Datev DMS-Ablage nach bearbeiteter Datei mit geänderter Beschreibung

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Hallo zusammen,

ich habe ein Phänomen bei einer Excel-Datei festgestellt und versuche herauszufinden wo das Problem ist. Leider bin ich bei uns die Einzige, die das so nutzt und hoffe hier jemanden zu finden, der mir weiterhelfen kann.

Ich nutze für einen Mandanten eine Excel-Datei "fehlende Unterlagen Stand TT.MM.JJJ". Da ich wöchentlich buche und dem Mandanten die Excel-Datei dann auch immer per Mail zusende, wird das Datum nach jedem buchen aktualisiert. 

Nun ist mir aufgefallen, dass die geöffnete Excel-Datei noch immer das Ursprungsdatum vom ersten abspeichern enthält und nicht das aktualisierte. In der Beschreibung und im Dateinamen beim Export steht das aktuelle Datum.

Ich finde das irgendwie verwirrend, kann ich das irgendwie weg bekommen? Ich bin mir fast sicher, dass vor der DMS-Umstellung auch in der geöffneten Excel-Datei immer das aktuelle Datum mit gestanden hat.

Ich hoffe, ich habe mein Problem verständlich machen können. 

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Soweit ich weiß gibt es leider nur einen Weg die Bezeichnung der Excel-Datei zu ändern. Mit der rechten Maustaste die Dokumentenstruktur öffnen und die Excel-Datei entsprechend umbenennen.

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Danke @sokru,

jetzt weiß ich wenigstens wo ich das ändern kann. Auch wenn ich es dann immer 2x ändern muss. Mich irritiert nur, dass es vor der Umstellung anscheinend dort nicht geändert werden musste. Oder es ist mir tatsächlich in den letzten Jahren nie aufgefallen...

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Wenn die Excel-Datei geöffnet ist, müsste das neue (aktuelle) Datum doch gespeichert werden, wenn man auf „DMS speichern unter“ klickt.

Dann legt DMS eine neue Version an.

Mache ich auch in dieser Art, und das funktioniert einwandfrei.

Oder hab ich deinen Workflow falsch verstanden?

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@marcow 

Wenn ich auf "in DMS speichern unter" gehe, dann speichert er mir das als neue / weitere Datei ab und das möchte ich in dem Fall nicht. 

Sehr seltsam bei uns 🤔

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Hallo @sharanya 

benutzen Sie in Ihrer Excel-Liste eventuell ein Datumsfeld? Wenn ja, prüfen Sie mal, ob sich das automatisch aktualisiert. Eventuell liegt hier das Problem. 

Das Verhalten beim Klick auf "in DMS speichern unter" ist korrekt. Hier ist es so gewollt, dass das Dokument erneut abgespeichert wird. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement