Dokumentablage und DMS in Anwalt Classic

[#1]

Hallo, 

bei der Installation von DATEV DMS wurden wir darauf hingewiesen, dass man immer noch nicht individuelle Ordnerstrukturen in Akten abbilden kann, was sehr lästig ist: nicht in allen Mandaten reicht die Struktur MANDAT/Abrechnung, Entwürfe, Dokumente, Mail, Korrespondenz, Gericht, Behörden etc. aus, so dass man individuell weitere Ordner benötigt. Bei uns ist dies insbesondere bei Restrukturierungen und vergleichbar großen Projekten der Fall.

Ich kenne die Vorgangsmappen, die jedoch den Nachteil haben, dass nur ein Nutzer gleichzeitig auf diese zugreifen kann. Gibt es irgendwelche Planungen, dies freizuschalten, wie dies bei nahezu allen anderen kommerziellen DMS Systemen der Fall ist. 

Herzliche Grüße
JR

[#2]

Hallo @J-Rudolph,

das Anlegen von individuellen Bereichen ist im neuen DMS nicht mehr möglich. Aber Sie können die Bereiche "individuelle Adressen" 1-4 dafür nutzen. Ordner und Register lassen sich beliebig ergänzen. 

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

Hallo,

das Problem ist nicht, dass ich Bereiche anlegen will, es geht darum, individuell in dem Bereich Akten, in dem wir die Ordner

- Mandat

- Entwürfe

- Korrespondenz,

- E-Mails

- Behörden

- Gerichte

- Literatur

angelegt haben. ggf. weitere Register anlegen würden, die von Akte zu Akte unterschiedlich sein können, da die Mandate nicht immer dem gleichen Muster folgen (z.B. streitige Verfahren, Transaktionen etc.).

Die Limitationen sind irritierend: Man kann nur zwei ebenen Anlegen (Ordner und Register) und das nur Einheitlich für alle Akten, was nicht hilfreich ist. Bei einem Unternehmenskauf gibt es zwar kein Gerichtsverfahren aber dafür eine "due Diligence", für die man gerne einen Ordner und - je nach Themen weitere Register und weitere Untergliederungen benötigt. Bei internen Investigations muss man manchmal eine Vielzahl von Dokumenten strukturiert ablegen, was nicht möglich ist, wenn es keine individuelle Anpassung gibt.

Zwar kann ich verstehen, dass man hier der Vereinheitlichung halber geneigt sein mag, Änderungen auf Ebene der Ordner einzuschränken, jedoch sollte es weitere Flexibilität geben, wenn es um die Anpassung der Register geht...

Herzliche Grüße

JR

[#4]

Wie wäre es anstelle von Registern mit Schlagworten, von denen können auch mehrere an ein Dokument.

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Dokumentenablage-Ablagestruktur/m-p/132067/highlight/true#M9397

[#5]

Danke für den Tipp, aber das ist bei komplexeren Projekten m.E. nur ein schlechter Ersatz.

Nur als Beispiele aus der arbeitsrechtlichen, nicht forensischen Beratung: 

Wenn wir bei einer Unternehmenstransaktion teilnehmen, brauchen wir Unterordner für die untersuchten Unterlagen für die Due Diligence, den Report, etwaige Vertragsunterlagen. 

Wenn ich in im Zusammenhang mit einer SE-Gründung bei den Verhandlungen mit dem besonderen Verhandlungsgremium berate, würde ich gerne folgende Strukturen in den Entwürfen anlegen: 

 - Bildung des BVG

    - Information und Aufforderung

       - Deutschland 

       - [weitere Länder]

    - Einladung für die konstituierende Sitzung

 - Verhandlungen 

   - Einladungen 

   - Protokolle

   - Sonstiges

 - Beteiligungsvereinbarung 

    - Bestimmende Sprachversion 

    - Übersetzungen 

 - Übersetzer

 - ...

Diese Strukturen sind in sich verschachtelt und es ich mir schlicht ein Rätsel, warum das DMS dies nicht kann. Vorgangsmappen sind zwar schön und gut, aber leider haben die den Nachteil, dass immer nur einer Dokumente aus diesen bearbeiten kann, weil nicht mehrere Nutzer gleichzeitig an der Mappe arbeiten können. 

Herzliche Grüße 

JR

[#6]

hallo Herr @J-Rudolph ,

seit wir DATEVanwalt mit Dok-Ablage und nun DMS (neu) einsetzen (also seit gut 15 Jahren), fordern wir, dass der Ablagerahmenplan des Dokumentenverwaltungssystems funktional verbessert wird.

Diese Anforderung wurde bislang immer mit dem Hinweis "Sie finden alles über Volltext-Suche" abgetan. 

Weder ist diese Aussage richtig, dass alles über "Volltext" gefunden wird, noch dient ein Ablageregister nur der Suche. Es dient vor allem der Strukturierung und der strukturierten Aktendurchsicht (- die ja im Übrigen digital auch nicht möglich ist). Natürlich finde ich ein Dokument, wenn ich einen Inhalt grob kenne auch über Volltextsuche, aber das ist eben nicht alles!!

DMS (neu) kann ebensowenig wie die Dok-Ablage mit einem individuellen Ablagerahmenplan umgehen. Theoretisch könnte man den zwar so "aufbohren" wie man das fürs jeweilige Mandat bzw. den jeweiligen Auftrag (bzw. die Akte) braucht, aber weil er kanzleiweit freigeschaltet ist, wird dadurch defakto das System "unbrauchbar".

Das ist ein GROSSES Manko - aber wird vermutlich auch weiterhin ignoriert. Schade eigentlich - besonders dann, wenn man sich (wie die DATEV) auf die Fahnen geschrieben hat, Basis für Qualitätsberatung durch die Kanzleien zu bieten und dafür glaubt ein Premium-Produkt (in Form von DMS) anzubieten.

[#7]

Hallo,

aber genau das „unbrauchbar“ ist dann doch Wahl des Kunden/Genossen, wenn er es selber einstellen kann, ob er das zulässt. Warum entscheiden Programmierer, was für mich (und meine Mandanten!!!) brauchbar oder erforderlich ist. 

Herzliche Grüße 

jr