Geständnis: Keine Erfahrung!
Aber eine Menge Bauchschmerzen bei diesem Gedanken - es sei denn es handelt sich nur um wenige Mandanten mit relativ wenigen aufzuhebenden Dokumenten.
Wobei: Aufzuheben kann auch bedeuten, Dokumente die nicht für die Finanzbehörden oder aus rechtlichen Gründen aufbewahrungspflichtig sind, sondern auch, die auch nach Jahren notwendig sind, um Vorgänge zu verstehen/nachvollziehen zu können.
Kriegen Sie dieses mit einem Sharepoint in den Griff? Sagen wir mit 30.000 Dokumenten, später mit 50.000. Und Sie müssen natürlich Dokumente, für die die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, also kein Verarbeitungsgrund (hier speichern) mehr besteht löschen. Kriegen Sie das Effizient über Sharepoint hin? Trotz möglicher Sonderfaktoren, wie Einsprüche oder gar Gerichtsverfahren?
Zugegeben, dass ist im DMS auch alles andere als leicht. Aber da können Sie Hinweise dazu hinterlassen, die später helfen, über Löschen oder behalten zu entscheiden.
Wenn der Umfang an Dokumenten größer wird, wieviel Aufwand muss man dann reinstecken, damit im Sharepoint die Daten zu einem Mandanten gefunden und geprüft werden können. Also Ablage oder geeignete Sortierung irgendwie etablieren.
Sind so erste Überlegungen.
Es kommt natürlich auch darauf an, wie groß die Kanzlei ist. Eine 1 StB-Kanzlei (ehrenwert!) mag mit einem Sharepoint als DMS wirklich arbeiten können. Ich bezweifle dies, aber ich habe auch noch keinen Test der These gesehen.
Was Sie aber auch berücksichtigen müssen: Was passiert mit Ihren Sharepoint-Daten, wenndie Irren in den USA ernst machen und MS den Stecker ziehen muss? Bringt mich zum Thema Backup. Sie müssen Backups auch vom Shrepoint ziehen. Auf MS dürfen Sie sich nicht verlassen. Nicht technisch, sondern politisch.
Ich empfinde jedenfalls das Risiko, plötzlich ohne wichtige Daten dazustehen, als existenzbedrohend.
HTH und vielleicht gibt es auch andere (gute) Meinungen.
QJ
