Digitale Personalakte und Unternehmen Online

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Hallo zusammen,

ich war kürzlich auf einem Seminar zu Unternehmen Online, was mir schon bekannt war, aber nicht flächendeckend bei uns eingesetzt wird.

Dies möchte ich nun ändern und das verbreiten. Auch ist mir in diesem Zusammenhang zu Ohren gekommen, dass es die Möglichkeit einer digitalen Personalakte gibt. Zumindest soweit man im Unternehme Online schon die neue Variante benutzt.

Meine Frage betrifft die Stammdaten der ganzen Sache und zwar auch oder gerade im Zusammenhang mit mitgliedsgebundenen Mandantengeschäften.

Bei UO muss man ja die gleiche Berater und Mandantennummer verwenden, unter der man auch die Buchhaltung macht. Idealerweise nehmen wir dafür immer die Beraternummer, die der Mandant neu bekommt und speichern die bisherigen Bestände um, damit zumindest eine klare Linie drin ist.

Nun meine 1. Frage: ist das bei der digitalen Personalakte auch zwingend so? Müssen Beraternummer und Mandantennummer aus Lohn und Gehalt überein stimmen? Ich nehme an schon und deshalb wäre es wohl in diesen Fällen erforderlich, die Lohnmandate übers RZ umzustellen oder in UO die "alte" Beraternummer" zu verwenden.

Da wir üblicherweise die Unterberaternummern mit "mitgliedsgebundenen Mandantengeschäften" ausstatten, da es aus Verwaltungsgründen und Rechnungsgründen einfacher für uns ist, würde ich in diesen Fällen gerne wissen wollen, wie das dann mit den Kosten für die im RZ geführten Bestände eigentlich ist?

Werden diese dann direkt der Mandanten-Beraternummer verrechnet? oder dem, der die Bestände ins RZ einspeist? Und wie ist es eigentlich bei Rewe?

Ich muss zugeben, dass ich mir vorher nie Gedanken darüber gemacht habe, weil Unternehmen Online klar war dass es der Mandant bezahlt, aber ich will vermeiden, dass wir jetzt zum Beispiel reihenweise Lohnmandate umstellen und dann die Kosten für die RZ-Bestände nur so zu den Mandanten flattern.

Gibt es Tips oder Hilfe? Bitte bitte schnell - es eilt sehr

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Hallo und Guten Morgen

auch ich habe in diesem Jahr mit einigen unserer größeren Mandanten über die Möglichkeit der digitalen Personalakte gesprochen und bei einem Mandanten zu Februar umgestellt.

Da wir die Buchführung pflegen und die Belege buchen mussten wir die Mandanten in UN-Online so einrichten, dass sie mit unseren Bestandsnummer übereinstimmen, sonst können die Daten nicht ans Steuerbüro übermittelt werden. Nur wenn der Mandant selbst bucht und den Bestand vor Ort hat muss die Unterberaternummer in den Rechten aktiviert werden. Diesen Fall haben wir aber in unseren UN-Online-Mandanten nicht. Die Digitale Personalakte ist seit der Version 9.8 integriert. Ich hatte keine Probleme bei der Aktivierung. Aus diesem Grund vermute ich, dass auch die Beraternummer und Mandantennummer im Lohn übereinstimmen muss. Die Kosten sind so viel ich weiß über die Gebühren des Programms Unternehmen online gedeckt. Die Kosten der Speicherung wird sich nach der Datenmenge staffeln. Diese Kosten werden z. Zt. über unsere Rechnung abgewickelt und anschl. an den Mandanten weiterberechnet aber ich glaube das kann man bei der Aktivierung der Smartcard und der einzelnen Produkte für die Mandanten wählen (ob die Rechnung über die Hauptberaternummer oder der Unterberaternummer erfolgen soll). Genaueres wird man aber bei der Datev erfragen können.

Ich war vor ca. zwei Jahren das letzte Mal bei einem UN-Online Seminar. Dort wurde die digitale Personalakte kurz angesprochen (also gar nicht im Detail ) Ich bin noch ein bisschen enttäuscht, da ich dachte, dass bei der Belegbearbeitung gewisse Stammdaten (wie z. B. Änderung der Stunden, Anpassung des Gehalts) evtl. eingelesen und automatisch verarbeitet würde (wie die OCR-Erkennung im Belegbuchen) aber das habe ich z. Zt. noch nicht gefunden...

Aber mal schauen - ich habe erst 1 x damit gearbeitet

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Hallo Frau Lammers,

eine Sache: Sie sind frei in der Entscheidung, auf welcher Nummer Sie buchen.

Es muss nur zusammenpassen und die Smart Cards müssen freigeben sein.

Heißt: Ich kann durchaus einen Mandanten unter seiner Mandantengenutzten Beraternummer in Unternehmen online anlegen und diesen dann auch bei mir in der Kanzlei buchen. Dann muss der FiBu Bestand bei mir in der Kanzlei aber auch unter dem Nummernzusammenhang geführt werden und ich muss in der Rechteverwaltung der SmartCards die Unterberaternummer für die Mitarbeiter die den Mandanten bearbeiten freischalten.

Das würde ich auch immer empfehlen. Warum?
a.) sichere Abgrenzung der Rechte von den Kanzleibeständen. Es müssen keine MandantenSmartCards auf die Kanzleiberaternummer/Mandantennummer freigeschaltet werden. (Passiert ein Fehler bei der Rechteadministration, z.B. *-Setzung an der Falschen stelle hat dies keine Konsequenzen, wenn alles unter der Mandantengenutzten Beraternummer läuft. In der anderen Konstellation sieht der Mandant ggf. alle Auswertungen der Mandanten der Kanzlei 😞

b.) Datenübertrag: Wenn ein Mandant geht, muss ich nur die Beraternummer übertragen. Damit ist für mich der Fall erledigt. Keine Bestände mehr umschlüsseln oder ähnliches

Soweit...

Viele Grüße

AS