DMS / Feld "Bemerkungen" wird bei Status "erledigt" über Kontextmenü nicht angezeigt!

[#1]

Hallo Community,

bei uns in der Kanzlei erhalten die jeweiligen Sachbearbeiter die Steuerbescheide als "Erlediger" im dem Status "offen" zur Bearbeitung.

Sobald der SB den Bescheid als i.O. geprüft hat, stellt der Sachbearbeiter den "Erlediger" auf das Sekretariat um. Das Sekretariat weiß nun Bescheid das der Originalbescheid mit Standartanschreiben an den Mdt. raus gehen kann.

Hat der Sachbearbeiter aber nun noch einen kleinen "Textwunsch" für das Anschreiben, erfasst er diesen in DMS als Bemerkung:

Wird nun im Sekretariat das Anschreiben erstellt, setzt der Mitarbeiter im Sekretariat den Dokumentenstatus auf "erledigt". Wenn er dies über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf Dokument) "Eigenschaften/Index" erscheint auch diese Bemerkung und er weiß, dass der Textwunsch aufgenommen werden soll.

Nun das Problem:

Setzt der Mitarbeiter im Sekretariat den Dokumentenstatus auf "erledigt" und verwendet hierfür das Kontextmenü (rechte Maustaste auf Dokument) "Dokumentenstatus ändern/erledigt" erscheint das "Kenntnisnahme-Fenster" nicht!

Die führt dann dazu, dass die Informationen nicht ins Anschreiben übernommen werden..... Das Häkchen "Bemerkung anzeigen" hat doch gerade den Sinn, das bei allen Änderungen am Dokument diese (wichtige) Information erscheint und nur aktiv weggeklickt werden kann .....

[#2 · Accepted solution]

Hallo Herr Meyer,

die DMS im Arbeitsplatz befindet sich leider noch im "Entwicklungsstadium" und hat viele Fehler bzw. Unzulänglichkeiten.

Wenn Sie z. B. die gute Funktion nutzen, ein DMS-Dokument per Link zu versenden (geht sehr schnell):

Erhält der Mitarbeiter oder Kollege eine E-Mail mit dem Link zum Dokument. Wenn der Kollege oder Mitarbeiter das Dokument öffnet, wird die "Bemerkung" leider auch nicht angezeigt. Den DATEV Weg über zur Kenntnis oder Weiterleiten ist sehr träge, da die Desktopbenachrichtigung in der Regel 30 Minuten braucht um mitzubekommen, dass ein neues Dokument beim betreffenden Mitarbeiter vorhanden ist (siehe auch https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=85332).

Aber nun zu Ihrem Problem. Wir haben uns im Arbeitsplatz in den Arbeitsblättern der DMS und den Schnellinfos das Feld "Bemerkung" eingeblendet:

Dann sieht zwar Ihr Sekretariat nicht auf den ersten Blick den Text der Bemerkungen, sondern nur das Kästchen mit dem Haken, kann dann aber über Eigenschaften/Index sich in einem zweiten Schritt die Bemerkung ansehen.

Ich hoffe, die hilft Ihrem Sekretariat.

Gruß

Ralf Blum

[#3]

Moin,

mein Vorposter hat schon auf die "Workarounderitis" bei DATEV-DMS in Verbindung mit dem Arbeitsplatz hingewiesen und auch seine Lösung dazu dargelegt.

Ein paar grundlegende Erläuterung müssen leider vorweg damit eine Lösung gefunden werden kann.

Zwischen Arbeitsplatz"integration" und RichClient liegen in der Philosophie und technischer Umsetzung Welten, der AP filtert während der Client abfragt.

Der so genannte Workflow ist als solcher nicht im DATEV Teil des DMS genutzt, Erweiterungen von den DATEV Vorgaben durch den Nutzer sind eigentlich nicht vorgesehen.

Nach DATEV Logik ist das Feld "Bemerkungen" nicht für den Workflow sondern nur für die Ablage des Dokuments vorgesehen.

Leicht ließe sich Ihr Problem mit Einführung eines neuen Status erledigen. Beim Wechsel des Erledigers bekommt das Dokument nicht den Status "erledigt" sondern z. B. "Schreiben erstellen mit Anmerkung". Damit ist zum einen sichergestellt, dass der Sachbearbeiter etwas bewusst gemacht hat (nämlich den Bescheid geprüft) und etwas veranlasst (nämlich den Auftrag ins Sekretariat gegeben) hat.

Leider lassen sich eigene Status nicht in den AP integrieren (vor allem die Filterungen), es ist dann immer der Index aufzurufen. Eine vernünftige Liste für das Sekretariat ließe sich dann wieder nur über den Client generieren.

Da leider alle Abteilungen bei DATEV nicht mit- sondern gegeneinander arbeiten (müssen?) ist ein vernünftiger Workflow auch anders nicht darstellbar. PFB wäre für die Bescheideprüfung eigentlich der natürliche Partner, in Verbindung mit den Aufgaben könnte mit entsprechenden Verknüpfungen zu EO ein super Workflow aufbereitet werden. In den Bereichen schwächelt die Entwicklung vor sich hin, die Schriftguterstellung ist mit PFB nur rudimentär anwendbar (seit langer Zeit hänge ich da hinterher).

Insgesamt ist hier noch viel Luft nach oben (da fällt mir das Foto meines Vorposters in einem anderen Thread ein, der Schornstein dient zur Ableitung heißer Marketingluft).

Gruß

KP