DMS, Dokumentenablage, gibt's was dazwischen?

[#1]

Guten Morgen,

der Titel sagt eigentlich schon alles. DMS ist für uns als kleine Kanzlei einfach nicht tragbar, Dokumentenablage dagegen ... naja jeder kennts.

Gibt es ein Lösung dazwischen ohne dass man auf ein Fremdprodukt wie ELO zurückgreifen muss?

Mir ginge es hauptsächlich um eine Ablage mit Ordnerstruktur und Verschlagwortung (ohne dafür wirklich Windows-Ordner anzulegen...).

Bin für jeden Tipp dankbar!

Grüße

G. Nijkamp

[#2]

Hallo Herr Nijkamp,

von DATEV gibt es im Moment m. W. keine Lösung dazwischen. Die Kriterien, die Sie oben nennen, haben mich damals zu der Entscheidung bewogen, DMS einzuführen (als kleine Kanzlei - zum Ende der Existenzgründerzeit, um zumindest noch den Rabatt für die Einführungsberatung mitzunehmen).

Zur Zeit würde ich an Ihrer Stelle aber mal abwarten, da DATEV zur Zeit gerade ein eigenes DMS entwickelt, das im Sommer mit der DVD 12.0 herauskommen soll. Die Konditionen zu denen das neue DMS angeboten wird, könnten ja vielleicht auch für Sie tragbarer sein.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#3]

Hallo,

welche Funktionen vermissen Sie denn in der Dokumentenablage wenn es Ihnen lediglich um eine strukturierte Ablage geht? Die automatische Erkennung von Verschlagwortungen?

Um welche Dokumente geht es Ihnen hauptsächlich bei der Archivierung?

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#4]

Mir ginge es hauptsächlich um eine Ablage mit Ordnerstruktur und Verschlagwortung (ohne dafür wirklich Windows-Ordner anzulegen...).

Was benötigen Sie an "Ordnerstruktur" was die Dokumentenablage nicht zu bieten hat?

In der Dokumentenablage läßt sich doch eine weitgehende Struktur einrichten, die dann für alle Mandanten identisch zur Verfügung steht.

Zusätzlich kann man doch per Schnellsuche bei brauchbarer und einheitlicher "Beschreibung" der Dokumente sehr schnell die benötigten Unterlagen herausfiltern.

Was definitiv nicht funktioniert, ist die dokumentenechte Ablage. in der Dokumentenablage
Jedes anklicken einer Excel- Datei führt zum Auschecken und wieder neu Einchecken der Datei mit neuem Bearbeitungsdatum. Die Version von gestern ist damit unwideruflich überschrieben und müßte extrem aufwendig aus der Datensicherung widerhergestellt werden.

Wunsch: Beim Neueinchecken wird das alte Dokument nicht geschreddert sondern optional in einem temporären Korb verschoben, wo es nach einer vom Admin zu konfigurierenden Zeit oder maximalen Datenmenge automatisch entsorgt wird.

[#5]

Ich vermute mal, es geht um ein mandantenindividuelles Ablageschema.

[#6]

Hallo Herr Nijkamp,

in der Pilotversion der DVD 12.0 ist das Zusatzmodul Revisionssicherheit schon enthalten. Bei den von Ihnen gewünschten Funktionen habe ich keine Neuerungen entdeckt. Die Ordnerstruktur gibt es aber schon (wenn auch nicht individuell anpassbar / außer dem Ausblenden leerer Ordner). Die Verschlagwortung geht über das Feld "Stichworte" schon bisher (natürlich nicht wirklich perfekt).

Dafür klappt im Dokumentenkorb ab der DVD 12 das Trennen und Heften auch von PDF und nicht nur TIF Dateien)

Schöne Grüße

Willi Müller

[#7]

Hallo Zusammen,

ja, mir würde es u.A. darum gehen hier Ordner anzulegen bzw. alles ein bisschen zu Strukturieren.

Z.B. Lohn ->  Arbeitnehmer -> hier dann die einzelnen Arbeitnehmer anlegen zu können. Manche Wirtschaftszweige haben doch eine hohe Fluktuation.

Ausblenden leere Ordner habe ich nicht gefunden, wo wäre das anzuhaken?

[#8]

im Fenster Ablagestruktur / rechte Maustaste auf Mandanten /

"Mit Inhalt" auswählen

[#9]

Hallo Herr Nijkamp,

Ordner anlegen geht auch mit der DokAblage.  Die Verschlagwortung ist auf diesem Level stark von der Disziplin abhängig.

Die Ordnerstruktur der Dokumentenablage ist lediglich ein Vorschlag der DATEV.  Er ist weder in Stein gegossen noch zwingend.

Öffnen Sie das Programm Dokumentenablage (Programm Suche "Dokumenten..")

Dort finden Sie unter Organisation\Administration\ Ablagestruktur den Vorschlag der DATEV.  An dieser Stelle können Sie - fast - alles anpassen, ändern, ergänzen.

Wenn Ihnen diese Möglichkeiten zu "gering" sind, bleibt nur der Wechsel auf die DMS bzw. ein Fremdprodukt.  Ob Sie damit allerdings glücklicher werden...

mfg.

Andreas G. Müller