Lohn- und Gehaltsabrechnungen per Mail übermitteln

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Hallo!

Uns ist aufgefallen, dass nun bei jedem Mitarbeiter (in Lohn und Gehalt) auch Mail-Adressen eingetragen werden können. Vorher war das ja wohl nicht so. Es sieht für mich so aus, als wäre das mit dem letzten Update hinzugekommen.

Wäre es denn jetzt machbar, dass auch die Abrechnungen (einzelne oder gesamt) an die Mitarbeiter gemailt werden könnten?

schöne Grüße

Ingrit

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Ja, möglicherweise hilft Ihnen dieses Dokument hier weiter:

https://apps.datev.de/help-center/documents/9226164

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Vorher unbedingt mit dem Datenschutzbeauftragten darüber sprechen. Lohndaten von Mitarbeitern sind besonders heikel. 

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Korrekt 👍. Dann braucht es eine E-Mail Verschlüsselung und ob das alle Mitarbeiter mitmachen? Persönlich ziehe ich ANO 1000x der E-Mail Lösung vor und dabei ist es egal, welche E-Mail Verschlüsselung man nutzt. Die DATEV E-Mail Verschlüsselung: Schön ist anders und auf mobilen Geräten eher so lala und auch eine Sophos E-Mail Verschlüsselung ist nicht wirklich schick. 

Und unabhängig von der Verschlüsselung, was es für ein Theater mit E-Mails sein kann: kommt nicht an (z.B. Postfach voll); wird als Spam deklariert; kommt erst nach viel Verspätung an; kann einfach gelöscht werden > dann müssen Sie nochmal eine E-Mail verschicken; ...

Keine Mails von Stadtverwaltungen: Zu viel Spam bei GMX und Web.de

Und dann würde ich mich wohl auf 1 Lösung einigen. Nicht das Mitarbeiter A ANO nutzt und B aber eine E-Mail haben will, der Geschäftsführer bekommt es noch per Post - was will man dann noch alles umsetzen (besonders im Vertretungsfall: Urlaub, Krankheit)? Digitalisierung heißt Standards zu etablieren und der ist mit ANO technisch schon ganz gut 😉. Sie machen die Abrechnung - danach kann der Mitarbeiter machen, was und wann er will im Portal. 

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wir haben mit unserem alten Lohn-Programm (bis Dezember 2020) die Abrechnungen immer verschlüsselt gemailt....

das wurde aber direkt aus dem Programm heraus gestartet und war nur einmal (pro Abrechnung) möglich. Daran hatten sich alle gewöhnt und es gab kaum Probleme damit.  Es gab dann eher Bedenken, als mit Januar 21 auf Datev umgestellt haben und alles auf Arbeitnehmer online umgestellt wurde und viele Mitarbeiter dachten, dass ihre Daten nun offen bei Datev "rumliegen" würden....

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@Ingrit schrieb:

Es gab dann eher Bedenken, als mit Januar 21 auf Datev umgestellt haben und alles auf Arbeitnehmer online umgestellt wurde und viele Mitarbeiter dachten, dass ihre Daten nun offen bei Datev "rumliegen" würden....

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Mich würde wirklich interessieren, woher diese Bedenken kommen 🤔. Kein Scherz! Weil wenn man jemanden noch zu 100% in Datensicherheit, DSGVO und Co. trauen kann, dann ist das die DATEV in meinen Augen. Mich würde auch interessieren, ob die Personen, die solche Aussagen treffen, auch bei amazon kaufen, Google nutzen, ein Windows samt Smartphone nutzen und viele weitere Annehmlichkeiten der Digitalisierung. Wenn ja, kann man sich ja dank DSGVO eine Auskunft bei den Anbietern holen, was dort alles zu einem gespeichert wurde 😉. 

Bitte nicht falsch verstehen 🙏; ich versuche vielleicht nur die größeren Zusammenhänge darzustellen.

Katharina Nocun: Was Amazon über seine Kunden weiß

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@Ingrit schrieb:

wir haben mit unserem alten Lohn-Programm (bis Dezember 2020) die Abrechnungen immer verschlüsselt gemailt....

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Wie hieß das Programm? 😀 Wie wurde verschlüsselt: S/MIME, PGP, ...? Oder wurde die Abrechnung / das PDF nur kennwortgeschützt? 

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... genau das waren auch unsere Antworten dazu

aber es war bei vielen auch einfach nur: wenn man meckern will, dann findet man immer einen Grund

Das Problem bei der Umstellung auf Datev war einfach, dass wir vorher nicht wussten, wie das mit dem OnlinePortal bei Datev läuft und während wir noch in den ersten Datev-Schritten waren und das Thema ArbeitnehmerOnline angeschnitten wurde, da sagte unser Berater, welche Klicks wir machen sollten, um das Portal zu starten...., und hatte aber vorher nicht gesagt, dass damit auch gleichzeitig die Registrierungsbriefe rausgingen...., so konnten wir die Mitarbeiter, die in ganz Deutschland verteilt wohnen, nicht mehr vorab in Ruhe darüber informieren..., auf einmal hatten alle so einen Brief von Datev und wussten teilweise nicht, was sie damit machen sollten und meckerten einfach, warum sie auf einmal Post von Datev bekommen würden, schließlich hätten sie ja nichts damit zu tun.....

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das alte Programm hieß GDI und es wurde in den Stammdaten für jeden Mitarbeiter neben einer Mail-Adresse ein Passwort eingetragen, mit dem der Empfänger die übermittelte PDF öffnen konnte....

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Ah, okay. Alles klar 👍! Danke für die Aufklärung 😀. Das erklärt vieles. 

Klingt alles unschön und nach großen Kommunikationsproblemen 😣. Falls Sie Fragen haben oder nach Antworten auf Probleme suchen: die Community steht in der Regel immer mit Rat und Tat zur Seite und schaut auch mal rechts und links der Lösung nach zu beachtenden Themen und Auswirkungen. 

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@Ingrit schrieb:

da sagte unser Berater

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Der DATEV bzw. der DATEV Mitarbeiter? Dann bitte ein konstruktives Feedback an ihn bzw. die DATEV richten, damit das das nächste Mal nicht passiert bzw. so ein Projekt deutlich entspannter abläuft und keine so großen Wellen nach sich zieht. Die DATEV ist offen für solch Feedback und auch dankbar, wenn man's entsprechend formuliert. Der Ton macht die Musik 😊. 

Ich bin ein ANO Freund und würde nichts anderes mehr nutzen wollen 💪. Es ist nicht perfekt, das weiß DATEV auch aber rein technisch schon sehr sauber, flexibel und macht bei mir 0% Probleme.

Bezogen auf Ihre E-Mail als technischer Hintergrund: Mein privates Postfach liegt bei Microsoft online, damit ich iPhone, iPad, PC & MacBook automatisch synchronisieren kann. Die Daten liegen also wohl in den USA 🇺🇲 und selbst wenn in DE 🇩🇪 heißt das ja nicht, dass Microsoft nicht doch an die Daten kommt. Und selbst bei einer Verschlüsslung hat die NSA und Co. da sicherlich Mittel und Wege. ANO liegt zu 100% in Deutschland und ist DSGVO-sauber 👍.

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@Ingrit schrieb:

das alte Programm hieß GDI und es wurde in den Stammdaten für jeden Mitarbeiter neben einer Mail-Adresse ein Passwort eingetragen, mit dem der Empfänger die übermittelte PDF öffnen konnte....

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Okay. Dann ist also die E-Mail an sich nicht verschlüsselt und nur der Anhang. Das heißt, wenn das Passwort nicht aus 20 Zeichen besteht, lässt sich das mit heutigen Mitteln recht einfach knacken und bleibt das Passwort bei jeder E-Mail gleich? Wenn ja und Dritte haben das Kennwort erbeutet; man weiß davon nichts, haben dann jeden Monat die Angreifer die Abrechnung im Klartext vorliegen. 

Und da ich sehe, was für Kennwörter bei uns als Passwort verwendet werden 😲 mir wird übel. 

Deshalb hat ANO eine 2FA eingebaut, sodass man entweder eine TAN via SMS braucht oder den neuen Personalausweis. 

Technisch sind Sie @Ingrit mit ANO daher jetzt sicherer unterwegs als je zuvor 😀!

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ich persönlich finde ANO auch sehr gut weil dort einfach jederzeit alle Daten abzurufen sind, die der AN braucht....

aber wie schon gesagt, wenn man meckern will, findet man immer einen Grund

die unglückliche Datev-Einführung hat bei uns zu mehreren unschönen Erlebnissen geführt weil alles auf dem letzten Drücker war und wir nicht großartig testen konnten vorab. Die Info, dass einiges unschön gelaufen ist (mit der Einführung von Datev mit dem Datev-Berater), haben wir auch direkt weitergegeben. Aber man sagte uns auch, das wäre einfach normal und bei jedem Neu-Nutzer so