PDF automatisch in Dokumentenverwaltung speichern

[#1]

Guten Tag,

wir arbeiten mit dem Adobe Acrobat Reader und wollen PDF direkt in der Dokumentenablage speichern. Diese Funktion steht uns aber leider nicht zur Verfügung, so dass wir immer den etwas umständlichen Weg gehen müssen und alles erst z.B. auf dem Desktop zu speichern und dann in die DOkOrg zu ziehen. Selbst wenn ich ein PFD aus der DokOrg öffne, bearbeite und dann speichern will, gibt er mir keine Möglichkeit vor, es wieder am bisherigen Ort zu abzulegen.

Ich habe gelesen, dass das mit DMS kein Problem mehr darstellt, aber gibt es auch eine Lösung für alle, die nicht auf DMS umgestiegen sind?

Herzliche Grüße

N. Diesner

[#2]

Hallo Frau Diesner,

für die Vollversionen gibt es Möglichkeit. ....

Um ein bearbeitetes PDF Dokument in der DokAblage wieder speichern zu können, dürfen Sie es nicht mit einem Doppelklick öffnen, sondern müssen  es über das Kontextmenü "Zur Bearbeitung öffnen":

Dann klappt auch das Speichern - allerdings nur mit manuellem Einchecken (STRG+H bzw. Kontextmenü bzw. automatisches Einchecken beim Beenden)

Schöne Grüße

Willi Müller

[#3]

Danke für die Antwort.

Also das Öffnen über das Kontextmenü und das speichern nach Änderung klappt bei uns nicht. Ich kann das Dokument nicht ändern und wieder am bisherigen Ort speichern. Das klappt vermutlich tatsächlich nur mit einer Vollversion von Adobe. Bzw. umständlicher per Drag&Drop.

Aber vielen Dank für die Antwort

Herzliche Grüße

N. Diesner

[#4]

Danke für die Antwort.

Also das Öffnen über das Kontextmenü und das speichern nach Änderung klappt bei uns nicht. Ich kann das Dokument nicht ändern und wieder am bisherigen Ort speichern. Das klappt vermutlich tatsächlich nur mit einer Vollversion von Adobe. Bzw. umständlicher per Drag&Drop.

Aber vielen Dank für die Antwort

Herzliche Grüße

N. Diesner

DATEV exportiert die PDF-Dateien ein tmp-Verzeichnis. Dieses können Sie mit dem Acrobat-Reader wie folgt ermitteln:

1. Dokument öffnen

2. rechte Maustaste -> Kontextmenü 'Dokumenteneigenschaften' wählen

3. Im Formular Beschreibung Speicherort anklicken und die vorhandene PDF-Datei in den Eigenschaften den Schreibschutz aufheben. Dann einfach unter den gleichen Dateinamen speichern.

Damit haben Sie die Tmp-Datei geändert und Datev liest diese wieder ein.

Warum das so umständlich sein muss, kann ich nicht sagen. Ob es DATEV o. dem Acrobat Reader liegt? Das kann nur DATEV auflösen.

Gruß A. Martens

[#5]

Hallo DATEV-Community,

standardmäßig werden PDF-Dokumente per Doppelklick schreibgeschützt aus der Dokumentenablage geöffnet. Soll dieses Dokument im Anschluß gespeichert werden, ist dies nicht möglich.
Bitte führen Sie das Infodokument 9217534 aus. Somit wird hinterlegt, dass PDF-Dokumente per Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Die Speicherung über das Diskettensymbol ist jetzt möglich.
Bitte beachten Sie, dass nach dem Speichern und schließen der PDF ein manuelles Einchecken per Rechtsklick erforderlich ist.

Der Adobe Reader ist kostenlos erhältlich. In dieser Version ist es nicht möglich, ein Plug-In sprich das DATEV-Menü einzubinden.

Sonnige Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#6]

Mit meiner Methode ist aber kein manuelles einchecken nötig.

Die geänderte Datei war sofort in DokOrg hinterlegt.

Gruß A. Martens

[#7]

Es ist ein bisschen Geschmackssache, an welcher Stelle Zeit gespart wird.  Ihre Methode ist "umständlich", aber funktioniert wohl (ich habe es nicht getestet)

Die im Info-Dokumente 9217534 beschriebene Vorgehensweise hat den Nachteil, dass die Config-Datei bei jeder Updateinstallation Gefahr läuft durch die Auslieferungsversion ohne geänderte Einträge ersetzt zu werden.

@Fr. Diesner:  Wir verwenden seit Jahren einen kostenlosen pdf-Reader. selbst mit dem pdf-Reader in Edge funktioniert die Änderung von pdf-Dateien nach einem manuellen Auschecken zum Bearbeitung und das manuelle einchecken der geänderten pdf.-Datei.

mfg.

Andreas G. Müller

[#8]

Noch komfortabler wäre alles, wenn man den XChange-Viewer von Tracker Software verwenden würde. Damit hat man sämtliche Bearbeitungstools in einer Hand, das Teil ist erheblich schneller als der Acrobat Reader.

Leider haben wir hier ein WTS-System und dürfen nichts installieren. Daher muss ich leider mit dem Acrobat Reader arbeiten.

Gruß A. Martens

[#9]

Guten Morgen Herr Seidel,

das Dokument hab ich mir angesehen. Meine Frage: Geht das denn auch ohne DMS? Für mich sieht es danach aus, dass diese Funktion nur mit DMS möglich ist.

Ich frage nur nach, weil wir jedes mal den externen IT-Dienstleister kontaktieren müssen. Und es wäre blöd, wenn die Zeit damit verschwenden, die wir bezahlen müssen und es das für uns gar nicht möglich ist.

Herzliche Grüße

N. Diesner

[#10]

Guten Morgen,

ich habe mir ihr Vorgehen angesehen. Bei uns ist gar kein Schreibschutz hinterlegt. Ich kann das PDF ja ändern, aber eben nur relativ umständlich wieder in die DokOrg speichern.

Und ja, ich kann die Datei auch unter ihrem alten Namen wieder speichern. Aber das bedeutet, dass ich mir jedes mal den Speicherort ansehen muss, diesen merken/kopieren um dann den Datenpfad bei der Abfrage des Speicherorts wieder manuell einzugeben/einzufügen.

Liebe Grüße

N. Diesner

[#11]

Mein genaues Procedere für die Bearbeitung von PDF-Dokumenten haben ich ausführlich hier beschrieben:

Workflow-Verbesserung mit Xchange-Viewer

Bei mir wird wie gesagt, die PDF-Datei aus DokOrg immer schreibgeschützt geöffnet.

Wenn das bei Ihnen anders ist, dann ist ja gut.

Übrigens, wenn ich per Doppelklick die PDF-Datei öffne, wird diese immer automatisch wieder incl. Änderung eingelesen.

Gruß A. Martens

[#12]

Bei mir wird wie gesagt, die PDF-Datei aus DokOrg immer schreibgeschützt geöffnet.

Wenn das bei Ihnen anders ist, dann ist ja gut.

Hallo Herr Martens,

dieses Verhalten kann man einstellen (s.o. genannte Dokumente).

Allerdings ist ein solches automatisches Öffnen im Bearbeiten Modus risikoreich. Leider hat es die Datev bislang nicht geschafft, eine vernünftige d.h. nicht änderbare Protokollierung der an das Finanzamt übermittelten Daten zu programmieren.

Hier gibt es nur die Möglichkeit, bei der Übertragung ein PDF in der Dokumentenverwaltung abzulegen. Wenn bei jedem späteren Aufruf die Gefahr besteht, das Änderungen erfolgen (z.B. nur durch eine neue Readerversion) und diese mit dem Änderungsdatum gespeichert werden, haben Sie ein Problem, wenn Sie in einem Haftpflichtfall dokumentieren müssen, was Sie übermittelt haben.

Beste Grüße aus Köln

[#13 · Accepted solution]

@Frau Diesner:
Im Normalfall bekommen Sie beim Klick auf das Diskettensymbol im Adobe Reader das Checkout-Verzeichnis der PDF-Datei angezeigt. Wählen Sie nun im Dialogfeld "Speichern unter" die Schaltfläche "Speichern", erscheint die Bestätigungsmeldung, welche mit "Ja" quittiert werden muss. Nachdem Sie die PDF-Datei geschlossen und manuell eingecheckt haben, wird es mit der aktuellen Version in die Datenbank zurückgeschrieben.

Erscheint dieses "Speichern unter"-Fenster nicht, prüfen Sie bitte folgendes:
Adobe Reader starten - Bearbeiten - Einstellungen - Sicherheit (erweitert) - Haken "Geschützten Modus beim Starten aktivieren" entfernen - Neustart des Adobe Readers.

Jetzt lässt sich die Datei wie oben beschrieben in die Dokumentenablage speichern.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#14]

Vielen vielen herzlichen Dank.

Jetzt klappt es endlich.

Liebe Grüße

N. Diesner