Sofort-Freigabe-Zwang Personalakte

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Hallo,

Wenn ich ein PDF-Dokument für das Steuerbüro über „in Arbeit“ in die Personalakte ziehe und anschließend auf „Dokument hochladen“ gehe, dann ist das Dokument freigegeben und ich habe keinen Zugriff mehr darauf. Ich würde es wesentlich besser finden, wenn es, wie zum Beispiel bei dem Anlegen neuer Mitarbeiter, einen Zwischenspeicher geben würde und ich am Ende alle Dokumente gesammelt freigeben könnte. Damit man Dokumente, wenn nötig, löschen oder ändern kann.

Es passiert nämlich gelegentlich, dass man aus Versehen auf den Button „Dokument hochladen“ klickt, obwohl die Maske noch nicht vollständig ausgefüllt ist, oder dass man ein Dokument doppelt hochgeladen hat oder wie bei uns, da wir zwei verschiedenen Firmen sind, versehentlich das Dokument eines Mitarbeiters hochgeladen hat, der eigentlich in der anderen Firma beschäftigt ist. Manchmal hat man auch einfach in der „Maske“ etwas falsch benannt.

Wäre es möglich, das zu ändern?

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Hallo @Jul1,

Dokumente können Sie per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich der Personalakte ziehen oder über die Schaltfläche „Dokumente hochladen“ hinzufügen.

Anschließend wird das Dokument im Bereich „In Arbeit“ angezeigt. Dort können Sie die Angaben zur Zuordnung ergänzen und Ihre Eingaben über die Schaltfläche „Speichern“ zwischenspeichern.

Erst mit der Schaltfläche „Freigeben“ wird das Dokument zur weiteren Bearbeitung an die Steuerkanzlei übermittelt.
Danach können Sie es nicht mehr bearbeiten.

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Das ist so nicht ganz richtig. Nur wenn der Mandant in der Rechteverwaltung online das Recht "Personalakte - Dokument zuordnen" hat, kann er die Freigabe anstoßen.

Hat er dieses Recht nicht ist das Dokument sofort weg und nur noch in der Kanzleisicht zu sehen. Es löst auch sofort eine Benachrichtigungs Mail an die Kanzlei aus. 

Unsere Mandanten haben dieses Recht nicht, weil es immer wieder Probleme gab und der Mandant die Zuordnung vergaß oder falsch machte. Wir haben dann teilweise falsch abgerechnet.
Auch wir haben schon angeregt, daß erst einmal, wie in DUO, Belge hineingezogen werden können, dann kann sich der Mandant einen Überblick über die an die Kanzlei zu sendenden Dokumente verschaffen. Er kann also auch Belege sammeln, löschen, korrigieren etc. Wenn er alles fertig hat klickt er auf die, leider nicht existierende Schaltfläche "HOCHLADEN. Das könnte dann auch den angenehmen Nebeneffekt haben, daß man statt 5 -10 Mails nur noch eine bekommt.
Der momentane Workflow unterstützt, zumindest unsere Arbeitsweise, nicht.