Warum möchten Sie einen weiteren Kalender anlegen?
Für die interne Arbeitsplanung können Sie z. B. eigene Terminarten (mit eigener Farbe ) anlegen und diese in der Planungs-Ansicht anzeigen:
In der Planungs-Ansicht sind die Mitarbeiter ähnlich wie in der Microsoft Outlook Planungs-Ansicht untereinander angeordnet. Die Zeit läuft horizontal nach rechts. In dieser Ansicht werden mehrtägige Termine / Abwesenheiten wie z. B. Urlaub übersichtlicher als in den Standard-Ansichten dargestellt.
Beispiel-Workflow für Urlaubsplanung:
1 Neue Terminart für Urlaub anlegen
Unter Unsere Kanzlei | Organisation | Terminarten eine neue Terminart Urlaub anlegen. Dabei wählen Sie eine Farbe, in der Sie den Urlaub der Mitarbeiter im Kalender anzeigen möchten.
Anleitung: Terminart (Fenster) (Dok.-Nr. 9216635)
2 Planungs-Ansicht aufrufen
- Im Monatskalender den Tag oder den Zeitraum markieren, dessen Termine Sie sehen möchten.
- Im Terminkalender auf die Schaltfläche Planung klicken.
- Um alle Mitarbeiter anzuzeigen: Im Feld Teilnehmer Jeder auswählen.
- Wenn im Feld Teilnehmer mehrere Teilnehmer ausgewählt sind, werden die Teilnehmer untereinander dargestellt.
- Um die dargestellte Zeitspanne zu verkleinern: Auf das Symbol "Ansicht vergrößern" klicken.
oder
Spalte in der Kopfzeile breiter ziehen.
Um die dargestellte Zeitspanne zu vergrößern: Auf das Symbol "Ansicht verkleinern" klicken.
oder
Spalte in der Kopfzeile enger ziehen.
In dieser Darstellung sind die Aktionsmöglichkeiten eingeschränkt. Das Verschieben eines Termins mit der Maus von einem Teilnehmer auf einen anderen Teilnehmer ist nicht möglich; ebenso nicht das Kopieren/Einfügen von Terminen.
3 Urlaubs-Termine anlegen
In den Bereich des jeweiligen Mitarbeiters klicken und auf + Termin erfassen klicken. Der vorher ausgewählte
Mitarbeiter wird im Feld Teilnehmer vorbelegt. Alle Urlaubs-Termine der Mitarbeiter als ganztägige Termine mit der neuen Terminart Urlaub anlegen. Das Kontrollkästchen Ganztägig und der Betreff Urlaub wird vorbelegt. Felder Beginn am und Ende am entsprechend der Urlaubsdaten anpassen.
Sie sehen in der Planung zunächst nur die mehrtätigen Urlaubstermine lesbar.
Kurze Termine sind aufgrund der verhältnismäßig kurzen Dauer nur mit einem sehr kleinen Feld dargestellt.
Um kurze Termine zu sichten: Mit der Maus darüber fahren und Quickinfo prüfen.
So können Sie die Urlaubsplanung bequem durchführen.
Anleitung: Darstellung wählen (Dok.-Nr. 9216637), Kapitel 1.6 [Neu ab Version 12.0:] Darstellung Planung wählen
4 Künstlicher Mitarbeiter für neuen Kalender
Ansonsten ist der Terminkalender personenbezogen. Sie könnten also durch Anlage eines weiteren (künstlichen) Mitarbeiters einen weiteren Kalender erzeugen. Dann könnten die Kanzlei-Besprechungs- und allgemeinen Termine diesem zugeordnet werden und von allen anderen gesehen werden.
Nachteile:
- Nur der künstliche Mitarbeiter wird an die Termine erinnert; also werden die "echten" Teilnehmer selbst nicht erinnert.
- Eine Outlook-Synchronisation scheitert daran, dass es kein Postfach auf der Outlook-Seite gibt.
