Hi,
E-Mail ist eine Seuche... Und egal ob Kanzlei oder KMU oder Konzern, E-Mail hemmt oftmals die Produktivität, da wie beschrieben Mitarbeiter aus den Vorgängen herausgerissen werden.
Es geht dabei (VW war meines Wissens involviert) auch um Urlaub, etc. Da werden Erwartungen vom Absender nicht "erfüllt", weil der Empfänger *seine* Mail nicht sofort bearbeitet hat.
Ich meine mal gelesen zu haben, wonach IBM auch über die Abschaffung oder zumindest deutliche Reduzierung von Mails gearbeitet hat. Keine Ahnung wie das ausgegangen ist. Verwehren kann man sich nur schwer...
Hier helfen wahrscheinlich nur mehrere Dinge:
- Selbstorganisation --> z.B. Outlook nur zu festen Zeiten oder bei Leerlauf zu öffnen. Ansonsten bleibt der zu und somit auch keine Benachrichtigungen
- Hinweis an Mandanten/Absender (sofern bekannt), dass Mails nicht sofort bearbeitet werden
- Ablage der Mails in DMS/DokAblage, allein weil sonst die Mandantenakten nicht vollständig ist
MailStore:
Das Teil ist eigentlich richtig geil. Ich nutze ihn selber im privaten Bereich (Mailstore Home) und auch bei Kanzleien (MailStore-Server). Leider gibt es keine direkte Anbindung zu DATEV. Wird es auch meines Erachtens nicht geben.
Und ja, Outlook ist kein Speicherort... das sollte den Mitarbeitern klar gemacht werden. Oder schaffen es die Mitarbeiter in ihren Hausbriefkasten "tausend" Fächer einzubauen, wo die Briefe verbleiben? Klar im Outlook schnell und praktisch. Mit Kanzleiorganisation und Ablage hat das aber nichts zu tun. Es gehört in die Mandantenakte. Und da diese im DMS/DokAblage ist und keine Anbindung zum MailStore hat, bleibt wohl nur die manuelle Ablage über D&D oder über das AddIn.
Alles in Allem: unbefriedigend... und immer irgendwie eine halbgare Lösung...
Und wenn dann noch Datenschutz hinzukommt, wie von @metalposaunist erwähnt, wird es ziemlich schnell düster...
Fazit: Mails sind schnell, praktisch und nicht mehr wegzudenken aber auch eine Seuche...
Beste Grüße
Christian Ockenfels
