DMS - Dokumentenstruktur oder Heften? Oder beides?

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Hallo liebe DMS-Nutzer,

mich würde mal interessieren, wie eure Handhabungen im DMS sind, wie ihr sie nutzt.

Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung der Bescheide würde mich interessieren, wie ihr die gescannten Dokumente im DMS ablegt. Wir scannen derzeit den Haufen Bescheide ein, und strukturieren im Nachhinein am PC mit der F3-Taste. In der Vergangenheit hatten wir die Struktur komplett außer Acht gelassen und lediglich geheftet. Mit dem "nur heften" funktioniert aber der Posteingangsassistent nicht mehr problemlos. Wie geht ihr mit eurem Posteingang um? Wie ist eure Handhabe?

Gruß

CI

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alles ist in dem Dok. 0904079 geschrieben. Viel Erfolg

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Hallo chrischan83,

ich unterstelle mal, dass es um die DATEV DMS geht und nicht um die DMS classic.

Hier im Büro haben wir seit gut drei Wochen die DATEV DMS, vorher nur die Dokorg. Alle Workflows sind noch nicht digital angepasst, aber der Posteingang der Bescheide sieht bei uns eigentlich so aus, dass die komplette Eingangspost, die abgelegt werden soll, "in einem Rutsch" eingescannt wird. Danach wird dann bei der Ablage über den Dokumentenkorb jeder Bescheid (und jedes Schreiben) entsprechend geheftet, so dass sich einige 1 bis mehrseitige Dokumente ergeben, die dann als Posteingang und ggfs. auch für die Fristberechnung erfasst werden. Das habe ich entsprechend der Dokumentart im Knigge vorgegeben.

Was jetzt den Posteingangsassistenten angeht, gibt es bei uns eigentlich keine Probleme bei mehrseitigen Dokumenten. Lediglich die bekannten Probleme wie GewSt-Bescheide (da diese von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich aussehen), Bescheide mit mehreren Steuerarten sowie Bescheide mit dem Steuerberater als Empfangsbevollmächtigten (das lässt sich aber durch Ausnahmen etwas verbessern) führen zu ungenauer oder keiner Erkennung. Ansonsten bin ich als früherer DMS classic-Nutzer von der neuen DMS und auch dem Posteingangsassistenten schwer begeistert.

Lange Rede kurzer Sinn: Seit den diversen Einführungen, die ich für die DMS bereits besucht habe, versuche ich mir alles immer analog vorzustellen. Ein Steuerbescheid, der aus mehreren Seiten besteht, ist letztlich ein einzelnes Dokument. Ich würde doch wahrscheinlich auch so die Papiere mit einem Tacker oder einer Büroklammer zusammenheften - wieso also nicht auch in DMS?

Ich hoffe, ich konnte etwas weiterhelfen.

MfG,

Dirk Schmakies

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@woerdehoff Hilft so viel weiter wie manche Antwort des "Supports". Danke.

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@dirkschmakies Das heißt, Sie nutzen keine Dokumentenstruktur bei den Bescheiden, sondern lediglich die Heftfunktion? Ich frage deswegen, weil man mir erzählte, dass der Posteingangsassistent NUR funktionieren würde, wenn man mit der Dokumentenstruktur arbeitet. Ich teilte mit, dass es bisher auch nur mit dem Heften funktioniert hätte. Die Dokumentenstruktur stört die Kollegen beim Bearbeiten verständlicher Weise sehr.

In welchen Fällen greift ihr zur "Dokumentenstruktur"?

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Wie gesagt, das ist noch alles ziemlich am Anfang bei uns, weswegen es für die viele Dinge auch noch keine Vorgaben "von oben" gibt.

Ich würde aber, allein von der Übersichtlichkeit her, einzelne Dokumente immer heften.

Auch bei gescannten Belegen zur ESt oder zum JA würde ich keine Struktur anlegen bei kleinen Fällen (so ca. 30 Seiten). Bei umfangreicheren Fällen würde ich der Übersicht halber eine Struktur machen, damit man direkt in den gewünschten Bereich über die Dokumentstruktur springen kann.

Bei einem Schreiben mit Anlagen würde ich die Anlagen auch separat dazu speichern und auch dort ggfs. noch eine (Unter-)Struktur machen.

Am Anfang habe ich ein bisschen die Strukturierungsmöglichkeiten der DMS classic vermisst, aber ich habe festgestellt, dass durch das Heften (auch von Teilen) eine gewisse Struktur entsteht.

Einzelne Bescheide würde ich (egal wie viele Seiten) immer heften, so dass ein Dokument (=ein Bescheid) da ist. Ansonsten würde ich schauen, was für mich (bzw. die Kollegen) am übersichtlichsten ist. Und im Zweifel kann man ja auch später noch trennen oder heften, wenn einem das nicht gefällt...