im Hinblick auf die kommende Verpflichtung zur digitalen Personalakte möchten wir unsere Mandanten frühzeitig für das Thema sensibilisieren.
Frühzeitig finde ich gut 😉
Und es gibt keine Verpflichtung zum Führen einer digitalen Personalakte, sondern "nur" eine Pflicht zur Aufbewahrung von bestimmten digital Entgeltunterlagen.
Habe ich es richtig verstanden, dass jeder Mandant, der DATEV Personal nutzen möchte, zwingend auch einen Zugang zu DATEV Unternehmen online (DUO) benötigt?
Ja, es wird ein DUO Vertrag benötigt.
Wie sind eure bisherigen Erfahrungen mit dem Einsatz von DATEV Personal bei euren Mandanten?
Gut. Bei einigen geht es schneller als bei anderen. Das hängt natürlich vom Typ ab, wie schnell man mit Neuerungen und Umstellungen klarkommt. Aber wenn man Dinge gut erklärt und auch für weitergehende Hilfe erreichbar ist, kommt das gut an.
Welche Rechte und Berechtigungen räumt ihr euren Mandanten innerhalb von DATEV Personal ein? Wir als Kanzlei können diese ja individuell festlegen. Welche Rechte haben sich in der Praxis bewährt und wo würdet ihr eher Einschränkungen vornehmen?
Kommt darauf an, was der Mandant machen soll. Wenn er nur Bewegungsdaten erfassen soll, dann alles andere sperren. Wenn er nur die Personalakte nutzen soll, alles andere sperren. Das müsst ihr individuell entscheiden.
Wie gestaltet ihr die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant bei der Nutzung von DATEV Personal?
Wenn der Mandant sich dafür entschieden hat, wird das Produkt bestellt und ein Termin zur Einrichtung bzw. Erklärung vereinbart. Hier wird dann die Nutzung besprochen. Man fängt mit 1-2 Bausteinen an (Personalakte, eAU) und führt weitere Bausteine (Mitarbeiter neu anlegen, Daten ändern) nach und nach ein.
Wie habt ihr das Thema kommuniziert und eure Mandanten für die Umstellung sensibilisiert?
Gab es bestimmte Vorgehensweisen oder Argumente, mit denen ihr besonders gute Erfahrungen gemacht habt?
Wir haben die Mandanten flächendecken im Oktober mit dem Hinweis auf die verpflichtende Aufbewahrung von digitalen Entgeltunterlagen angeschrieben und Datev Personal + Arbeitnehmer Online angeboten. Alle die sich nicht zurückgemeldet haben bzw. Nein gesagt haben, bekommen ein weiteres Schreiben, in dem festgehalten wird, dass die Lohnabrechnung bei Nicht-Nutzung von Datev Personal ab 2027 teuer wird.
Ansonsten sind die Argumente:
- Systembrüche vermeiden
- keine doppelte Datenerfassung
- einfacher Zugriff auf Personalunterlagen
- Wenn Unterlagen eh per Mail kommen, können Sie auch hochgeladen werden (gleicher Aufwand)
- eAU selbst abrufen
