DMS: Dokument vs. Beleg / Belege heften

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Guten Tag,

wir haben in unserer Kanzlei neuerdings das/die DMS in Betrieb. Ich hätte hierzu zwei offene Fragen:

1.) Wenn man einen Scan in die DMS importiert, dann kann man in der Maske gleich ganz oben zwischen "Dokument" und "Beleg" wählen. Was hat es damit auf sich? Sind "Belege" ausschließlich Belege, die man an die Buchungssätze hängt? Und alles andere sind dann "Dokumente" (die keine Verknüpfung mit einem Buchhungssatz erfahren)? Ist diese Unterscheidung wichtig? Warum?

2.) Die Buchhaltungsbelege werden in der DMS in einen eigenen Ordner mit diversen Registern importiert (Kassa, Bank, Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Ohne Belegtyp, Gebuchte Belege - also ähnlich wie auf Unternehmen online). Im Kanzei Rechnungswesen werden diese Belege dann inkl. OCR-Erkennung verbucht, an den Buchungssatz gehängt und wandern sodann automatisch in das Register "Gebuchte Belege". Wie kann man im Kanzlei Rechnungswesen diese Belege heften? Es scheint nicht zu gehen, oder? Müsste man hier tatsächlich bereits im Dokumentenkorb heften?

Viele Grüße

Christoph

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Moin Moin Christoph,

1.)

Das DMS dient bestenfalls als Ersatz für Ihre Papierakte und daher ist die Unterscheidung zwischen "Dokument" und "Beleg" letztlich wichtig.

"Dokumente" sind Unterlagen die Sie früher in ihre Mandanten-Papierakte abgelegt hätten. Die korrekte Verschlagwortung etc. ist entscheidend wie die Ablage zu erfolgen hat und muss daher exakt und detailliert vorgenommen werden.

"Belege" sind hauptsächlich (digitale) Kopien von Mandanten-Fibu-Belegen die Sie für steuerliche Zwecke aufbewahren bzw. dokumentieren und in Rewe mit dem Buchungssatz verknüpfen.

Eine exakte Verschlagwortung für "Beleg" ist nicht gewollt und wäre zu zeitaufwendig. Außerdem würde eine Ablage in der normalen digitalen Mandanten-Akte diese unnötig aufblähen und unübersichtlich werden lassen.

2.)

Ein nachträgliches heften in Rewe ist leider tatsächlich nicht möglich.

Der Gedankengang der DATEV scheint zu sein, dass z.B. eine Rechnung welche als "Beleg" "zu buchen" abgelegt wird ein anschließendes heften überflüssig macht, da die Ablage bereits vollständig und korrekt erfolgt.

Es macht aber unabhängig davon Sinn die Rechnungen bereits im Dokumentenkorb zu heften, da Sie sonst einzelne Seiten einer Rechnung mehrfach benennen und Ablegen müssen.

Beste Grüße

Stefan

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Es macht aber unabhängig davon Sinn die Rechnungen bereits im Dokumentenkorb zu heften, da Sie sonst einzelne Seiten einer Rechnung mehrfach benennen und Ablegen müssen.

hierzu noch eine praktisch bezogene frage:

reicht es aus, wenn ich in DMS den gescannten "Beleg" als Beleg ablege und diesen durch voranstellen eines Ordners eine Dokumentenstruktur gebe?

oer muss ich unabhängig davon die einzelnen seiten noch AKTIV heften, damit das dann in der Fibu EIN Beleg ist?

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reicht es aus, wenn ich in DMS den gescannten "Beleg" als Beleg ablege und diesen durch voranstellen eines Ordners eine Dokumentenstruktur gebe?

oer muss ich unabhängig davon die einzelnen seiten noch AKTIV heften, damit das dann in der Fibu EIN Beleg ist?

Es reicht aus, wenn Sie mit Dokumentenkorb z.B. durch "F3" die einzelnen Seiten einer Rechnung als Ordner strukturieren und diese Struktur als "Beleg" ablegen.

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Herzlichen Dank für die Antworten!

Hier bleibt bei mir noch folgende Frage offen: Annahme, ich habe zwei Einzelseiten (PDF) in der linken Spalte vom Dokumentenkorb "liegen". Nun eröffnen sich mir zwei Möglichkeiten:

1.) Ich kann beide Seiten markieren und mit dem Klammernsymbol heften. Hernach kann man den so gehefteten Beleg für die FIBU ablegen.

2.) Man kann beide Belege markieren und mit F3 einen übergeordneten Ordner erstellen. Hernach kann man diesen Ordner für die FIBU ablegen.

Was macht 1 und 2 für einen Unterschied? Wann wählt man Vorgehen 1 und wann 2?

Beste Grüße

Christoph

[#6]

Der Unterschied ist, dass bei Variante 1 aus einem 1-Seiten-Dokument ein Mehrseitendokument wird.

Bei Variante 2 bleiben es 2 1-Seiten-Dokumente.

Für die Ablage von "Belegen" macht es m.E. keinen Unterschied welche Variante Sie wählen. Zumindest fällt mir kein Unterscheid oder Vor- bzw. Nachteil ein.

Bei der Ablage von "Dokumenten" empfiehlt die DATEV eher 1-Seiten-Dokumente abzulegen als Mehrseitendokumente.

Vorteile können hier sein, eine bessere Ordnerstruktur. Außerdem erhält man sich die Möglichkeiten einzelne 1-Seiten-Dokumente aus der Struktur zu kopieren oder zu entfernen.