Verschlagwortungsknigge, Schlagwortsammlung

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Hallo Community,

ich bin auf der Suche nach Tipps aus der Praxis.

Wir arbeiten in der Kanzlei seit Jahren mit DMS classic, haben hierbei jedoch bisher beim Thema Verschlagwortung große Freiheiten eingeräumt. Ein umfangreicher Verschlagwortungsknigge wurde bei Einführung abgelehnt, da über die diversen Suchfunktionen "ja doch alles gefunden werden kann". Dies stimmt, aber mit Umstieg auf das neue DMS wollen wir hiervon Abstand nehmen und einen fundierten Katalog zur Verfügung stellen.

Meine Fragen:

- Gibt es emfehlenswerte Muster-Verschlagwortungskataloge? Bei Datev konnte ich einen solchen nicht finden

Es geht mir hier nur um den Betreff, die Ablagestruktur ist natürlich individuell zu pflegen.

- Welche "Standard-Kennungen" haben sich bewährt, um Posteingänge von Postausgängen zu unterscheiden etc.?

Mir begegnet z.B. regelmäßig BaM (Brief an Mandant), BvM etc. 

Hintergrund ist, dass wir möglichst keine zu speziellen Individuallösungen neu etablieren möchten.

Gibt es hier Bewährtes, dass wir nutzen sollten, oder anders gefragt, in welche Fallen sollte man möglichst nicht tappen?

Für Tipps und Tricks sind wir dankbar!

Viele Grüße 

Angela Schmidtke

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- Gibt es emfehlenswerte Muster-Verschlagwortungskataloge? Bei Datev konnte ich einen solchen nicht finden

Es geht mir hier nur um den Betreff, die Ablagestruktur ist natürlich individuell zu pflegen.

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Haben Sie die Umstellung allein gemacht?

Uns wurden entsprechende Tools zur Einrichtung des Knigge zur Verfügung gestellt. Allerdings haben wir die Umstellung/Einführung auch mit dem Unterstützung des DATEV-Consultings gemacht.

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Wir sind noch in der Vorbereitungsphase und werden hier durch ein Systemhaus begleitet.
Wir sind daran interessiert im Vorfeld möglichst viele Praxis-Hinweise mitzunehmen. Gibt es "den Datev-Standard", empfiehlt es sich diesen zu verwenden? Danke für Ihre Hilfe! 

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Was Sie ja letztendlich nutzen, liegt ja -wie Sie ja schon festgestellt haben- an Ihnen.

DATEV hat natürlich einen Standard, der dann auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann bzw. angepasst wird.

Und: der Knigge lebt natürlich ständig, wird angepasst. 

Dass sollten aber die entsprechenden Fachleute des Systemhauses auch wissen und Ihnen da helfen können. 

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Hallo @aschmidtke 

wir haben DMS seit ca. 3-4 Jahren im Einsatz. Bei der Umstellung haben wir den Standardknigge von der Datev implementiert. 3 Wochen nach der Umstellung haben wir den kompletten Knigge gelöscht und selbst neu aufgestellt. Gründe:

Wir fanden die Bezeichnungen BaFa / BaMdt / BvFA / BvMdt etc. als störend und der Knigge passte einfach nicht zu unserer Arbeitsweise. Deshalb haben wir einen eigenen Knigge erstellt ohne die (aus unserer Sicht) gerade genannten Abkürzungen. Wir haben für uns kurze und verständliche "Überbezeichnungen" angelegt: u.a. Finanzamt / ESt / JA / FIBU / Lohn. Zu jeder Überbezeichnung haben wir dann die benötigten "Unterbezeichnungen" angelegt (z. B. Finanzamt Antrag auf Stundung I Finanzamt Einspruch I FIBU Auswertung etc.). Sofern ein Mitarbeiter in den Unterbezeichnungen nichts finden kann, kann er immer die Überbezeichnung auswählen und individuell ergänzen.

Den Knigge haben wir so angelegt, dass bestenfalls mind. 95% der abgelegten Dokumente mit einer Unterbezeichnung abgelegt werden kann - ansonsten kommt es zu einer höchst unterschiedlichen Betextung durch die einzelnen Mitarbeiter.

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Vielen Dank für die sehr hilfreiche Antwort!

Genau mit solchen Überlegungen schlagen wir uns derzeit herum und "fischen" Erfahrungen. Wir arbeiten derzeit auch nach einem ähnlichen Prinzip. Was wir vereinfachen möchten,  ist die jeweilige Kennzeichnung "reingekommen/rausgegangen". Wie kennzeichnen Sie das?

Wir arbeiten mit "Anschreiben xxxxx an Mdt". Das Mittelfeld wird individuell betextet. Hier scheint ein Umstieg auf z.B. "BaM" doch vorteilhaft zu sein?   

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Wir haben die Kennzeichnungen "reingekommen/rausgegangen" gar nicht im Einsatz - macht es aus unserer Sicht einfach zu unübersichtlich und den Nutzen halten wir für zu gering. 

Wir erkennen am Dateiformat oder aber über das Feld Posteingang/Postausgang ob es sich um einen Eingang oder Ausgang handelt.

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Natürlich, so geht es auch. Für uns ein neuer Ansatz. Diese Möglichkeit hatten wir noch gar nicht auf dem Schirm.

Vielen Dank, dass Sie Ihre Erfahrungen weitergereicht haben.

Es würde mich freuen, auch noch von weiteren DMS-Nutzern Rückmeldungen zu erhalten.