Auftragswesen Next Rechnungen mit Anlage als PDF in einer Datei

[#1]

Moin,

ich habe heute erstmalig eine Rechnung in Auftragswesen next fertiggestellt. Im Großen und Ganzen alles soweit in Ordnung, nur ein Sachverhalt erzeugt für mich nun zusätzliche Arbeit.

Unser Großkunde erwartet momentan noch die Rechnungen im Format pdf, so habe ich auch Auftragswesen next eingestellt. Zudem erwartet der Kunde den Leistungsnachweis zusammen mit der Rechnung, allerdings zwingend Rechnung und Leistungsnachweis in EINER Datei.

Leider habe nun feststellen müssen, dass Auftragswesen next eine pdf Datei mit der Rechnung und eine zweite Datei mit dem Leistungsnachweis erstellt hat. Als Ergebnis wird diese Sendung beim Kunden (automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnungen im workflow mit SAP) abgelehnt.

Hat jemand eine Idee, wie ich erreichen kann, dass Rechnung in LN automatisch in Auftragswesen next in einer Datei gebündelt werden und beim download dann im Mail als eine Datei erscheinen ?

Besten Dank

Bruno 

[#2]

Guten Morgen zusammen,

mir ist eben selbiges Problem zugetragen worden und ich konnte dafür ebenfalls keine Lösung finden.

Auch beim manuellen Druck der Rechnung (ja, immer noch notwendig) oder PDF-Download wird der Anhang komplett ignoriert.

In der Übersicht der offenen Rechnungen wird ebenfalls komplett verschwiegen, dass dort eine Anlage mit dran hängt. Im Gegenteil, erscheint unter zugehörige Belege "Keine", auch wenn hier etwas anderes gemeint sein dürfte, jedoch nicht selbsterklärend  ersichtlich ist.

Es kann NICHT die Lösung sein, sich dort nur die Mails herunterzuladen, um prüfen zu können, ob da außer der Rechnungsdatei noch andere Daten mitkommen.

Per Definition gehört ein Leistungsnachweis oder eine Positionserläuterung zur Rechnung, sofern dies nicht direkt aus der Rechnung ersichtlich ist. Somit für mich direkt an die Rechnung.

Auch hier trifft der Punkt hinsichtlich der automatisierten Verarbeitung zu, da die Anhänge nicht erkannt werden oder verworfen werden.

Ich bitte hier dringend um eine Anpassung in AW next.

Viele Grüße

[#3]

Moin,

ich habe jetzt festgestellt, dass die Rechnung nebst Anlage in Datev Belege Online gezeigt wird. Das ist soweit für mich in Ordnung, allerdings stimme ich dem Kollegen zu das es auch in AW next so sein sollte.

Mit freundlichen Grüßen

Bruno

[#4]

Hallo @Bruno-58,

Sie können folgenden Workaround nutzen: 

Bei der Fertigstellung der Rechnung kommt eine Abfrage ob man die Rechnungsanhänge in Belege online archiveren möchte.
Hier muss dann die Datei angehakt werden und auf Fertigstellen geklickt werden. Somit wird dann auch der Rechnungsanhang in Belege online archiviert.
In Belege online kann man sich die PDF-Datei in der Belegübersicht anzeigen lassen.
Über weitere Aktionen "PDF-Datei drucken" auswählen kann die Rechnung und die Anlage/Anlagen dann als PDF angezeigt und gespeichert werden.
Diese Datei kann dann in die E-Mail eingefügt werden.

[#5]

Guten Morgen Frau Bluhm,

vielen Dank für die Anwort, ich habe den workarround ausprobiert.

Haben Sie eventuell noch einen Tipp wie man den Dateinamen bei dieser Vorgehensweise so hinbekommt wie aus Auftragswesen next ?

202501004_vom_2025-01-31.pdf

--> so sieht der Dateiname aus Next aus (leider ohne den Anhang) aber enthält die Daten die ich benötige

554BD7AF2E334F218F108854773C68FB.pdf

--> so sieht der Dateiname aus Belege Online aus (da ist die Anlage mit drin) nur ist der Dateiname ja etwas kryptisch und ich muss den dann umbenennen, damit man weiß was das überhaupt ist.

Vielleicht gibt es da ja noch einen Trick.

Besten Dank

Bruno von Vorkampff-Laue

[#6 · Accepted solution]

Hallo @Bruno-58,

ich habe es intern nochmal getestet.

Wenn man in der Anwendung Belege auf Original herunterladen geht und dann versucht die Datei abzuspeichern wird der Dateiname automatisch mit der Belegnummer und dem Belegdatum versehen, allerdings ist hier dann der Anhang nicht dabei. 

Wenn Als PDF-Datei herunterladen ausgewählt wird, erscheint der längere Dateiname, aber der Anhang hängt mit an der Datei dran. Hier müssten Sie dann selber den Dateinamen anpassen.