Digitales und analoges Briefpapier

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Hallo,

im Inneren ist unserer Kanzlei zwar aktuell noch recht analog aber hier stehen viele interessante Projekte zur Modernisierung auf der Agenda. Nach außen haben wir vor kurzem aber bereits einen neuen "Anstrich" bekommen. Logo, Webseite, Visitenkarten, Briefpapier. Alles wurde neu-, bzw. umgestaltet und modernisiert. Unser Werbepartner kam nun mit der Frage auf mich zu, wie viele Briefbögen er drucken lassen solle. 5.000 Stück oder direkt besser 10.000?

Und schon kam in mir folgende Grundsatzfrage auf, welche ich hier gerne mit Kollegen in ähnlichen Situationen, oder noch besser, mit Kollegen die diese Situation bereits erfolgreich bewältigt haben, diskutieren möchte.

Brauche ich überhaupt noch vorgedrucktes Briefpapier?

Die Zukunft kommt (nahezu) komplett ohne aus. x-Rechnung, Emailkorrespondenz, elektronische Einsprüche, etc...

Unsere Kanzlei befindet sich an der Schwelle. Viele Mitarbeiter legen Einsprüche aktuell schon elektronisch ein, Korrespondenz mit aufgeschlossenen Mandanten via Mail. Es geht aber trotzdem noch vieles per Post raus, Rechnungen zurzeit noch ausschließlich per Post. Ich würde mir gerne die Möglichkeit eines "schleichenden" Wechsels vorbehalten. Mandanten, die aufgeschlossen sind bekommen ihre Rechnung und Korrespondenz per Mail, weniger aufgeschlossene vorerst weiter per Post. Eine Umstellung für alle von jetzt auf gleich führt mMn zu hohen Widerständen.

Wie sind die Kollegen in dieser Übergangszeit vorgegangen? Für alle Vorlagen eine Digitale- und eine Druckversion erstellt? Das Briefpapier überall selber mit eindrucken und auf Vordrucke komplett verzichten? Druckqualität bei selbstgebastelten Briefbögen in der Vorlage? Drucken als PDF mit PDF-Briefpapier? Alternatives Vorgehen? Welche Vorgehensweisen haben welche Vor- und Nachteile? Was würdet ihr rückblickend vielleicht anders machen?

Ich hoffe auf eine anregende, offene Diskussion!

Gruß

Simon

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Da wird es mit Sicherheit nicht die 1. Antwort geben. 

Kanzlei wie bei @metalposaunist ziemlich digital unterwegs sind wird es kein  Briefpapier mehr geben. 

Aber sie wollten ja Praxisbeispiele daher meine Kanzlei: 

Rechnungen gehen nur zum Teil elektronisch raus, da ich bislang keine Lust hatte alle Mandanten ( notwendig nach STBG) anzuschreiben ob ich die REchnung ohne Unterschrift digital an Sie senden darf.  Folge ich unterschreibe die Rg. digital . Druck erfolgt via Wasserzeichen einpflegen (Briefpapier = pdf) und dann digitale Unterschrift und dann digital an die Mandanten ( Tendenz steigend- mache ich aber auch erst seit ca. 1 Jahr). 

Die meisten Rechnungen gehen nach wie vor analog raus und daher brauche ich hierfür immer noch Briefpapier. Drucken lasse ich meist 10.000 Blatt diese reichen dann aber auch 2 Jahre. 

Daher habe ich sowohl Briefpapier analog als auch digital ich kann bei der Variante via Wasserzeichen keinen optischen Unterschied feststellen.  Das gleiche ist auch als Absenderkennung bei der Email hinterlegt.  Und den gleichen Weg gehe ich auch bei den Bilanzen. In aller Regel erhält Mandant noch 1 Exemplar mit Bilanzpapier , das elektronische sieht Deckungsgleich aus auch hier Wasserzeichen = pdf = Bilanzpapier. Ebenfalls elektronisch unterzeichnet. 

Da ich sowohl für die Bilanzen als auch für das Briefpapier ein spezielles umweltfreundlichen ( blauer Engel mit regionalem Bezug ) habe drucke ich dies nicht auf Blanko Weiss  sondern lasse dies nach wie vor in der Druckerei meiner Wahl hier in Konstanz drucken. Aber eben wesentlich weniger wie früher.  Wenn es denn irgendwann ganz digital ist werde ich das als erstes beim Porto - privater Zusteller- merken. 

Ich hoffe ich konnte weiterhelfen. 

Ich denke sie werden zwischen der fast vollständigen digitalen Kanzlei und der noch vollständig analogen Kanzlei so ziemlich alle erdenklichen Lösungen finden und jeder hat dann halt seinen workflow so gebaut das es halbwegs passt. Mit allen pro und contra's.