Liebe Community
wir arbeiten ohne DMS und haben natürlich jetzt auch auf Digitale Bescheide umgestellt.
Vorher kamen die Bescheide per Post zu mir, diese habe ich im Posteingang eingetragen, gestempelt und den jeweiligen Bearbeiter hingelegt. Irgendwann kamen diese bearbeitet mit Notiz (Stempel) geprüft, Einspruch etc. zurück und ich habe das Anschreiben vorbereitet, die bescheide Digital abgelegt, Fristen ausgetragen und den Postausgang gemacht.
Jetzt soll es so weiterlaufen, halt nur Digital.
Abruf und Ablage über Dokumentenkorb funktioniert einwandfrei. Nur wissen wir nicht wie der Sachbearbeiter die Information erhält das neue Bescheide da sind?! Ebenso ist ohne DMS kein Stempeln möglich. Aktuell drucke ich die Digitalen Bescheide, Stempel diese und lege diese zum Sachbearbeiter. Nach Bearbeitung kommen diese wieder zurück und gehen dann wie gewohnt per Post an den Mandanten (weiterhin das gestempelte Exemplar) in den Dokumenten ist natürlich der Originale Bescheid ohne Stempel. Gerne würden wir diese auch per Mail an die Mandanten versenden allerdings mit einem Stempel. Damit die Mandanten direkt erkennen, dass die Bescheide bearbeitet sind trotz anschreiben.
Habt Ihr eine Idee?
Wir sind sonst am überlegen das DMS noch da zuzubuchen, wissen nur noch ob es dich noch loht durch die Umstellung in die Cloud -die ja absehbar ist.
LG
