Ich habe ein Problem beim Thema Betriebsdatenpflege. Anlass war ein unerklärlicher Einzelfall, der zwar mittlerweile geklärt ist, aber bei dem ich mir nicht sicher bin ob sich das Problem in Zukunft wiederholen könnte.
Der Mandant hat ein Schreiben der Arbeitsagentur bekommen in dem ihm mitgeteilt wurde welche Daten im Datensatz Betriebsdatenpflege gespeichert sind. Dort ist der Mandant selbst als "Ansprechpartner für SV-Träger" genannt. Im zweiten Teil "Vor der Änderung waren folgende Angaben zu Ihrem Beschäftigungsbetrieb gespeichert" wurde unter "Ansprechpartner für SV-Träger" noch die Kanzlei genannt - mit einer seltsamen Durchwahlnummer die wir noch nie benutzt haben.
Dementsprechend fragte der Mandant bei uns was es damit auf sich hat. Für ihn sah es erst mal so als wollten wir nicht mehr für ihn tätig sein.
Bei der Recherche bin ich auf folgende Sachverhalte gestoßen:
* Sämtliche Felder unter Mandantendaten -> Adresse -> Ansprechpartner hatten KEINE Änderung erfahren, da sonst eine entsprechende Änderungshistorie in der Feld-Protokollierung vorhanden wäre.
* Das letzte Monatsabschlussprotokoll hat einen Eintrag mit Hinweis #LN22867 zu einer Meldung zur Betriebsdatenpflege "wegen Änderung des Betriebsnamens"
* Das einzige Feld unter Mandantendaten -> Adresse -> Adresse mit einer Änderung ist das Feld "Mandantenbezeichnung". Hier wurde ein abweichendes Leerzeichen aus den zentralen Stammdaten übernommen.
* Lustigerweise wird aber das Feld "Mandantenbezeichnung" gar nicht im "DÜ-Protokoll Betriebsdaten" aufgeführt, da dort als "Name" nur das unveränderte Feld "Unternehmensname" aufgeführt wird. Die Auslösung der Datenübermittlung Betriebsdatenpflege ist damit programmseitig ohnehin fraglich, da ja kein übermitteltes Feld eine Änderung erfahren hat.
* Inhalte von eben jenem "DÜ-Protokoll Betriebsdaten":
** Betriebsnummer Beschäftigungsbetrieb (= die des Mandanten)
** Betriebsnummer Abrechnungsstelle (= die der Kanzlei)
** Abgabegrund: 01-Änderung
** Name, Straße, PLZ, Ort des Beschäftigungsbetriebs
** Kennzeichen Änderung Name: ja
** Kennzeichen Änderung Anschrift: nein
** Kennzeichen Beendigung Betriebstätigkeit: nein
** 3 weitere Angaben zur Rechtsform
** Ansprechpartner: Name, Tel und Mail des Mandanten (entsprechend Mandantendaten -> Adresse -> Ansprechpartner -> Ansprechpartner Mandant)
** Kennzeichen Änderung Ansprechpartner: nein
* Was also übermittelt wurde:
** Die Betriebsnummer der Kanzlei als Abrechnungsstelle
* Was nicht übermittelt wurde:
** Keines der Felder aus dem bereich Mandantendaten -> Adresse -> Ansprechpartner -> Ansprechpartner Lohnabrechnung
* Änderungen der Felder unter Mandantendaten -> Adresse -> Ansprechpartner -> Ansprechpartner Lohnabrechnung führen zu keiner Datenübermittlung Betriebsdatenpflege und selbst wenn man diese selbst über Abrechnung -> DÜ Betriebsdatenpflege anstößt werden keine Änderungen festgestellt.
* Nutzt man unter diesem Dialog den Haken "Datenbestand auch ohne Änderungen melden", wird der Datensatz direkt gesendet ohne dass man ihn sich vorher mal anschauen könnte.
* Bei einem Anruf bei der Arbeitsagentur habe ich herausgefunden, dass unsere Kanzleidaten dort zwar noch in irgendwelchen Kommentarsektionen vorhanden waren und nun auch wieder aktiviert werden konnten, dass aber z.B. auch die ursprüngliche Telefonnummer mit seltsamer Durchwahl vorhanden war, die ich so noch nie im Lohnabrechnungsprogramm hinterlegt hatte. Auf explizite Nachfrage wurde mir gesagt, dass hier KEINE direkte Verknüpfung zu unserem eigenen Betriebsnummerneintrag besteht, sondern dass die Ansprechpartnerdaten unverknüpft bei der jeweiligen (Mandanten-)Betriebsnummer hinterlegt sind. Wann/woher/warum konnte in diesem Fall nicht aufgeklärt werden, bei diesem Mandanten gab es zuvor noch nie eine Datenübermittlung Betriebsdatenpflege und alle Daten sind vermutlich seit ca. 15-20 Jahren so dort gespeichert.
Als Fazit heißt das also (?):
* Die Felder zu Mandantendaten -> Adresse -> Ansprechpartner -> Ansprechpartner Lohnabrechnung haben letztlich keinerlei Relevanz, da sie ohnehin nicht übermittelt werden.
** Laut https://apps.datev.de/help-center/documents/1021689 Abschnitt 2.2 werden sie nur herangezogen wenn die Felder beim Ansprechpartner Mandant nicht richtig befüllt sind.
** Wenn ich mal grob das in https://apps.datev.de/help-center/documents/1021689 ITSG-Pflichtenheft überfliege, finde ich unter 3.03 den "Ansprechpartner Entgelt und/oder Personal" für das Modul "Elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit
(BEA-Verfahren)" (Seite 418), also werden diese Felder nur für das BEA-Verfahren benutzt?
* Die neue Definition des Ansprechpartners unter Mandantendaten -> Adresse -> Lohnabrechnungsstelle ist für die Betriebsdatenpflege ebenfalls irrelevant, sondern nur für die Arbeitgeberkonten bei den Krankenkassen.
* Die bei der Arbeitsagentur bei der jeweiligen Mandanten-Betriebsnummer hinterlegten Daten zum Ansprechpartner für SV-Träger ist von außen weder einsehbar noch nachvollziehbar. Nach obigen Erkenntnissen scheint es also vom Glück/Arbeitsagentur-Sachbearbeiter abzuhängen ob:
** Beim Anlass einer Datenübermittlung Betriebsdatenpflege des Mandanten die ebenfalls übermittelte Betriebsnummer der Abrechnungsstelle durch die Arbeitsagentur herangezogen wird um die aktuellen Daten der Abrechnungsstellen-Betriebsnummer zur Mandanten-Betriebsnummer als Ansprechpartner für SV-Träger zu kopieren
** Bei diesem Anlass keine Datenaktualisierung erfolgt und die Abrechnungsstelle weiterhin mit irgendwelchen Uralt-Daten hinterlegt bleibt oder
** Bei diesem Anlass die Abrechnungsstelle sogar komplett entfernt wird und stattdessen der Mandant als Ansprechpartner für SV-Träger eingetragen wird.
Übersehe ich etwas? Mir erscheint dieses ganze Datenübermittlungskonstrukt zur Betriebsdatenpflege nur schein-digital zu sein, also es wird zwar elektronisch übermittelt aber dann hinterher doch wieder viel zu viel manuell gemacht. Hat das Programm einen Fehler? Hat das Gesamtsystem mit Arbeitsagentur bzw. ITSG einen Fehler?
Wie kann ich mir sicher sein, dass bei allen Mandanten-Betriebsnummern auch die aktuellen Kanzleidaten bei der Arbeitsagentur als Ansprechpartner für SV-Träger hinterlegt sind?
Wie kann ich mir sicher sein, dass bei künftigen Datenübermittlungen Betriebsdaten die Kanzlei nicht als Ansprechpartner für SV-Träger gelöscht wird?
