die Kündigung von DATEV Unternehmen online haben wir eine Checkliste zusammengestellt:  Checkliste bei Kündigung eines Mandanten mit DATEV Unternehmen online