Hallo,
einige Mandanten möchten ihre Rechnungen von uns als Steuerberater/Wirtschaftsprüfer gerne per Mailversand erhalten.
Die entsprechende Einstellung im Rechnungsschreibungsprogramm haben wir dafür gefunden. Jetzt habe ich folgende Frage:
Aus dem Programm wird die Rechnung automatisch in eine Mail angehängt. Diese erfolgt ohne Logo und Unterschrift. Meine Frage zielt aber auf die Verschlüsselung des Anhangs hin. Gibt es irgendwo eine Einstellung, entweder in den Stammdaten oder im Rechnungsschreibungsprogramm, wo man einen Haken für die Verschlüsselung des Anhangs einstellen kann?
Vielen Dank.
Ines Schad
Ich würde die gesamte Email verschlüsseln, nicht nur den Anhang.
Ich würde die Lösung bevorzugen, daß der PDF- Anhang in einem mit dem Mandanten vereinbartem Kennwort verschlüsselten ZIP- Container abgelegt wird, so daß der Mandant in seinem System eine einfach zu handhabende PDF- Datei hat.
meines Wissens kann UO mit verschlüsselten PDF- Dateien nichts anfangen.
Über UO benötigt man auch keine extra Verschlüsselung.
Über UO benötigt man auch keine extra Verschlüsselung.
Kanzlei sendet Rechnung per email zum Mandanten, der die PDF als Beleg ins UO schiebt, wie all seine anderen Eingangsrechnungen auch.
Weshalb für die STB- Rechnung eine Extrawurst bauen?
Wie umgehen Sie die Problematik mit § 9 StbVV?
Welche Problematik, wenn der Mandant diese Vorgehensweise wünscht?
(Ich meine nicht den Mandanten, der Wert auf Sonderbriefmarken legt)
(1) Wenn Mandant aufgrund der Email nicht zahlt, dann bekommt er die unterzeichnete Berechnung "mitgeteilt"
(3) Der Stb kann dem Mandanten, der längst bezahlt hat, jederzeit die Berechnung (PDF- Datei) ausdrucken, unterzeichnen und per Briefpost zusenden.
Ich selbst bin kein Steuerberater nur Sachbearbeiter und EDVler.
Uns erreichen die ersten Anfragen per Mail oder besser direkt an DUO die Rechnung zu schicken. Die Beraterkammern sagen dass die elektronischen Rechnungen keine Rechtskraft erlangen (Unterschriftserfordernis StBVV). Deshalb sollte eine Vereinbarung erstellt werden. Ich scheue aber mit einzelnen Mandanten mir ein Bürokratisches Monster aufzubauen wenn vielleicht doch die Novellierung der StBVV in diesem Hinblick positiv abgeändert werden würde.
wir hatten leider schon einen Fall wo der Mandant explizit gegen unsere Rechnungen vorgegangen ist (nicht wegen formellen Mängel).
Kanzlei sendet Rechnung per email zum Mandanten, der die PDF als Beleg ins UO schiebt, wie all seine anderen Eingangsrechnungen auch.
Dann kann der StB die Rechnungen von sich an das Mandat mit UO direkt selbst nach UO hochladen. Keine E-Mail, keine Verschlüsselung notwendig.
Die Verschlüsselung von ZIP Anhängen ist eine Krücke. ZIP sollte man aus Anhängen wie Word-Dokumente gleich aussortieren, weil ebenfalls beliebt für Schadsoftware. Und wenn man keine Richtlinien durchsetzt / vorgibt, setzen Kanzleimitarbeiter dann "123456" oder den Namen des Mandats oder ... dann brauche ich auch erst gar kein Passwort setzen.
wo man einen Haken für die Verschlüsselung des Anhangs einstellen kann?
Das kann DATEV allein nicht. Wie auch.
Entweder Sie nutzen die DATEV E-Mail Verschlüsselung und verschlüsseln die gesamte Mail. Oder Sie nutzen eine 3. Anbietersoftware (die hängt man vor den Exchange), die die E-Mail vor dem Versand ebenfalls verschlüsselt und ggf. Anhänge in PDFs umwandelt.
Oder Sie verschlüsseln die E-Mail via S/MIME, wenn der Rechnungsempfänger ebenfalls ein Zertifikat hat, welches Sie sich gegenseitig schon ausgetauscht haben.
Und nein, es liegt nicht allein alles an DATEV. Mit DE-Mail war man auf einem guten Wege. Die technische Umsetzung ist eine Katastrophe und die Bürokratie dahinter auch. Deutschland hätte hier einen bundesweiten Standard schaffen können (abseits von S/MIME und PGP), den jeder einfach und überall nutzen kann. Aber wer will das? Gesetze, die uns dazu verpflichten und auf der anderen Seite steht die "BND Lobby", die am liebsten wie die NSA sämtliche elektronische Daten sammeln und auswerten will.
Ich sage nur WhatsApp und Messenger aktuell in den Medien aufgrund haarsträubender Pläne der Regierung. Abgesehen davon, dass jede Verschlüsselung nur was taugt, wenn sie offen gelegt wird oder man ihr traut. Dass WhatsApp Ende-zu-Ende verschlüsselt wird und die NSA nichts mitlesen kann - bitte einmal aufwachen.
Zunächst einmal: Wenn Ihre Rechnung ohne Logo und Unterschrift erstellt wird, haben Sie in den Grunddaten Rechnungsschreibung vermutlich eine Option mit Zugferd-Format ausgewählt. Scrollen Sie im Auswahlmenu nach unten und wählen Sie eine Option mit dem Format "Digitale Rechnung". Dann wird die Rechnung als PDF mit Ihrem eingestellten Rechnungsformular erstellt.
Die nach § 9 StBVV notwendige Unterschrift kann durch Vereinbarung abbedungen werden. z. B. per Email oder entsprechendem Vermerk in der (schriftlichen) Honorarvereinbarung.
Verschlüsselung: Nach der Auffassung der BStBK ist eine end-to-end-Verschlüsselung nicht notwendig. Es genügt die Verschlüsselung des Übertragungsweges (SSL-Verschlüsselung). Deutsche Mailanbieter lassen schon seit längerem keinen Abruf zu, der nicht über einen ssl-verschlüsselten Port läuft. Hier muss der Mandant eben bestätigen, dass er seine Mails von seinem Provider über einen ssl-verschlüsselten Kanal abholt.
Ansonsten bleibt wohl nur die schriftliche Zustimmung des Mandanten zum unverschlüsstelten Mailverkehr. Allerdings gilt diese Zustimmung nicht für die Übermittlung Daten Dritter (z. B. Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter).
Vielen Dank, genauso machen wir es auch. Dies ist der richtige Weg.!
Hallo liebe Kollegen,
ich mache jetzt ein kleines Thema auf.
Ab 1.8.19 will ein Mandant, dass alle Gehaltsabrechnungen per E-Mail an die personal Frau geschickt wird. Dies verteilt sie dann die beten an die Mitarbeiter.
Ich lese überall, dass jede Mitarbeiter eine schriftliche Zustimmung zur Versendung seiner Gehaltsdaten muss.
Hat einer von Ihnen Erfahrung mit dem Prozess?
kann einer konkret eine Vorlage für die Zusatzvereinbarung empfehlen.
Der Versand über Datev Unternehmen Online kommt von vornherein nicht in frage.
Viele Grüße
Hallo Frau Schad,
wir haben fast alle Mandanten auf E-Mail Versand umgestellt, mit Einverständnis natürlich. Sie können ja wählen:
Wir arbeiten mit der DATEV E-Mail Verschlüsselung. Sie können hier verschiedene Einstellungen wählen:
Und unsere Mandanten haben sich inzwischen an die verschlüsselte Rechnung per Mail gewöhnt
MfG
Claudia Stoller
CLS_
Warum scheidet denn UO von vornherein aus? Das ist doch einer der sichersten und einfachsten Wege.
Die Zustimmung der Mitarbeiter zum Versand der Daten brauchen Sie, wenn Sie unverschlüsselt übertragen.
Alternativ: Die Mitarbeiter für Arbeitnehmer-online freischalten.