@SJ_2020 schrieb:
Jetzt informierte mich der Mandant darüber, dass er den Anhang nicht öffnen kann da bei dem Unternehmen angehängte Textdateien blockiert werden
Guter Mandant! 👍 Wenn man aus Vorfällen nicht lernen kann, weil man bisher verschont wurde (hoffentlich), tritt man gleich proaktiv Lösungen voran, die verhindern, dass man gehackt wird. Zumindest verringert man so das Risiko enorm. Coole Sache 😎!
@SJ_2020 schrieb:
Ein Export von PDF in EXCEL scheint vor Ort nicht möglich zu sein.
Macht auch keinen Sinn, weil die Makros (kleine Programme innerhalb Excels) sehr wichtig sind und ohne Makros auch keine Verbindung zum Lohn besteht. Makros gibt es in PDF nicht.
@SJ_2020 schrieb:
In welcher Form übermitteln Sie die Vorerfassungstabelle? Gibt es eine Alternative zu EXCEL?
Falls das Mandat es zulässt: tatsächlich als Excel Anhang. Falls es nicht möglich ist, nutzen wir einen Mandantenaustausch (Dropbox für die Kanzlei, siehe eingestellte DATEV CloudBox). Das gibt es in etlichen Versionen, die sich alle unterscheiden und auch hier muss man auf den Workflow achten, damit das nicht eine Krücke wird. So sollte die Kanzlei am besten direkt aus dem Windows Explorer auf die Daten zugreifen können, ohne sich erst in einem Portal anmelden zu müssen. Auch Mandanten wollen gerne so arbeiten und sich nicht erst online irgendwo anmelden oder gar via iPhone / iPad damit arbeiten.
Was auch nicht gehen wird und super umständlich ist: Die Excel Datei vorher zippen (*.zip Archiv). Wobei ich auch das als Kanzlei / Mandant tatsächlich blocken würde - ebenfalls aus Sicherheitsgründen.
Wenn Sie Microsoft365 schon nutzen, kann man da auf OneDrive setzen. Über die berufsrechtlichen Konsequenzen kann ich nichts sagen. Kenne aber einige Kanzleien, die dem eher offen gegenüber stehen.
Eine größere Kollaborationsplattform ist auch https://kanzlei.land - nutzen auch viele.
Oder man sucht sich einen alternativen Anbieter, der gleich alles browser-basiert löst und wo der Mandant gleich schick seine Zahlen eingeben kann. Ähnlich wie FastDocs, wo man im Bereich Personal z.B. neue Mitarbeiter so eintippt, dass man die Daten gleich im Lohn importieren kann.
Zu guter Letzt: DATEV arbeitet an einer neuen Optik und Technik der Lohnvorerfassung online. Dazu braucht es aber mindestens einen DUO compact Vertrag. Wenn das denn wann für alle freigegeben wird, braucht man nur noch ein SmartLogin und ist damit sehr flexibel. Der mIDentity kostet pro Stück und ist an Windows plus dem SiPa compact gebunden.
Was ich vermeiden würde: 2 oder mehr Lösungen einzusetzen, weil man dann ggf. im Vertretungsfall immer aktiv schauen muss, welche Lösung man bei welchen Mandanten nutzt: hier geht E-Mail, da nicht, da nutzt man Lösung Z. Das macht es nicht einfacher.
