Wie trennt der Scanner Dokumente? - DATEV-Community

petermäurer · ‎12.12.2019

Suche für einen Mandanten einen Scanner. Habe in der Community einiges über Hardware gelesen. Auf meine Frage leider keine Antwort:

Es werden 30 Blatt eingelegt, _ein_ PDF-Dokument mit 30-60 Seiten (je nach Bedruckung der Rückseite) erstellt. Wie trenne ich dann das PDF-Dokument in 1-30 (Buchaltungs)Belege ?

Policing of speech is a key pillar of any tyranny.

vogtsburger · ‎12.12.2019

je nach Scanner-Konfiguration werden aus 30 eingelegten und eingescannten Blättern

entweder 1 Gesamtdatei oder 30 Einzeldateien (Simplex-Einstellung) oder 60 Einzeldateien (Duplex-Einstellung)

Wir haben mehrere Brother ADS-2800W und sind zufrieden

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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"

einmalnoch · ‎12.12.2019

Es gibt 2 Möglichkeiten:

Wie @vogtsburger schon sagte die Einstellung am Scanner, 1 Blatt -> eine Datei oder
Es gibt spezielle Trennblätter, diese werden zwischen die Seiten gelegt und zeigen dem Scanner an, wann eine neue Datei beginnt. In der Regel können diese Blätter selbst ausgedruckt werden.

Ein Blick in die Bedienungsanleitung des Scanners wirkt Wunder.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford

Gelöschter Nutzer · ‎12.12.2019

Es gibt auch Scanner die mit einer aufgeklebten oder aufgestempelten Barcodetrennung arbeiten.

Erste Seite eines jeden Beleges mit Barcode versehen - die Software trennt die Belege dann richtig - Nacharbeiten sind sehr selten

petermäurer · ‎12.12.2019

Zuerst einmal Danke für alle Antworten.

Ein- oder zweiseitige Dokumente scheinen mir nicht so praktisch, denn es gibt beim Mandanten manche Belege, die haben 10 Seiten, die hätte ich schon gerne in einer Datei.

Die Barcodelösung mit Stempel, dann weiß man auch, was gescannt wurde, klingt für meinen Mandanten praktikabel - wie kommt man zum Stempel?

Das Lesen einer Bedienungsanleitung ist nicht möglich, weil die Hardware erst angeschafft wird, wenn das Procedere geklärt ist.

Policing of speech is a key pillar of any tyranny.

jjunker · ‎12.12.2019

Wenn Sie sagen 30 Blatt Papier sind das:

a) 5 Belege zu je 6 Seiten

oder

b) 25 Belege und gelegentlich ein zweiseitiger?

Bei der der ersten Variante würde ich die Belege manuell trennen. 6*5 Blatt in den Einzug geben.

Bei der zweiten Variante die Heftfunktion von DUO nutzen und gnadenlos einzelne Seiten erstellen lassen.

Mit dem Stempeln der Belege kenn ich mich nicht aus.

So wie oben unter b) beschrieben handhabt, dass einer unserer Mandanten. Klappt gut und erfordert gar keine Investition. Nur Sorgfalt beim bearbeiten der Belege.

MVP 

Gelöschter Nutzer · ‎12.12.2019

Hallo @petermäurer,

bei vielen Herstellern kann man sich auch die Handbücher Online herunterladen. Das würde ich zumindest einmal versuchen.

Gruß Achilleus

paranoius · ‎12.12.2019

Wir haben einen Kyocera Task Alfa 3501 i.

Hier kann ich vor dem Scan-Vorgang einstellen ob Einzeldateien oder eine Gesamtdatei erstellt wird. Auch "leere Seiten auslassen" kann ich einstellen.

Andere Möglichkeit wäre, die Seiten mit dem Programm Adobe Acrobat Pro DC zu trennen. Im übrigen kann ich mit diesem Programm ein PDF in aller Richtung bearbeiten, auch in Word umsetzen.

einmalnoch · ‎12.12.2019

Es spricht nicht gerade für den Hersteller, wenn die Bedienungsanleitung nicht als aktuelles pdf im Web verfügbat ist. Mit ein wenig Suche findet sich schon etwas:

https://panasonic.net/cns/pcc/support/scanner/s1058/index.html

oder

https://www.fujitsu.com/global/support/products/computing/peripheral/scanners/fi/manuals/n7100.html

Mal eben per Google gefunden. Sind im Übrigen bei mir im Einsatz.

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Gelöschter Nutzer · ‎12.12.2019

Ich spreche gerade für das Modell Fujitsu SP 1120, dieser unterstützt folgende Barcodes:

Andere Hersteller könnten andere Formate verwenden.

Einen Barcode Generator verwenden und den Barcode als Stempel anfertigen lassen.

vogtsburger · ‎12.12.2019

wenn die Dokumente bunt gemischt sind, also einseitig, zweiseitig, einzelne Blätter, mehrere Blätter, fände ich die Trennblättermethode und Leerseitenerkennung ganz nützlich, allerdings sind in DUO die Belege auch schnell geheftet (sagt meine Frauschaft).

Meine Mitarbeiter(innen) wollen nicht lange 'fummeln' und nicht fluchen, sondern buchen 😀

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Gelöschter Nutzer · ‎12.12.2019

Gibt einige Mittel und Wege 😉

Praktisch ist tatsächlich das im Zuge des Stempels die Belege kontrolliert, sortiert und als eingescannt gelten.

Somit habe ich in einem Schritt mein IKS und die Verfahrensdokumentationsschritte abgearbeitet.

FranzCor · ‎12.10.2023

Ich nutze im Unternehmen seit letztem Jahr die Software QStamper, welche Barcodes vollautomatisch in PDF-Dokumente stempelt. Wir sparen uns somit einiges an Zeit, da wir die Dokumente nicht drucken und Etiketten aufkleben oder manuell über einen PDF-Reader alle Dokumente einzeln stempeln müssen. Vielleicht hilft es das Procedere beim Kunden zu optimieren.