Diktatkürzel im neuen DMS

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Hallo liebes Forum,

seit der Umstellung auf das neue DMS bekommen wir die Diktatkürzel nicht mehr in die Dokumentenvorlagen rein.

Wir haben es mit «PCD/Benutzer/Diktatkürzel» versucht. Im Dokument blieb die entsprechende Stelle dann leer.

«PCD/Benutzer/Anmeldename», «PCD/Benutzer/Vorname» etc. funktionieren alle einwandfrei. 

Ich vermute, dass dies eine Stammdatenthematik ist. Daher meine Frage: Wo genau stelle ich das ein? 

In der Benutzerverwaltung sind die Kürzel entsprechend erfasst.

Alternativ würde ich mich auch mit «SDD/MA/Namenskürzel» zufrieden geben, wenn man den Auswahldialog vor der Dokumentenerstellung umgehen kann.

Vielen Dank im Voraus!

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Ich glaube, ich habe es selber gefunden.

Im Dokument 1006684 heißt es:

Die Benutzerkonfiguration ist in 2 Bereiche aufgeteilt:

• Angaben zur Benutzerkonfiguration: Diese Daten wurden beim ersten Öffnen von DATEV DMS / Dokumentenablage durch den jeweiligen Benutzer mit den Daten der DATEV Benutzerverwaltung und Mitarbeiterverwaltung in DATEV Arbeitsplatz synchronisiert. Sie können lediglich den Anmeldenamen bearbeiten. Dieser muss anschließend auch in DATEV Benutzerverwaltung geändert werden.

Das heißt also, dass diese Daten nicht mehr im Nachhinein geändert werden können, da dies bei der Einrichtung versäumt wurde?

Ich möchte hier mal eben anmerken, dass die Ersteinrichtung durch die DATEV selbst erfolgte.

Es fällt mir gerade zugegebenermaßen schwer, nicht zynisch zu werden.

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Ich muss ein wenig zurückrudern.

Man kann diese ausgegrauten Daten doch anpassen.

Siehe Dokument 1006683 .

Dieses Vorgehen finde ich jedoch sehr umständlich und die Lösung sehr versteckt.

Man muss sich bei JEDEM Mitarbeiter anmelden und eine Aktualisierung der Stammdaten vornehmen.

Ein Albtraum für Administratoren.

@DATEV: Ein Hinweis auf die Funktion "Stammdaten aktualisieren" im eben genannten Dokument 1006684 wäre eine Überlegung wert.

Die Platzhalter funktionieren jedoch noch nicht. Vermutlich jedoch beim nächsten Neustart. 

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Guten Tag @ThoKrä 

vielen Dank für den Hinweis, ich gebe ihn sehr gerne weiter. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@ThoKrä schrieb:

Ein Albtraum für Administratoren.

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Warum? Rundmail 😅. Ist für vieles bei DATEV eine Lösung. Und wer keine E-Mails der IT/EDV liest, der muss bestraft werden. 😈 Aber ja, die Admins sind dafür da, dass die Mitarbeiter seamless arbeiten können. Wenn man die EDV im Hintergrund gar nicht merkt, hat sie zu 100% richtig gearbeitet.

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@ThoKrä schrieb:

Die Platzhalter funktionieren jedoch noch nicht. Vermutlich jedoch beim nächsten Neustart. 

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Das scheint so ein DATEV DMS Ding zu sein. Klingt sehr nach meinen Erlebnissen gestern.  

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@metalposaunist schrieb:

Warum? Rundmail 😅

Natürlich ist das eine Lösung, jedoch finde ich sie eher unzufriedenstellend, da man als Kanzlei ja bemüht ist, ein einheitliches Erscheinungsbild abzugeben, egal von welchem Mitarbeiter das Schreiben erstellt wurde.

Und die meisten Kollegen würden es in diesem konkreten Fall wahrscheinlich nicht mal als "Strafe" wahrnehmen, falls sie es überhaupt wahrnehmen 😄 

Der Neustart war im Übrigen erfolgreich.

Ich habe mich jedoch für einen Workaround entschieden.

Da man in den Stammdaten des DMS u.a. das Feld "Fax" zentral als Administrator ändern kann und wir nur eine zentrale Faxnummer für die gesamte Kanzlei haben, habe ich dieses Feld jetzt zweckentfremdet und mit dem Diktatkürzel versehen.

Heute schlage ich mich mit den Platzhaltern von Post, Fristen und Bescheiden rum.

Nur leider bislang ohne das gewünschte Ergebnis. Ich gehe gemäß 1071309 vor, im Dokument kommt jedoch nur "### FEHLER ###" raus.

Mal sehen, ob ich dieses Problem noch gelöst bekomme 😅

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Hallo @ThoKrä 

bezüglich der Platzhalter (### FEHLER ###) führen Sie bitte folgende Lösung durch: 

1. Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung.

2. Markieren Sie die betroffene Vorlage.

3. Auf der rechten Seite finden Sie eine Registerkarte Eigenschaften. Verändern Sie hier im Bereich Schriftguterstellung im Feld Dokumenterstellung den Eintrag von "abhängig vom Dateiformat" auf "Standard".

4. Speichern Sie diese Änderung.

5. Öffnen Sie nun den gewünschten Postsatz und erstellen Sie das Dokument.

Funktioniert es nun? 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Guten Morgen @Nina_Schlee,

vielen Dank für Ihren Lösungsvorschlag.

Leider musste ich noch eine Änderung vornehmen. Es kam es zu folgender Fehlermeldung:

Wenn man diesen Fehler übergeht und mit der Dokumentenerstellung fortfährt, werden die Platzhalter mit "### KEIN VORLAGENTYP AUSGEWÄHLT ###" befüllt.

Die oben angefügte Fehlermeldung gibt ja zum Glück den Lösungsweg vor. Es klappt nun 🎉

Wäre es vielleicht möglich, das Ausgrauen der Felder von "Post, Fristen und Bescheide" nicht für "Unterstützter Vorlagetyp" vorzunehmen? Ich empfand dies als etwas irreführend bzw. nicht "bedienungslogisch".

Man musste zuerst oben die Ablage-Knigge leeren, um den Vorlagetyp auswählen zu können.

Danach konnte man "Ablage-Knigge" wieder befüllen. Hierdurch wurden die anderen Felder von "Post, Fristen und Bescheide" wieder zurückgesetzt, was ja auch sinnvoll ist bei vorrangiger Behandlung der Ablage-Knigge.

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Hallo @ThoKrä ,

vielen Dank für das Feedback. Super, dass es nun klappt  🎉 !

Ich habe Ihre Anmerkung weitergegeben. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement