Dokumentation Zahlung steuerfreier Zuschuss zu Ticket ÖPNV

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Hallo zusammen,

ich habe jetzt erstmal den Fall, dass ein Mandat seinem MA das ÖPNV-Ticket (ganz oder teilweise) zahlen möchte. Das Ticket kauft dabei der Mitarbeiter und soll dann die steuerfreie Erstattung über den Lohn erhalten. Wie dokumentiert ihr das in den Abrechnungsunterlagen, damit es bei Prüfungen zu keinen Problemen kommt. Reicht der Mitarbeiter dann die Rechnung für das Ticket ein und das wird dann bei Prüfungen vorgelegt?

Hatte schonmal jemand den Fall, dass eine Jahreskarte gekauft (und bezuschusst wurde) und dann der Mitarbeiter entweder vor Ablauf des Jahres ausgeschieden ist oder innerhalb des Unternehmens den Standort gewechselt hat und dann das Ticket nicht mehr beruflich nutzen konnte? Gibt es dann Probleme, wenn z.B. im Vorhinein die Kosten für ein Jahresticket steuerfrei erstattet wurden?

Für eure Erfahrungswerte danke ich!

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Bei meiner früheren Arbeitsstelle haben wir uns 1 mal jährlich:

- 1 Kopie der Jahreskarte +

- Kopie des Zahlungsbelegs +

- eine Erklärung, was bei Änderungen zu tun ist (Fahrpreis wird geändert oder oder) unterschreiben lassen.

- den monatlichen Betrag für 12 Monate (in Lodas) als Festbezug hinterlegt. 

Alles zusammen war in einem Ordner " Fahrtkosten" jeweils pro Jahr abgelegt. Wenn die 12 Monate um waren und kein neuer Nachweis vorgelegt wurde, gab es den Zuschutz "automatisch" nicht mehr.

Hat immer gut funktioniert. Bei Prüfungen konnte schnell der gesamte Ordner gezogen werden und alles war vollständig zusammen.