bisheriges Vorgehen
Wir haben die Word-Dateien in PDF-Dateien umgewandelt und für die PDF-Datei einen Postausgang angelegt. Damit war sichergestellt, dass immer das richtige Dokument dem Postausgang beigefügt war (z. B. keine Änderungen bei automatischen Datum). Nachteil war natürlich, dass wir die Dokumente doppelt in der DokAblage hatten (Word + PDF):
jetziges Vorgehen
Zum 01.01. haben wir auf die revisionssichere DokAblage umgestellt. Nun kann die Umwandlung in PDF unterbleiben, da die Revisionen gespeichert sind. Vom Prozess ist das deutlich schlanker.
Probleme/Fragen
Wir hatten nun gedacht, dass bei der Anlage eines Postausgangs immer die entsprechende Revision verknüpft wird. Tatsächlich wird aber nur die Datei verknüpft. Wenn also aus dem Postausgang der Anhang geöffnet wird, öffnet sich immer die aktuellste Version des Dokumentes (z. B. bei automatischen Datum immer das heutige Datum).
Ist es möglich, eine Revisionsnummer mit dem Postausgang zu verknüpfen? Alternativ kann mit Festschreibung des Postausgangs das Dokument automatisch schreibgeschützt werden?
Weiterhin ist auch bei festgeschriebenen Postausgängen möglich, die angehängten Dateien zu löschen oder neue Dokumente anzufügen.
Ist es möglich einzustellen, dass Anhänge bei festgeschriebenen Postausgängen ebenfalls festgeschrieben und damit nicht geändert werden können?
VG Daniel Kühn
