Wir haben seit knapp zwei Jahren Erfahrung mit 5F gesammelt. Jedoch nicht in Verbindung mit der Synchronisierung mit DMS. Der (noch) fehlende Ablageknigge war der Grund warum wir uns neulich gegen die Synchronisierung entschieden haben.
Ich kenne SmartIT nur von den Beiträgen hier in der Community. Deswegen kann ich bezüglich der Synchronisierung nur die Vermutung aufstellen, dass die Synchronisierung mit DMS nicht möglich ist, weil dafür der Desktop-Client von 5F erforderlich ist.
Ich gehe bei den Dokumenten aus 5F stattdessen den Weg über den Dokumentenkorb. In Edge habe ich in den Einstellungen einen individuellen Ort für die Downloads hinterlegt. Die heruntergeladenen Dokumente landen somit direkt im Dokumentenkorb und können weiterverarbeitet werden. Bei ESt-Erkl. werden zu viele Dokumente hochgeladen, die für die Erklärung nicht relevant sind und somit auch nicht in DMS abgelegt werden sollen.
Dokumente von DMS an 5F zu senden ist noch nicht möglich.
Allgemein ist 5F sehr vielfältig nutzbar, weil die Projekte, Projekträume, Collectos usw. sehr individuell gestaltet werden können.
Ein schönes Beispiel ist unsere Checkliste für neue Mitarbeiter in unserer Kanzlei. Wenn wir neue Mitarbeiter haben, müssen vier Abteilungen (Lohn, Administration, Sekretariat und Chefin) in Abhängigkeit voneinander tätig werden. Das lässt sich mit einem Collecto sehr gut lösen. Sobald die Lohnabteilung/Chefin die Checkliste angelegt hat und die Personalnummer vergeben hat, kann ich die administrativen Tätgkeiten (Account anlegen, SmartCard bestellen, Rechte vergeben, usw.) erledigen. Die Nutzbarkeit von Projekträumen und Collectos kennt (fast) keine Grenzen.
Jedoch ist die Individualität gleichzeitig auch ein Manko, weil einige Mitarbeiter oder auch Mandanten ihre Schwierigkeiten haben. Das hat schon des Öfteren zu Chaos geführt.
1. Beispiel: Der Projektraum Jahresabschluss 2021 wurde nicht geschlossen, sodass der Mandant weiterhin Belege hochladen konnte. Die Belege für den JA 2022 sind dann im falschen Projektraum gelandet, was natürlich zu mehrarbeit bei der Ablage der Dokumente geführt hat.
2. Beispiel: Der Mandant wurde nicht ausschließlich zum Projektraum JA 2022 hinzugefügt, sondern zum kompletten Projekt, sodass der Mandant auf die komplette Projektstruktur Zugriff hatte, und die Dokumente somit Kreuz und Quer hochgeladen wurden.
Ich habe immer wieder festgestellt, dass Projekte wie die Einführung von 5F oder kanzlei.land, die Umstellung von Ordnern zu einem DMS oder der Wechsel von EO classic zu EO comfort eine intensive Planung (IST-Analyse, Zielsetzung, SOLL-Analyse, regelmäßige Besprechungen, usw.) erfordern.
