E-Mail-Freigabeprozess

[#1]

Hallo Gemeinschaft,

Erfahrungen interessieren mich zu: Wie handhaben andere Kanzleien die E-Mail-Freigabe. Dass, was beim klassischen Brief die Unterschriftenmappe war oder ist. Also außer Entwurf der Mail_an_Mandanten/FA vom Bearbeiter an Berufsträger und warten auf OK.

Wie handhaben Sie die "Unterschrift"* unter eine E-Mail, die den klassischen Brief ersetzt?

*Unterschrift meint hier Freigabe, nicht Signatur (S/MIME o.ä.)

• Standard-Datev-Umgebung
• EO classic
• MS Outlook 2016 mit Exchange
• 6 unterschriftberechtigte Berufsträger (Vorgesetzte)
• Mitarbeiter sind berechtigt, E-Mails in eigenem Namen zu senden

juergenhaubner: Oder gibt es hier bereits einen vorgesehenen Standard-Prozess?

Vielen Dank vorab für hilfreiche Antworten. Frohes Fest & guten Rutsch!

Nachricht geändert durch 08 15

Nachricht geändert durch 08 15

[#2]

MS Outlook 2016

Mit Exchange oder ohne?

[#3]

Mit Exchange.

[#4]

Könnte man ja über Regeln abbilden. Bestimmt nicht schön aber machbar.

Wenn im Betreff "Brief an Mandant" steht, dann leite erst um auf Vorgesetzten statt verschicken. Der schaut drüber und gibt das OK. Dann kann man die E-Mail ja abändern (wenn nötig), den Betreff ändern und raus damit.

[#5]

Okay, hm. Ohne mich selbst mit Exchange auszukennen (bin nur Anwender): Ich nehme an, dass es regeltechnisch schwierig wird, da es bei uns 6 Vorgesetzte gibt, die unterschreiben. Sie sind für verschiedene Mandanten zuständig. Es gibt keine Mandantengruppen o. ä., für die ein bestimmter Vorgesetzter zuständig ist. Zudem ändert sich der zuständige Vorgesetzte von Zeit zu Zeit.

[#6]

Dann ist das natürlich so gar keine Lösung. Da gebe ich Ihnen Recht.

[#7]

Worauf Herr 0815 hinaus will, ist auch eher ein richtiger Prozess. Sowas würde man eigentlich mit entsprechenden Workflows abbilden, Exchange sehe ich da schon eher als Krückenlösung. Normalerweise würde die E-Mail ins DMS wandern, dort erfolgt die Freigabe, dann der Versand.

Das ursprüngliche Saperion hatte schöne Möglichkeiten für Workflows, bei DATEV liegt sowas leider noch immer weit in der Zukunft.

[#8]

Dennoch danke für Ihren Lösungsansatz

[#9]

Ja, richtig! Nun, mal sehen, vielleicht gibt es (weitere) Erfahrungen und Empfehlungen ...

[#10]

Ich frage mich, ob das 'Unterschriftenmappen-Prinzip' überhaupt irgendwo im eMail-Verkehr verwendet wird.

Wenn der Mitarbeiter nicht berechtigt ist, in seinem eigenen Namen E-Mails zu versenden, könnte ja der Vorgesetze die vom Sachbearbeiter vorbereiteten und vorformulierten E-Mails durch einen 'finalen' Klick auf den Sendebutton selbst auf die Reise schicken, anstatt die E-Mail wieder 'auf dem Dienstweg' zurück zu senden.

Oder sehe ich hier nicht den Ernst der Lage ?

VG

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Wir haben nur eine kleine Kanzlei (2 StBs + 21 Mitarbeiter)

Vielleicht muss man in Großkanzleien ganz anders arbeiten.

Solange es bei einem E-Mail-Text noch Klärungsbedarf gibt, arbeiten wir in Outlook mit 'Entwürfen' und ansonsten mit kurzen Wegen (interne Nachrichten/Infos per Exchange oder per pedes).

[#11]

Ich frage mich, ob das 'Unterschriftenmappen-Prinzip' überhaupt irgendwo im eMail-Verkehr verwendet wird.

Eben das weiß ich auch nicht – ich hoffe, es in diesem Forum herauszufinden

Die Mitarbeiter sind schon berechtigt, in eigenem Namen E-Mails zu senden. Nur oft besteht eben aus Sicht des Mitarbeiters Anlass für einen genauen Blick des Berufsträgers – der ja letztlich die Verantwortung trägt. E-Mails an Finanzämter sollen grundsätzlich vom Berufsträger geprüft werden.

mit kurzen Wegen (interne Nachrichten/Infos per Exchange oder per pedes).

Ist hier auch hier Usus. Nun arbeiten allerdings gerade die Berufsträger zunehmend am Heimarbeitsplatz, also per pedes wird weniger.

Liest sich eventuell alles ein wenig schwammig. Genau deshalb suche ich hier nach Klarheit, sofern möglich. Einen "Ernst der Lage" gibt es nicht. Ich war nur auf den Gedanken gekommen, dass andere Kanzleien dieses, bei uns eben variable Vorgehen, bereits standardisiert haben könnten. Denn ich mag Struktur

Viele Grüße.

[#12]

mit den Möglichkeiten von Exchange könnte man sich Einiges in dieser Richtung vorstellen, z.B. die Zuweisung/das Teilen/das Delegieren von 'Aufgaben' an Kollegen und/oder Vorgesetzte, z.B. zur Prüfung/Freigabe/Korrektur von E-Mails.

Ein Kollege aus einer anderen Kanzlei hatte seine gesamte Büroorganisation mit Hilfe von Exchange aufgebaut.

Bei einem Exchangeproblem hatte er allerdings massive Probleme und kam plötzlich nicht mehr an wichtige Informationen.

Seither verwendet er eine 'Hybrid-Lösung' (Replikation der Inhalte).

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Die Mitarbeiter können dort sogar die Belegung der Hängematte in einem Ruheraum (für das Powernapping) per Exchange buchen, allerdings nur für jeweils eine Person

Was tut man nicht alles, um sein Hobby zu pflegen, um die Mitarbeiter an die IT heranzuführen und um das Arbeitsklima zu fördern

[#13]

allerdings nur für jeweils eine Person

... egal, bin mal eben Hängematten kaufen ...