Aufbewahrung von Datenbanken alter Software / ERP-Systeme

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folgender fiktiver Fall:

Ich werde bis zum 31.12.2023 mit der Software X meine Rechnungen schreiben. Zum 01.01.2024 entscheide ich mich für den Einsatz der Software Y. Eine Datenübernahme ist nicht möglich. Beide Lösungen werden lokal selber betrieben bzw. sind keine Cloud-Lösungen.

1. Wie lange muss ich die reinen Datenbanken der Software X vorhalten?
2. Wie lange muss ich die Software X betriebsbereit halten?
3. Reicht es aus, alle Belege z.B. in DUo zu archivieren (mit Verfahrensdokumentation) und ich kann direkt die Software X mit den Original-Datenbanken löschen?
4. Reicht es aus, wenn ich lediglich die Datenbanken sichere, aber das Programm lösche und dann nur mit zusätzlichem Aufwand die Datenbanken wieder einsehbar bekommen könnte?
5. Reicht es aus einmal einen GDPdU-Export durchzuführen und diesen dann korrekt zu archivieren?
6. Greifen bei sämtlichen Fristen die 10 Jahre? Muss ein Mandant, der jedes Jahr sein Faktura-System wechselt, dann 10 Datenbanken/Programme vorhalten bzw. betriebsbereit halten?

In der Praxis würden natürlich beide Softwarelösungen über eine längere Zeit parallel eingesetzt, mir geht es aber in erster Linie um die rechtlichen Mindestbedingungen.

Wie ist eure Meinung dazu?

[#2]

Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AEAO (Anwendungserlass zur Abgabenordnung) geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt.

Diese Unterlagen können 2023 vernichtet werden | Finance | Haufe