digitale Personalakte für die eigene Kanzlei -> zwingend mit Unterberaternummer?

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Hallo Zusammen, 

wir wollen für die eigene Lohnbuchhaltung in der Kanzlei die digitale Personalakte nutzen. Und (z.B.) durch das Sekretariat die eAU'en abrufen lassen, Personaldaten anlegen ... die digitalen Verträge etc. hinterlegen...

Muss ich zwingend eine Unterberaternummer beantragen, obwohl die Kanzlei für die eigene (Lohn-)Buchführung eine eigene Mitgliedschaft (geschützte Beraternummer, keine Unterberaternummer) besitzt?

Das wäre doppelt gemoppelt...

Hat da jemand Erfahrung? Oder einen Tipp?

DANKE!

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@kleinerMombotz schrieb:

Muss ich zwingend eine Unterberaternummer beantragen, obwohl die Kanzlei für die eigene (Lohn-)Buchführung eine eigene Mitgliedschaft (geschützte Beraternummer, keine Unterberaternummer) besitzt?

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Nein. Dann ist diese zu nutzen bzw. haben die Kanzleimitarbeiter sicherlich alle DATEV Medien auf einer nicht-geschützten Beraternummer, richtig? Dann müsste man die Anwender, die es betrifft für diese geschützte Beraternummer freigeben aber in der Rechteverwaltung online dann aufpassen, dass man nicht zu viel im DUO freigibt. 

Hat man zwei DUO Gruppen und zwei globale Freigaben, addieren sich die Rechte. Heißt: wer in Gruppe 1 zur normalen Kanzleiberaternummer, wo auch alle / viele Mandate drunter fallen, alles im Bereich Auswertungen Personalwirtschaft freigegeben hat, darf nicht eine Gruppe 2 mit globaler Freigabe und der geschützten Beraternummer auf DATEV Personaldaten arbeiten. Weil sich die Rechte addieren sehen dann auch die Mitarbeiter alle Freigaben im Bereich Auswertungen Personalwirtschaft für die geschützte Kanzleiberaternummer. 

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Hallo Daniel, 

vielen Dank für die Antwort! Ich habe schon festgestellt, dass ich ein ganz anderes Problem habe.

Ich kann über die Mandantenregistrierung den Vertrag nicht anlegen. Und da habe ich leider noch nicht herausgefunden, woran das jetzt wieder liegt. 

Die Beraternummer liegt nicht auf der Ausschlussliste, aber ich finde keine SmartCard, die mich dazu befähigen würde die Mandantenregistrierung zu erstellen, es sei denn, ich beantrage eine Unterberaternummer...

Wahrscheinlich liegt es daran, dass es zu der Mitgliedschaft keine SmartCard gibt, die Hauptadminrechte besitzt. Oder bin ich auf dem Holzweg? Eine Registrierung ist mir übrigens auch nicht über einen "Chef-Arbeitsplatz" mit Hauptadminrechten und SmartCard für Berufsträger gelungen. Allerdings ist die eigentliche "Hauptberaternummer" logischerweise vorherrschend. Darüber läuft alles. Wir haben natürlich die kanzleiinterne Beraternummer in der Rechteverwaltung für alle Mitarbeiter gesperrt bzw. herausgenommen, die damit nichts zu tun haben (auch ich habe keinen Zugriff, daher der Versuch über den Chef).

Außerdem: Der Registrierungsprozess fragt ja auch nach einer mandantengenutzten Beraternummer. Die kanzleiinterne Beraternummer sieht er nicht als Unterberaternummer zu unserer "Hauptberaternummer". Da komme ich also nicht weiter.

In diesem Fall wollte ich zudem auf "Zuordnung von externen Mitarbeitern" und auf Anträge auf Zugriff auf geschützte Beraternummern verzichten. Dann muss man halt den mIdentity wechseln, wenn es um die internen Sachen geht.

Vielen Dank für den Hinweis auf die Addition der Rechte! Da wäre ich wahrscheinlich drüber gestolpert. 

Ich bin mir nicht sicher, ob das verständlich war. Ansonsten muss ich mal direkt mit dem Logistikcenter Kontakt aufnehmen.

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@kleinerMombotz schrieb:

Dann muss man halt den mIdentity wechseln, wenn es um die internen Sachen geht.

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Und das führt zu (mehr) Akzeptanz zu neuen, digitalen Lösungen 🤔? Wer mir so käme, den würde ich schief angucken 😜. Das klingt nach Workaround für den ich nicht zu haben bin. 

Ich tue mich gerade etwas schwer beim Verständnis via Text. Das ginge via Fernwartung, wenn man zusammen auf die Systeme schaut, sicherlich schneller. 

Auf alle Fälle habe ich in der Rechteverwaltung online zumindest alle Möglichkeiten innerhalb der normalen  Kanzleiberaternummer, diese Programme freizugeben:

Da es sich um eine DUO Kanzleigruppe handelt, kann ich alle Mitarbeiter aus der Kanzlei dieser Gruppe hinzufügen. Ebenso greift die globale Freigabe auf die interne, geschützte Kanzleiberaternummer, da ich dafür ebenfalls freigeschaltet bin. Dann muss man nur noch alle Personen via Formular dazu berechtigen, auch auf diese Beraternummer zugreifen zu dürfen. Und schon passen die Rechte alle zusammen. 

Viel Erfolg beim DATEV LC! 

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Sagen wir es so:

Wenn ich so dürfte, wie ich könnte oder wollte... 😉 Man kann halt nur mit dem Arbeiten, was einem zur Verfügung gestellt wird. 

Das hat so ein bisschen damit zu tun, dass ich nicht immer mitbekomme, wenn sich innerhalb der kanzleiinternen Zuständigkeiten etwas ändert und die Entscheidungsträger die technischen Hintergründe nicht auf dem Plan haben und völlig überfordert sind, wenn es um die Rechteverwaltung (online) geht. "Ordnungsbegriffe" ist da so etwas wie ein Fremdwort. Dazu kommt eine gewisse Sensibilität, wenn es um kanzleiinterne Sachen geht... 

Das Spiel mit Berater-, Mandantennummer, Unterberaternummer, externen Mitarbeitern, geschützten Beraternummern und die dazugehörige Administration, wenn man mit mehr als nur 2 Mitgliedschaften arbeiten muss, führt da schon manchmal zu echten Verwirrungen und zu einer gewissen Kapitulation. 

Apropos: kann ich eigentlich (Haupt-) Administratorrechte für 2 oder3 Mitgliedschaften auf einer SmartCard haben? Bisher muss ich da immer umstecken, damit ich den "externen Mitarbeiter" administrieren kann...

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@kleinerMombotz schrieb:

Apropos: kann ich eigentlich (Haupt-) Administratorrechte für 2 oder3 Mitgliedschaften auf einer SmartCard haben?

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Nein. Das wäre mir auch lieb, wenn 1 Berufsträger aber in min. 2 Kanzleien tätig ist. Das hatte ich bei DATEV angefragt aber weil es sich um 2 fremde Mitgliedschaften handelt, geht das nicht und externe Mitarbeiter kann man nicht zu (Haupt) Administratoren machen. Auch ich stecke fröhlich um, je nach dem, welche Kanzlei / Beraternummer man gerade braucht.  

Davon unabhängig kann man aber 2 Vollmachtsdatenbanken auf 1 SmartCard registrieren 😎. Die VDB ist also mandantenfähig und man muss nicht umstecken. 

Leider wird das auch durch das kommenden Rechteraum Management der DATEV nicht besser. Das sind die ersten Anfänge, wo DATEV versuchen will, die geänderte Art der Arbeit und Kollaboration darzustellen. In Release 1 wird das aber meine ich immer noch nicht gehen. 

DATEV ist eben > 50 Jahre alt und früher war Kanzlei A mit Beraternummer A und Kanzlei B und Beraternummer B eben zwei Fremde, die ja nichts von sich gegenseitig wissen sollten und durften. Durch die heutige Kollaboration, Arbeitsteilung und Co. wird diese DATEV Struktur aus den 1970er (?) aber nicht mehr gerecht.