Ein Gesamtdokument pro Paket

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Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten, dass alle Steuererklärungen so wie Sie rausgehen im DMS abgelegt werden. Wir haben für alle Ausgabezwecke Pakete hinterlegt, z.B. 1 Paket Freizeichnung und 1 Paket Steuererklärung. Aktuell legen wir beide Pakete einzeln ab (in der Summe, sehr aufwändig).

Warum kann man nicht 1 Gesamtdokument pro Auswertungspaket in den Einstellungen (siehe Anlage) auswählen? 

Wir hätten auch nichts dagegen die Einzeldokumente automatisiert abzulegen, was im Ergebnis gar nicht so schlecht wäre, aber: Warum heißen dann alle Dokumente gleich? Man müsste den Dokumenten ja wenigstens die Beschriftung aus dem ESt-Programm geben können. Das müsste aktuell alles manuell erledigt werden - warum? Es müsste doch möglich sein die Knigge zu erweitern EStE 2021 - N; EStE 2021 N - Werbungskosten (etc. etc.).

Ich habe hier unzählige Einstellungsvarianten ausprobiert. Aber das Ergebnis ist unbefriedigend. Wir müssen jedes Paket manuell ablegen und können hier kein Automatismus einführen. 

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Hallo dominikmayer,

die Weitergabe mehrerer Auswertungspakte getrennt und dennoch als ein Gesamtdokument an DMS, ist aktuell nicht möglich. Ihre Anregung haben wir bereits aufgenommen.

Möglicherweise hilft Ihnen folgender Tipp um die Übergabe etwas effizienter durchzuführen:

Sie können unter Extras | Auswertungspakete ein Paket (z.B. Paket Freizeichnung) als Standard für DMS festlegen. Dieses Paket können Sie dann über das Symbol Paket im Dokumentenmanagement ablegen  ablegen, ohne dass Sie den Ausgeben-Dialog aufrufen müssen. Das zweite Paket (Paket Steuererklärung) wählen Sie anschließend über den Ausgeben-Dialog aus. Somit ersparen Sie sich zumindest einen Aufruf des Ausgeben-Dialogs.

Die Übergabe von Einzeldokumenten ist ebenfalls möglich. Hierzu muss unter Extras | Einstellungen | Ausgeben bei Ablegen im Dokumentenmanagement die Auswahl Einzeldokumente getroffen werden. Damit aber nicht nach jedem Einzeldokument der Übergabedialog Dokument im Dokumentenmanagement ablegen erscheint, sollte unter Extras | Einstellungen | Dokumentenmanagement der Haken bei Dialog „Dokument im Dokumentenmanagement ablegen“ anzeigen deaktiviert werden! Die Übergabe erfolgt dadurch "silent". Bei der Übergabe von Einzeldokumenten wird die jeweilige Dokumentenbezeichnung (ESt 1A, Anlage Sonderausgaben...) als Beschreibung automatisch mit übergeben.

Eine weitere Möglichkeit ist die Weitergabe pro Auswertungsgruppe (anstatt Einzeldokumente). Hierbei werden die Dokumente nach Typ (Formulare, Ergänzungslisten, Berechnungslisten…) sortiert. Auch bei dieser Übergabe wird automatisch die Beschreibung der Auswertungstypen automatisch mit übergeben.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stimpfig

DATEV eG

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 Hallo Herr Stimpfig,

"Die Übergabe von Einzeldokumenten ist ebenfalls möglich. Hierzu muss unter Extras | Einstellungen | Ausgeben bei Ablegen im Dokumentenmanagement die Auswahl Einzeldokumente getroffen werden. Damit aber nicht nach jedem Einzeldokument der Übergabedialog Dokument im Dokumentenmanagement ablegen erscheint, sollte unter Extras | Einstellungen | Dokumentenmanagement der Haken bei Dialog „Dokument im Dokumentenmanagement ablegen“ anzeigen deaktiviert werden! Die Übergabe erfolgt dadurch "silent". Bei der Übergabe von Einzeldokumenten wird die jeweilige Dokumentenbezeichnung (ESt 1A, Anlage Sonderausgaben...) als Beschreibung automatisch mit übergeben."

Wie muss ich das Einstellen, damit die Bezeichnung so wie bei Ihnen übernommen wird?

Bei mir steht egal wie ich es einstelle immer "EStE 2021" bei allen Dokumenten. 

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Hallo dominikmayer,

ich gehe davon aus, dass EStE Ihre Knigge-Bezeichnung ist. Diese haben Sie vermutlich unter Extras | Einstellungen | Dokumentenmanagement | Vorbelegung Beschreibung hinterlegt. Somit sind Sie bereits auf folgende Einschränkung gestoßen:

Die Dokumentbezeichnungen werden nur dann vergeben, wenn bei Vorbelegung Beschreibung der Punkt <Ohne> ausgewählt ist. Die Ablagestruktur muss hierfür über die Felder Bereich, Ordner und Register erfolgen.

Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, für Alle Auswertungsgruppen eine gemeinsame Ablagestruktur einzurichten oder für jede Auswertungsgruppe eine separate Ablagestruktur zu verwenden.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stimpfig

DATEV eG

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Danke!