Arbeitnehmer Online - Arbeitnehmer tritt aus und im folgenden Monat neu ein

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Hallo Zusammen,

folgender Fall: eine Arbeitnehmerin, die zuvor als Minijobberin im Unternehmen (bis 03.2023) tätig war, wird (ab 04.2023) als Vollzeitkraft eingestellt.

Im Lohn haben wir ihr eine neue Personalnummer gegeben und die Minijob-Beschäftigung beendet.
Im Arbeitnehmer Online Cockpit ist hinterlegt, dass neue Mitarbeiter automatisch eingeladen und bei ausgetretenen Mitarbeitern der Zugang nach 3 Monaten deaktiviert wird.

Leider hat die Mitarbeiterin keinen neuen Brief erhalten... (Passiert in letzter Zeit sehr häufig, ist das bei euch auch so?)

Meine eigentliche Frage: Was passiert nun mit dem Zugriff? Wird er komplett deaktiviert oder hat sie nach 3 Monaten nur keinen Zugriff mehr auf Ihre Minijobberunterlagen?🤔

Vielen Dank schonmal. LG

[#2 · Accepted solution]

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@KruegerKOB schrieb:

Leider hat die Mitarbeiterin keinen neuen Brief erhalten... (Passiert in letzter Zeit sehr häufig, ist das bei euch auch so?)

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Ja, bist Du nicht die erste, die das sagt. Was da los ist, gute Frage. Als Idee: Bundesnetzagentur: Weniger Beschwerden über die Post eingegangen Daher bin ich fast schon soweit, den 16-stelligen Code via E-Mail oder 5F oder kanzlei.land oder wie auch immer gleich digital zukommen zu lassen. Dann braucht man sich nicht noch einen Kopf aka Arbeit und Aufwand um die deutsche Post 📯 machen - ohne die die Digitalisierung im Lande zusammen bricht 😂.

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@KruegerKOB schrieb:

Meine eigentliche Frage: Was passiert nun mit dem Zugriff? Wird er komplett deaktiviert oder hat sie nach 3 Monaten nur keinen Zugriff mehr auf Ihre Minijobberunterlagen?🤔

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Gegenfrage: Hat sie schon das neue ANO ab 19.09 bzw. hat sie ANO erst danach bekommen oder hat sie das alte ANO beim Minijob? Wenn sie das neue ANO schon hat, hat sie vorübergehend wohl 2 Leistungen: 1x MiniJob und 1x Vollzeit. Dann kann sie den neuen 16-stelligen Code im ANO Portal eingeben und kann dann die Abrechnungen aus der Vollzeitstelle laden und die alte MiniJob Leistung wird nach 3M deaktiviert - wenn man alle Automatiken eingeschaltet hat. Das teilt DATEV aber beim ANO Login auch mit. 

HIER mal ein Schaubild. Leistung 1 und 2 kommen dann aber vom gleichen Arbeitgeber; unterscheiden sich aber dennoch, weil es 2 unterschiedliche Personalnummern sind, an die DATEV noch alles fest macht. 

Anders ist es, wenn sie das alte ANO hat und nun das neue bekommen muss. 

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Im ANO Cockpit haben Sie die Möglichkeit, den Versandweg einzustellen:

Wenn Sie dort den Briefversand abgewählt haben, können Sie den Einladungscode unter "Mitarbeiterdetails" einsehen und der Mitarbeiterin übermitteln.

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@KruegerKOB  schrieb:

Meine eigentliche Frage: Was passiert nun mit dem Zugriff? Wird er komplett deaktiviert oder hat sie nach 3 Monaten nur keinen Zugriff mehr auf Ihre Minijobberunterlagen?

Nicht "oder", sondern "und"! Drei Monate lang hat sie noch Zugriff auf die Unterlagen und danach wird der Zugang deaktiviert.

Sofern Sie den alten Zugang nicht deaktivieren (Kosten laufen weiter!), können Sie auch beide Arbeitsverhältnisse in einem Account abbilden:

Lohndokumente von mehreren Arbeitgeberverhältnissen in einem Account einsehen - DATEV Hilfe-Center

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EDIT: Schon wieder zu langsam! 😆

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Vielen Dank für die schnelle Antwort. Sie hat das neue ANO. Da bin ich beruhigt, dass sie den Zugang behält.👍

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Danke für die Rückmeldung #andrereissig.
Briefversand ist hinterlegt. Wir haben leider viele Mandanten bei denen es nicht geklappt hat.
Sogar die Mitarbeiter ein ganzes Unternehmen haben keinen einzigen Brief erhalten.🤔 Keine Ahnung was da nicht stimmt. 

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Ja, dieses Problem taucht immer mal wieder auf, wobei es natürlich schwer ist, hier eine Ursache zu ermitteln.

DATEV beruft sich dabei auf den automatisierten Prozess im Druckzentrum und bis man von der Deutschen Post eine (unspezifische, nutzlose) Antwort erhält, sind die Mitarbeiter bereits im Ruhestand.

Da hilft es im Zweifel nur, den Versand erneut anzustoßen oder die Codes zur Verteilung an den AG zu übermitteln.

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@andrereissig schrieb:

Da hilft es im Zweifel nur, den Versand erneut anzustoßen oder die Codes zur Verteilung an den AG zu übermitteln.

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Immerhin kann man die Codes ja mittlerweile in Masse als Excel Tabelle exportieren. Ich würde daraus dann eine PDF machen, wenn man sie per E-Mail verschickt, damit administrierte E-Mail Server die Excel Tabelle nicht aus Sicherheitsgründen löschen oder die Tabelle via kanzlei.land und Co. verteilen, wenn man damit arbeiten will, wobei man eine PDF in Excel importieren kann und man die Spalten und Zeilen wohl so wieder haben sollte, was es früher war. 

PDF in Excel umwandeln 

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@metalposaunist Ja die Exceltabelle ist wirklich super. Aber trotzdem bedeutet es viel Arbeit, entweder für uns als StB oder für den Arbeitgeber, jedem Arbeitnehmer seine Zugangsdaten mitzuteilen. Und da ja kein anderer die Daten sehen darf, bekommen also mehrere Duzende oder Hunderte Mitarbeiter eine persönliche Email. "Eine Ewigkeit später"
😑😞

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Willkommen in Deutschland 🇩🇪. Steckt man nicht drin. Kann man nur das Beste draus machen - wobei es dann nicht das beste wird, weil man aus 💩 auch keinen Porsche macht 😂. 

DE-Mail. Das wäre smart gewesen. Jeder Bürger bekommt zur Geburt an eine Steuernummer und eine lebenslange DE-Mail Adresse, unter der man digital, rechtssicher und verbindlich erreichbar ist. Dann muss man nur noch alle Workflows so umbauen, dass Schreiben von Finanzämtern und anderen Institutionen nicht ausgedruckt, sondern als PDF an die DE-Mail Adresse geschickt werden. Die DE-Mail musste man seinerzeit schon verpflichtend abrufen bzw. Nachrichten lesen, wie beim beA und beSt auch. 

Dann hätte man die "ANO Cockpit Cloud" per individuellen SMTP-Server mit einem DE-Server seiner Wahl verbunden und der Prozess wäre durchgehend digital, rechtssicher und automatisiert umsetzbar 😎. Dann kann man auch halbwegs sicherstellen, dass alle mit dem neuen 2FA Verfahren klar kommen, weil so eine DE-Mail ja auch nicht so einfach ist bzw. ebenfalls schon auf 2FA setzte (per smsTAN). 

Leider machen es uns unsere Nachbarn sicherlich vor, wie es auch anders smart digital gehen kann. Oben im Norden gibt auch jeder Arbeitnehmer einen %-Satz seiner Abrechnung in einen staatlichen Fond, der x% Rendite abwirft. Hier gibt's gleich einen Aufschrei, wenn man die Rente mit der Börse verheiraten will (übertrieben gesagt, ich weiß 😉). 

Jetzt überlegt DATEV wohl selbst jedem AN einen eigenen kleinen Speicherbereich zu geben, sodass ANO ausgebaut wird und man in Zukunft mehr Funktionen hat als nur seine Abrechnungen und Nachweise. Gut. Dann können das ca. 3 Mio. Menschen nutzen. Alle, die mit Agenda und Co. abrechnen schauen in die Röhre und wenn man den AG wechselt, womit (wohlmöglich) ein Steuerberaterwechsel fällig ist ... Aber das hat man ja schon im privaten Leben, wenn man von Apple auf Android wechselt. 

Steht in der DSGVO nicht irgendwas von Interoperabilität zwischen den Systemen?! 

Kann man nur hoffen, dass die Politik irgendwann auch mal ein digitales Korn findet. Andernfalls hat sich Deutschland dann wohl selbst ausgekegelt 🎳.  

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verbindlich erreichbar ist.

es sei denn, man kann seine Stromrechnung nicht bezahlen (und davon gibt es gar nicht so wenige). Elektronische Erreichbarkeit muss auch bezahlt werden. Und nicht alle können das.

Und das mit der Geburt ist auch schwierig: Die meisten Anmeldungen, die ich mache, haben keinen Wohnsitz in D, sind in D nicht meldepflichtig, haben zu Beginn: keine SV-Nummer, keine Steuer-Id oder Steuerklasse, keine Krankenkasse, keine Deutschkenntnisse. Und sind dringend gesucht und brauchen die Sofortmeldung innerhalb der nächsten Stunde. Das ist der häufigste Normalfall... Und es klappt immer.

Darum tue ich mich manchmal etwas schwer mit Pflichtfeldern in Personalfragebögen und dergleichen. Die (notwendige) Praxis kann vielfältig anders sein