Neugründung digitale Ausrichtung / Netzwerk und Server

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Hallo,

wie bereits angekündigt (Neugründung mit Digitaler Ausrichtung) würde ich mich hier gerne mit euch zum Thema optimale Hardwareausstattung austauschen. Meine Kanzlei soll insgesamt sehr digital aufgestellt sein und die Prozesse möglichst reibungslos ineinandergreifen, daher ist eine moderne und reibungslos funktionierende Hardwareausstattung für mich sehr wichtig. An dieser Stelle soll nicht gespart werden, natürlich sollen die Investitionen aber sinnvoll sein.

Durch die Neugründung habe ich hier vollen Gestaltungsspielraum und kann von vornherein alle Komponenten aufeinander abstimmen und habe keine “Alt-Lasten” die weiterverwendet oder integriert werden müssen. Die Infrastruktur soll insgesamt skalierbar sein, da ich, wenn der Mitarbeitermarkt es mitmacht gerne innerhalb der nächsten Jahre auf 10 Arbeitsplätze oder mehr erweitern möchte. Auch Homeoffice soll von vornherein ohne Einschränkungen möglich sein.

Generell habe ich für den IT-Aufbau einen Partner vor Ort, der mich unterstützt. Dieser hat auch teilweise schon Empfehlungen ausgesprochen, hat dabei aber eher die IT-Brille auf und kennt die Anwender-Sicht natürlich nicht so gut wie Ihr. Aufgrund meiner bisher sehr überschaubaren Erfahrung mit DATEV geht es mir hier allerdings ähnlich.

1. Netzwerkinfrastruktur 

Hier soll eine Netzwerkumgebung basierend auf Produkten der Marke Ubiquiti - UniFi realisiert werden. 

Grundsätzlich wird die Festverkabelung der Arbeitsplätze empfohlen, welches sich aber durch den Altbau als herausfordernd darstellt. Möglicherweise muss ich an einzelnen Arbeitsplätzen und auch im Besprechungsraum auf WLAN setzen. 

Um eine mögliche Verbindung ins Rechenzentrum bzw. für Homeoffice-Arbeitsplätze zu ermöglichen wird über eine Hardware-Firewall die entsprechende VPN-Verbindung bereitgestellt. Aktuell schwankt die Empfehlung noch zwischen einer Firewall aus der UniFi-Serie oder einer Firewall auf der Basis von pfSense.

2. Server und Programmhosting 

Auf dem Server sollen die MS-Domäne, DATEV, Exchange, Anbindung MS-Teams, evtl. eine Cloud-Telefonanlage sowie die Datenbank und der Datenspeicher für das DMS System liegen.  

Generell sind wir von den über DATEV oder entsprechenden ASP-Partnern angebotenen Lösungen nicht ganz überzeugt.

• Bei der Smart-IT fehlt schlichtweg die Anbindung von MS-Teams, welches definitiv eingesetzt werden soll. Die Empfehlung, dieses parallel direkt auf den Laptops vor Ort über eine zusätzliche Microsoft Lizenz laufen zu lassen, erscheint absolut nicht praktikabel (Doppellizensierung, unterschiedliche Datenbestände, sowie evtl. Probleme bei Sinlge-Sign-On Lösungen, die immer mehr zum Einsatz kommen vorprogrammiert)
• Die ASP wie auch Partner-ASP Lösung sind kostentechnisch m.E. nicht angemessen, zudem ist auch hier die die Integration von MS-Teams teilweise nicht möglich. Auch bei der Telefonie-Lösung sind wir noch nicht abschließend sicher, ob diese in der entsprechenden ASP Lösung funktionieren wird. 

Somit bleibt die Variante den Server selbst vor Ort zu betreiben oder direkt bei einem Rechenzentrum anzumieten und selbst bzw. mit Unterstützung durch meinen IT-Partner zu verwalten.

• Die Variante RZ erscheint kostentechnisch sehr interessant (Kosten für die DATEV ASP-Lösung ca. 2.000 € mtl., Partner-ASP ca. 1.000 € mtl., Kosten selbst im RZ gemieteter Server ca. 50-200 € mtl. + evtl. Wartungs- und Backup-Kosten durch IT-Partner – sollte aber bei einer Differenz von monatlich 800 € abgedeckt sein). Dies ermöglicht zudem eine individuellere Anpassung des Servers und der Umgebung und auch vom Homeoffice stabile Zugriffszeiten. 

• Server vor Ort zu betreiben hat den Vorteil einer sehr schnellen Verbindung in der Kanzlei, was insbesondere beim DMS-System sehr relevant erscheint. Allerdings Einschränkung in der Skalierbarkeit und durch Leitungskapazität bei Homeoffice Tätigkeit (am Standort derzeit nur DSL 100 möglich). Zudem hohe Anfangsinvestition.
• Hybrid-Lösung: DMS auf lokalem Server vor Ort – den Rest im Rechenzentrum 

Durch diese Überlegungen zur Serverstruktur sind wir auch noch auf folgende Frage gestoßen: Wo legt man am besten die Daten der digitalen Belegbilder ab? Standardmäßig ist hierfür ja das MyDATEV Dokumenten­speicher­volumen vorgesehen. Ich bin mir allerdings nicht sicher, wie lange das Kanzlei Freivolumen ausreichend ist (insbesondere, wenn die Daten über 10 Jahre aufbewahrt werden sollen). Darüberhinausgehende Speicherplatzkosten erscheinen mir ungewöhnlich hoch (1€ je GB je Monat, dagegen bieten andere Anbieter für ca. 10€ je Monat einen ganzen TB am Serverstandort FFM).

Mir ist bewusst, dass ich hier sehr viele Fragen gleichzeitig anspreche und es sicherlich für die meisten davon mehr als eine “richtige” Antwort gibt, insbesondere da oft ein Bereich den anderen bedingt und das System ja im gesamten gut funktionieren soll. Ursprünglich hatte ich hier auch noch die Punkte Arbeitsplatzausstattung, Telefonie Lösung und Scanner vorgesehen, das lagere ich nun aber doch lieber in einen eigenen Thread aus 😊

Ich würde mich über eure Anregungen und Empfehlungen freuen, gerne auch über das ein oder andere “wenn ich das vorher gewusst hätte, hätte ich X oder Y damals anders gemacht”.

Viele Grüße 

din

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Hallo @din ,

das sind aber viele Varianten und Fragen auf einem „Rutsch“.

Zur Grundüberlegung: „eigene Serverfarm“ <> asp-Lösung 

Vorweg: wir haben etwa die von Ihnen angestrebte Kanzleigrösse (15 Arbeitsplätze) eine eigene Serverfarm und Homeoffice-Anbindung über DATEVnet nebst Telefonie über Alcatel OmniPC und ESTOS. 

Unser System besteht aus 3 Hardware-geräten mit insgesamt 5 teils virtuellen Servern.

1X Telefonie, und Lizenz sowie Kommunikations- Server = eigene Hardware= PDC

1x Fileserver und 2x Terminalserver = virtuell 

1x Exchange = virtuell 

die werden bei uns umschichtig erneuert. Ca. Alle 3-4 Jahre je ein Hardwaregerät. Dann wird der jeweils neueste zum Fileserver und die anderen zu Lizenz bzw. Exchangeservern herabgestuft. Kosten jeweils immer ca. 15.000-17.000 bzw. 5000-6000 p.a. Bzw. 400-500 p.m. aber ohne Software- und Wartungskosten da ich das meist selbst organisiert bekomme. Zudem braucht man ein Backup-System (NAS oder Cloud). Die eigenen Wartungszeiten sind dabei NICHT einkalkuliert!!! 

Plattenplatz bei uns derzeit ca. 3 Terra, davon 1/3 DATEV-Daten =:hauptsächlich DMS, EO, Rechungswesen in genau der Grössenreihenfolge.

Obwohl es mein Hobby ist und Spaß macht - ich würde keinem Neugründer eine eigene Serverfarm empfehlen. Es frisst Zeit die ihr besser und ertragsbringender in Mandatsgewinnung investiert und Microsoft Server wird demnächst nur noch für Cloudanwendungen tauglich sein. 

Zudem. Die Belegbilder der Mandentenfibus und der Meine Steuern Mandate liegen - so zumindest die Standardlösung - in der DATEVcloud und sollten sowohl aus Sicherheits- als auch Mandatswechselgründen dort auch bleiben. In Ihrer Berechnung müssen sie auf dieses Volumen im eigenen Server keine Rücksicht nehmen und sollten das auch auf keinen Fall im eigenen Server einlagern.

Aber für weiteres gerne auch hier noch ergänzende Fragen stellen.

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Die Infrastruktur soll insgesamt skalierbar sein, da ich, wenn der Mitarbeitermarkt es mitmacht gerne innerhalb der nächsten Jahre auf 10 Arbeitsplätze oder mehr erweitern möchte.

Insbesondere aus diesem Grund würde ich auch zu einer ASP-Lösung raten. Die Kosten und der mit einer In-Haus-Lösung verbundene Aufwand werden außerdem häufig unterschätzt. Man schließt auch immer eine Wette ab: Es kann sein, dass Sie das System im Haus problemlos sechs Jahre lang nutzen. Es kann aber auch sein, dass Sie ständig Ärger haben und schon nach drei Jahren neu investieren. Unbedingt im Vorfeld die Hardware mit geeigneter Garantie-Erweiterung anbieten lassen und das System von Beginn an schon für die später gewünschte Nutzung mit bis zu 10 Usern kalkulieren lassen. Für Microsoft 365 nach Backup-Kosten beim Service-Partner erkundigen. Welche Service-Kosten kommen für den laufenden Betrieb der In-Haus-Lösung auf Sie zu? Für die Wartung einer In-Haus-Lösung gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Vorgaben für die Beschäftigung eines TI-Dienstleisters, wie im Fall einer ASP-Lösung. Auch hier unbedingt auf die nötigen Vereinbarungen gem. DSGVO und StBerG/WPO achten. Hier wird in der Praxis häufig geschlunzt.

Bei Neugründung unbedingt bei DATEV nach Subventions-Möglichkeiten für ASP erkundigen.

Sicherheit und Komfort einer professionellen ASP-Lösung sind hervorragend. Im ASP aber bitte unbedingt auf versteckte Kosten, Speicherplatz und enthaltene Technologien achten. Die enthaltenen Leistungen unterscheiden sich massiv und leider werden die Angebote häufig nur sehr oberflächlich formuliert. Z. B. bietet jeder eine Art der Datensicherung an, aber wie ist das Konzept dahinter? Wann wird alte Hardware ausgetauscht? Arbeiten Sie nach drei Jahren noch immer mit den alten CPUs oder bekommen Sie laufend neue ohne dafür extra zahlen zu müssen? Welche Kosten entstehen bei Vertragsende? Wie ist der Anbieter in der Hotline organisiert?

MS Teams im ASP stellt mit der aktuellen Citrix-Version beim richtigen ASP-Anbieter kein Problem dar. Der ASP-Anbieter muss MS365 nur in seine Lösung integrieren. Videokonferenzen auf WTS sind aber auch mit Citrix nur mit eingeschränktem Funktionsumfang möglich. Das liegt nicht am ASP, sondern ist generell aus technischen Gründen so (auch bei einer In-Haus-Lösung).

Zum Thema LAN/Clients: Ubiquiti ist vom Preis-Leistungsverhältnis her in der Größenordnung eine ganz gute Wahl, vor allem wenn man auch deren Switche nimmt.

Generell würde ich bei der Ausstattung der Arbeitsplätze auf höchst mögliche Mobilität und Hot-Desking-Möglichkeit achten. Also lieber ein Notebook + Dockingstations, anstatt fest installierte Rechner. Bei der Wahl der Dockingstation bitte darauf achten, dass auch höhere Auflösungen unterstützt werden. Notebooks sind ggf. etwas teurer, aber so kann der Mitarbeiter auch gleich damit im Home-Office arbeiten.

Leider werden die Besprechungsräume in aller Regel immer vernachlässigt. Hier unbedingt auf kabellose Präsentationssysteme setzen, die mit allen Anbietern kompatibel sind (AirPlay, Miracast usw.)! Das Kamerasystem muss außerdem für die Raum-Größe geeignet sein. Würde keinen Beamer nehmen, sondern immer auf ein großes TV-Gerät setzen. Wandhalterung von Vogels wählen. Frickelei im Meeting-Raum verhindert einen professionellen Auftritt. Rechnen Sie mit niedrigen vierstelligen Summen je Raum.

Bei den Monitoren auf 27" mit Pivot-Funktion setzen, mindestens 24". Günstige Monitor-Halterungen von Amazon machen wenig Spaß beim Aufbau, hier lieber etwas mehr Geld in die Hand nehmen.

Professionelle Cloud-Telefonie bereitet in Kombination mit heutigen ASP-Lösungen keine Probleme und auch keine Mehrkosten. Hier unbedingt auf die Preise im Detail achten. Suchen Sie sich einen Anbieter, bei dem Sie den Provider für den SIP-Trunk und den Gesprächstarif am besten selbst wählen können und vergleichen Sie mehrere Anbieter! Gibt es neben der DATEV- auch eine MS-Teams-Integration? Können Sie die Anlage bei Bedarf selbst administrieren? Hilft Ihnen der Anbieter bei der Integration der Gegensprechanlage vor Ort?

Headsets sind wieder eine Wissenschaft für sich. Persönlich würde ich keine Telefon-Lösung mehr mit klassischen Telefongeräten installieren und auf eine reine Softphone-Lösung setzen. Insbesondere im Fall einer Neugründung haben Sie das ja in der Hand. In diesem Fall würde ich die kabellosen Headsets aus dem Hause Jabra empfehlen (hier unbedingt die für MS Teams zertifizierte Variante und nicht die UC-Variante wählen).

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Mmmmh.

Ich würde nichts, aber auch wirklich NICHTS anschaffen, bevor

• die Softwareauswahl nicht getroffen wurde
• der rechtliche Rahmen nicht geklärt wurde (alles redet von "O365", der Auditor einer Kanzlei sagt klar, "illegal".
• Sie wissen, von wo Sie überall arbeiten wollen

Schon beim Thema "Internetanschluß" kann man gehörig auf die Nase fallen.   Kunden bestellen dann gerne einmal das kostengünstige "Carrier Grade NAT", mit dem Erfolg, daß dann (Cloud-) Telephonie nicht mehr funktioniert.   Die Zuverlässigkeit ist wichtig.

Mobilfunk-Backup kann enorm wichtig sein, ibs. wenn es sich um einen "Kabelanschluß" handelt.   Die Internetprovider "verbandeln" teilweise illegal den Internet- mit dem Telephonanschluß.   Die Telekom z.B. bietet oft keine Internettelephonie, sondern eine "Internes-Telekom-Netz-Telephonie".   Dann sind Sie dann ganz stolz mit dem Mobilfunkbackup und können, auch wenn die SIM-Karte von der Telekom stammt, den Telephonanschluß nicht nutzen.

Das, was DATEV als "ASP-Lösung" anbietet, ist aus gutem Grund ein "geschlossenes" System.  Wenn Sie damit auch telephonieren wollen, treten Sie sich en passant noch Zittrix ein, das ist ein ganz übles Produkt.  Würde ich vermeiden.   Auch die "Softphones".

Wir entwickeln Telephonanlagen, von daher weiß ich:   Im Anfang sind die Mitarbeiter immer Feuer und Flamme, das legt sich aber schnell.   Wenn Sie einmal den Test machen und "von Schreibtisch zu Schreibtisch" telephonieren und in die Hand klatschen -- das dauert EWIG, bis Sie das ferne Echo hören.  In der Folge fallen Sie und Ihr Gesprächspartner sich gegenseitig ins Wort.

Auch "WLAN" ist sehr heimtückisch, es kommt u.U. auf die "Nachbarn" an.  Wenn Sie da schon 20 Access Points "sehen" können:   Es gibt beim WLAN nur drei überlappungsfrei nutzbare Kanäle.   Dann eher diese "DLAN"-Technologie nutzen, also Datenübertragung via Stromleitung - hat aber auch ihre Tücken.

Auch hier kommt es wieder auf Ihre Software an:   SAP bspw. kommt sowohl mit dem alten Platin-GUI als auch mit dem neuen OpenUI "Fiori" mit geringem Durchsatz hin.

Andere nicht.

Die Antwort von Herrn Renz ist fundiert und deckt sich mit meinen Erfahrungen.   Denken Sie auch an die Energiekosten für eigene Server.

Da muß es schon sehr gute Gründe geben, im eigenen Hause Server zu betreiben.

Idealerweise verzichten Sie auf "Outlook" und "Exchange", und wenn, dann nutzen Sie gehostete Anwendungen.

Persönlich kann ich es auch nicht lassen, "für die Zukunft zu planen" und "mir alle Optionen offenzulassen", aber eigentlich geht es immer schief.

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Hallo @Michael-Renz,

erst einmal vielen Dank für die schnelle Rückmeldung und Entschuldigung für meine späte Antwort - mein Tag ist zur Zeit mehr als gut gefüllt 🙂

Den Punkt mit der Arbeitszeitintensität einer eigenen Serverfarm kann ich sehr gut verstehen und dieser schreckt mich auch stark ab. Einzig die kürzeren Zugriffszeiten insbesondere beim DMS sehe ich hier noch als möglicherweise relevanten Vorteil - wobei diese Überlegung natürlich nur vor Ort gilt und bei Tätigkeit im Homeoffice hinfällig wird.

Falls hierzu jemand einen direkten Vergleich hat (Zugriffszeiten lokaler Server vs. Rechenzentrum, vielleicht vergleichbar durch einen selbst durchgeführten Datenumzug?) wäre ich um eine Einschätzung dankbar - möglicherweise mache ich mir hier ja unnötig Gedanken.

Bei den Belegbildern in der DATEVcloud kann ich Ihre Gedanken gut nachvollziehen und ich würde die Daten auch gerne dort lassen - allerdings empfinde ich die Kosten schlichtweg als unverhältnismäßig, zudem liege ich nun schon bei den ersten gescannten Belegen deutlich über der kalkulierten Dateigröße von 200 kb im Schnitt. Hier kann ich sicherlich noch etwas an den Scaneinstellungen optimieren, doch ich möchte natürlich am Ende noch ein gut lesbares Bild haben (Graustufen statt Schwarz-Weiß und eine tragbare Auflösung), zudem muss ich dies ja auch all meinen Mandaten "beibringen" (meine bisherigen Mandate, die mit Lexoffice arbeiten haben allesamt ebenfalls im Schnitt größere Dateigrößen).

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Hallo @Howie,

vielen Dank für die vielen Hinweise und Fragen, die ich mir und meinen diversen Partnern stellen sollte.

Bzgl. Subventions-Möglichkeiten für ASP wurde ich bisher seitens der DATEV nur auf SmartIT verwiesen (die allerdings wie bereits beschrieben nicht praktikabel erscheint). Vermutlich sind die meisten Neugründer nicht an einer ASP-Lösung interessiert, sodass ich hier doch noch einmal proaktiver auf meine Ansprechpartner zugehen muss 🙂

Tatsächlich werde ich mir wohl auch neben meinem bisherigen IT-Partner noch ein paar Alternativangebote einholen und hierbei auch die von Ihnen vorgeschlagenen Punkte anfragen, um hier einen besseren Vergleich zu haben. Am Ende soll es schließlich nicht nur auf den Preis ankommen, dieser muss für die Leistung angemessen sein und die Kanzlei soll vor allem gut laufen ohne Ärgernis über nicht oder nicht flüssig funktionierende IT. Bezüglich dem von Ihnen gegebenen Hinweis auf die Citrix-Version, damit MS Teams reibungslos funktioniert, habe ich mich auch noch einmal im DATEV Forum umgeschaut und einige hilfreiche Hinweise gefunden.

Zum Thema Arbeitsplatz- und auch Besprechungsraumausstattung habe ich mir bereits Gedanken gemacht und ähnliche Überlegungen wie von Ihnen beschrieben. Hierzu werde ich vermutlich noch einen separaten Thread eröffnen, um thematisch etwas zu "bündeln". Ihre Anregungen nehme ich auf jeden Fall schon mal mit auf 🙂

Telefonie soll tatsächlich rein Softwarebasiert erfolgen, die Anschaffung von Tischapparaten erscheint mir hier wie auch von Ihnen beschrieben schlichtweg entbehrlich und die Mitarbeiter werden sich sicherlich damit arrangieren. Für die Telefonie sehe ich mir gerade 3CX an, was sehr vielversprechend klingt. Hardwareseitig habe ich im Moment einen kleineren Konferenzlautsprecher von Poly im Test, dieser ist allerdings natürlich nur für ein Einzelbüro und für einen kleinen Raum geeignet. Für Arbeitsplätze im gemeinsam genutzen Büro werde ich mir die Geräte von Jabra auf jeden Fall ansehen.

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man müsste ja erstmal wissen, wieviele mandanten dezeit betreut werden, umsatz, mitarbeiterzahl, urbanes umfeld?, wieviele mitarbeiter benötigen homeoffice usw.

der oder die it partner sollten dann vor allen dingen kompetent sein.. das werden dann nicht die günstigsten sein.

sonst bringt ihnen „alles digital“ nur bauchschmerzen.

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Hallo @din 

es gibt einige Kanzleien, die bei der letzten Investitionsentscheidung die eigene Serverfarm aufgegeben haben und zu asp „umgestiegen“ sind. Die Kanzlei meines Bruders ( etwa meine Größe) auch, aber „nur“ Steuerberater - deshalb deutlich weniger DMS-Volumen. 

Er hatte das nicht mehr bestellbare „alte“ DMS und ist jetzt auf DATEV DMS umgestiegen. Die Zugriffszeiten sind bei ihm kein Kritikpunkt - aber der Umstieg auf Partner-asp hat ein paar graue Haare gebracht. 

Wenn gewünscht, könnte ich Kontakt herstellen - er ist hier schriftstellerisch nicht unterwegs. 

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@Michael-Renz  schrieb:

Er hatte das nicht mehr bestellbare „alte“ DMS und ist jetzt auf DATEV DMS umgestiegen. Die Zugriffszeiten sind bei ihm kein Kritikpunkt - aber der Umstieg auf Partner-asp hat ein paar graue Haare gebracht.

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Selbst wenn wir annehmen, daß eine "gescannte" Seite 1 MB groß sei - das ist ja fast nichts mehr.  Da erzeugt die Software längere Wartezeiten als der Download.

Problem ist und bleibt:

Beim Umstieg aus "ASP" bleibt prinzipiell alles beim alten, außer daß die "Serverfarm" in ein Rechenzentrum wandert.   Im Anschluß hat das aber auch Nachteile, bspw. bei Verwendung von integrierter Telephoniesoftware.

Was ist, wenn man von "Partner ASP" wieder zurückwill ?

Sehr clever fand ich die Idee der Fragestellerin, ob man nicht einen Mietserver mit einer "eigenen" Installation betreiben sollte.   Aber das geht schon mit der Lizensierung los:  Das von DATEV kostenlos belgelegte "SQL-Server" - Paket muß bei "aushäusigem" RZ-Betrieb extra lizensiert werden, und nicht zu knapp.  Den Fall hatten wir einmal im Rahmen eines "Audits".   Deswegen raten wir allen Kunden grundsätzlich von Verträgen mit MS ab, die eine Auditierung ermöglichen.

Laut "DATEV-Berater" werden die Bestandsprogramme, sprich also auch "ASP", nur noch im "Wartungsmodus" gepflegt.  Neuzukäufe, ääääh, Neuentwicklungen gibt es nur noch für die "Cloud".

Man könnte ja daran denken, daß sich zwei oder drei Kanzleien zusammentun und gemeinsam eine "Farm" betreiben, so hat das fast 20 Jahre bei zwei Kanzleien gut funktioniert, auch in Bezug auf die Lizensierung.

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@Koppelfeld  schrieb:

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Man könnte ja daran denken, daß sich zwei oder drei Kanzleien zusammentun und gemeinsam eine "Farm" betreiben, so hat das fast 20 Jahre bei zwei Kanzleien gut funktioniert, auch in Bezug auf die Lizensierung.

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Hallo @Koppelfeld ,

das ist mit dem "Zusammentun" von mehreren Kanzleien ist eine SEHR gute Idee - da wären wir von IDA e.V. ein guter Ansprechpartner um so ein Modell aufzubauen - auch und gerade im Hinblick auf Lizenzkosten. 

Mal sehen, ob ein großer Systempartner und die IDA was auf die Kette bekommen - wenn Interesse besteht, da gerne per PN melden. 

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@din 

Vermutlich wurde Ihnen aufgrund Ihrer Größe zum Zeitpunkt der Gründung SmartIT von Ihrem DATEV-Berater ans Herz gelegt. Das ist aus wirtschaftlichen Gründen auch nachvollziehbar, aber technisch wie Sie sagten für Sie nicht die passendste Lösung. Schöner wäre es außerdem, einen IT-Partner zu haben, der sich auch noch zusätzlich gern um Ihre lokale IT kümmert.

Wenn Sie auf der grünen Wiese starten, könnte es für Sie ggf. auch interessant sein, gleich mit EO comfort zu starten, anstatt nur mit EO classic. Die Neugründung gibt Ihnen hier die äußerst komfortable Situation ein schönes Kanzlei-Modell ohne Altlasten aufbauen zu können, was den Einführungsaufwand enorm reduziert. Sollte die Gründer-Förderung seitens DATEV möglich sein, können Sie auch noch 50 % Nachlass auf den Tagessatz mitnehmen! Auch wenn EO comfort anfangs vielleicht vom Umfang her nicht unbedingt benötigt wird, legen Sie direkt den perfekten Grundstein für späteres Wachstum. Ein späterer Wechsel auf EO comfort mit gewachsener Kanzlei-Organisation und ohne Gründer-Subvention wäre ein vergleichsweise enorm kostspieliges Unterfangen. Die EO-Frage ist eine typischer Fall von "hätte ich damals doch nur.."

Die Mitgliedsübergreifende Nutzung der DATEV-Anwendungen z. B. des Mehrwertangebots ist an viele Vorgaben geknüpft. Meine Erfahrung ist, dass Ihr DATEV-Ansprechpartner Sie hier auf Anfrage auch offen und ehrlich zu den Möglichkeiten berät. Fragen Sie danach, es gehört bei einer klassischen Gründungsberatung nicht unbedingt zu den Themen, die der Berater direkt "auf dem Schirm hat", wenn Sie ihn nicht darauf ansprechen.

Lassen Sie sich nicht durch pauschalisierende Kommentare verunsichern: Sie müssen den in DATEV enthaltenen SQL-Server im ASP-Betrieb nicht separat lizenzieren und auch die Software-basierte Telefonie funktioniert in Verbindung mit ASP hervorragend. Wie überall gibt es bestimmt auch schlechte Lösungen und/oder negative Erfahrungen, was ich aber von der Wahl des Dienstleisters abhängig machen würde. Wir haben hierfür als 3CX-Partner vorzügliche Referenzen im DATEVasp, PARTNERasp und natürlich auch in unserem eigenen ASP. Andere Cloud-Telefonie-Anbieter werden Ihnen auf Nachfrage hier ebenso passende Referenzen nennen können.

Für den Start könnte für Sie die kleinste 3CX-Lizenz (3CX Enterprise für vier Sprachkanäle für 170,00 € zzgl. USt. p. a.) ausreichen. Diese erhalten Sie in einer Promo-Aktion im ersten Jahr sogar kostenfrei (nur das Hosting der Anlage selbst käme hinzu; aber auch die Preise sind sehr überschaubar). Wir bieten unseren Kunden auch immer die Möglichkeit, das System vor einer Kaufentscheidung einfach einmal in Ruhe selbst zu testen. Dann muss man sich nicht auf Foren-Kommentare, Referenz-Kunden-Statements und Werbeflyer verlassen, sondern kann seine eigenen Erfahrungen sammeln. 🙂 Dazu setzen wir ein kostenfreies Demo-System auf, in dem allerdings die Auslandsgespräche gesperrt sind. 😉 Das ist sicherlich auf Anfrage auch bei anderen Anbietern möglich.

Konkrete Hardware-Empfehlungen für die Ausstattung eines Meeting-Raums kann man erst liefern, wenn man die Räumlichkeiten einmal gesehen hat. Wie Sie schon sagten, wird hier am Ende des Tages individuelle Beratung erforderlich sein. Wir bekommen von unseren Kunden sehr gute Feedbacks zu den Konferenz-Lösungen von Yealink. 

Zum Thema Headsets:

Wenn Sie auf Softphones setzen, kann ich Ihnen das Jabra Evolve2-Serie oder alternativ die WH-Serie von Yealink empfehlen. Beide Geräteserien sind auch für die Nutzung von Microsoft Teams geeignet, sodass Sie universell alle Anwendungen mit einem Headsets bedienen und bei Bedarf auch noch Ihr Smartphone koppeln können (je nach Modell). Die kabellosen Jabra-Geräte sind etwas teurer, werden aber mit Tasche geliefert (das gilt für alle Evolve2-Geräte) und eignet sich bei reinem Softphone Einsatz eher für User, die häufiger auch mal im Home-Office arbeiten und das Gerät aus dem Büro mit nach Hause nehmen. Die WH-Serie von Yealink eignet sich eher für User, die es ausschließlich im Büro und im Home-Office ein anderes/eigenes Bluetooth-Headset nutzen. Der Vorteil der WH-Serie ist die dank DECT deutlich höhere Reichweite (bis zu 120 - 160 Meter je nach Gerät / Bluetooth ca. 30 Meter), die deutlich umfangreicheren Trage-Optionen (Nackenband, Ohrstöpsel, Ohrklammer, Kopfbügel) und der etwas niedrigere Preis (je nach Ausführung).

https://www.yealink.com/products_list_44.html#filter2 

https://www.jabra.com.de/business/office-headsets/jabra-evolve/jabra-evolve2-65##26599-999-999

(Nicht erschrecken, die Jabra-UVP-Preise sind unrealistische Mond-Preise.)

Man kann natürlich auch jedes 0815-Billo-USB-Headset benutzen. Hier kommt es letztlich auf die persönlichen Ansprüche an. Ich empfehle gern das, was ich auch selbst nutzen würde bzw. nutze.

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@Howie  schrieb:

Die Mitgliedsübergreifende Nutzung der DATEV-Anwendungen z. B. des Mehrwertangebots ist an viele Vorgaben geknüpft. Meine Erfahrung ist, dass Ihr DATEV-Ansprechpartner Sie hier auf Anfrage auch offen und ehrlich zu den Möglichkeiten berät.

Genau so ist es.  Seit gut 20 Jahren betreibt eine Kanzleigemeinschaft eine gemeinsame "Farm".  Dazu muß ich sagen:  Zwei Dinge sind bei DATEV exzellent, der Support und die DATEV-Berater.  Noch nie habe ich "danebengegriffen".  Die Berater haben ja auch alle ein mathematisch-technisches Studium absolviert und kennen sich nicht nur aus mit der Programmpalette, sondern auch mit den angrenzenden Themen, auch außerhalb der "Datenverarbeitung".

Lassen Sie sich nicht durch pauschalisierende Kommentare verunsichern: Sie müssen den in DATEV enthaltenen SQL-Server im ASP-Betrieb nicht separat lizenzieren

Den Schuh ziehe ich mir jetzt einmal an, aber was bitte ist an einem ganz konkreten Vorfall "pauschalisierend" ?   In einer "ASP"-Umgebung, die ein Kunde mietet, muß jener gar nichts "lizensieren", das macht der Plattformbetreiber.

Frau @din sprach aber eine Variante an, ihren Server ggfs. bei einem Rechenzentrum anzumieten und selber zu gestalten.   Genau auf diese gute Idee kam eine Rechtsanwaltssozietät.   Irgendwann gab es eine "Lizenzprüfung", es kamen ein Techniker und zwei "Berater" von der KPMG.   Ergebnis:   Wird die "Express Version" des SQL-Servers innerhalb eines Rechenzentrums eingesetzt, auch "nur" für den Eigengebrauch, dann ist sie "lizenzpflichtig".   Gut, in Deutschland gibt es kein "Lizenzrecht", aber deshalb hat MS ja diese "Volume Licenses", die man nur dann bekommt, wenn man sich den Regeln von MS unterwirft.  Als Vollkaufmann dürfen Sie sich fast aller Ihrer Rechte begeben.

Ich habe jetzt keine Lust, die Passus aus den Verträgen herauszufischen, die sind nämlich alle in Englisch und ich kann schon in der Muttersprache keine juristischen Fachtexte lesen, denn grundsätzlich sind bei Juristen z.B. solche Adverbien wie "grundsätzlich" von grundsätzlich anderer Bedeutung als im normalen Sprachgebrauch.

Aber die hauseigenen Juristen konnten das.  Die haben sich geärgert und nachgezahlt.

und auch die Software-basierte Telefonie funktioniert in Verbindung mit ASP hervorragend.

Das sehe ich.   Bzw. höre ich.  Knarz, Knacks, Rausch, Röchel.

Auch Sie kommen an der Physik nicht vorbei.   Zum Telephonieren, auch "von Schreibtisch zu Schreibtisch", muß ja zunächst die Strecke vom Telephonieanbieter zum Rechenzentrum überwunden werden.  In der Regel funktioniert das ordentlich, sofern auf beiden Seiten der Weitverkehrsstrecken ein brauchbarer QoS-Mechanismus installiert ist.

Einfach nur "DSCP EF" reicht i.d.R. NICHT.   Deswegen bauen Provider wie z.B. DTS eigene QinQ-Netze auf.   Empfehlenswert ist es immer, den Provider nicht mit dem Cloudhoster zu "verbandeln".  Man kann also nie wissen, ob die Strecke VoIP-tauglich ist oder nicht.

Tatsache ist aber:  Überwiegend kann man sogar Faxe mit 14.400 bps und ECM vom RZ senden und im RZ empfangen.

Aber jetzt:  Wenn Sie den erhaltenen Audiodatenstrom, möglichst auch noch über TCP, per RDP oder Zittrix zum Endbenutzer schicken, machen Sie sich die ganze Mühe wieder kaputt.   Denn QoS auf der "letzten Meile" klappt i.d.R. nicht :  KLAR kann ich auf meiner Seite den "Ausstoß" reduzieren (was nicht anderes bedeutet als frame drops auf der Gegenseite, klngt dan abghackt), aber wenn Ihnen die Gegenstelle die Strippe flutet, dann hilft Ihnen kein QoS.  Eingehende TCP-Verbindungen können Sie "abschnüren", indem Sie Ihr eigenes ACK auf den Boden fallen lassen, aber schön ist das nicht.  "QoS" heißt immer "wegwerfen", und weil man in einem Realtime-Datenstrom nichts "nachliefern" kann, leidet die Verständlichkeit.

Es gibt noch eine andere unschöne Sache:   Eben WEIL man nicht garantieren kann, daß ein Telephoniedatenstrom von 110 kbit/s kontinuierlich fließt, hat jedes SIP-Gerät einen sog. "Adaptive Dejitter Buffer", wo, sagen wir, 0,4 Sekunden des empfangenen Gesprächs zwischengespeichert werden.  Man kann sich das vorstellen wie den "Zwischenbehälter" bei Infusionen.  Sie können leicht die Infusionsflasche wechseln, während der Zwischenbehälter die Versorgungslücke ausgleicht.

Je schlechter die Verbindung, desto großer wächst der Dejitter Buffer an.   Weil zu einem Gespräch ja mindestens zwei gehören, sind zwei Dejitterbuffer im Einsatz, die Verzögerungen akkumulieren sich.   Und so fallen Sie sich gegenseitig ins Wort.

Schlimmer noch:   Fast alle Telephone, ibs. analoge, senden das, was sie empfangen haben, auch wieder zurück.  Sehen Sie sich den Schaltplan eines alten Telephons an oder googlen Sie nach "Gabelschaltung".  Wenn jetzt sehr viel Zeit zwischen Absenden und Empfang liegt, dann hören Sie Ihre eigene Stimme, zeitverzögert um eine halbe bis drei Sekunden.  DAS NERVT.  Diesen "Service" gab es auch schon bei ISDN, aber aufgrund der "lichtschnellen" plesiochronen Übertragung fiel das gar nicht auf.

Heutige Telephone mussen also einen "Echo Canceller" betreiben, der aber desto schlechter funktioniert, je unregelmäßiger die Signallaufzeiten sind.

Die Kombination von ZWEI Dejitterbuffern und ZWEI Echo Cancellern (ein Set im Rechenzentrum, eins im Endgerät), pro Signalweg wohlgemerkt, wirkt sich verheerender aus als nur akkumulativ.   Stellen Sie sich vor, zwei Personen sollen ein Fahrzeug lenken.

Wenn zwei "echo canceller" nach Gusto "canceln", dann entstehen unschöne Artefakte.

Mit verschiedenen Testmustern und einem DSO können Sie das ebenso sehen wie mit einem wireshark.   Sie können es aber vor allen Dingen HÖREN.

Gerade bei einem vertraulichen Mandantengespräch ist eine ordentliche Verständigung sehr wichtig.  Was meinen Sie, wenn Sie jetzt auch noch Videokonferenzen über aus dem RZ bezogenen "Teams" machen.   Erstmal sehen die Teilnehmer aus, als hätten sie Botox gespritzt, was den Damen ggfs. nicht egal ist.  Vor allen Dingen aber wird die Leitung, zeitlich koinzident mit dem Sprachsignal, überlastet.  Das Resultat ist furchtbar.

Wie überall gibt es bestimmt auch schlechte Lösungen und/oder negative Erfahrungen, was ich aber von der Wahl des Dienstleisters abhängig machen würde. Wir haben hierfür als 3CX-Partner

Sie müssen jetzt ganz stark sein.

Die Telephonanlage ist bei der Telephonie nicht beteiligt, das tun die Endgeräte unter sich.  Vielleicht googlen Sie einfach 'mal, was das "I" in "SIP" bedeutet.  Ihr DATEV-Berater wird Ihnen das ebenfalls erklären können.

Für den Start könnte für Sie die kleinste 3CX-Lizenz (3CX Enterprise für vier Sprachkanäle für 170,00 € zzgl. USt. p. a.) ausreichen.

Als Telephonanlagenhersteller würde ich mit Blick auf DATEV eher PASCOM empfehlen, die Jungs wissen, was sie tun und haben die Schnittstelle zu "Datev Telephonie" an Bord.

Abgesehen davon hat @metalposaunist diese Lösung mit positivem Ergebnis evaluiert.

Ich möchte das gerne wiederholen:

ERST schauen, wohin die Reise gehen soll, DANN die unumstößlichen Gegebenheiten eruieren und schlußendlich einen klaren Kurs bestimmen.

wird hier am Ende des Tages individuelle Beratung erforderlich sein.

... und qualifizierte.

Hier müßten 'mal ein paar Eulen nach Athen getragen werden.