DMS Ablage-Knigge - Verwendung Jahr/Monat

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Guten Abend,

wir verwenden seit einige Wochen DMS.

Bei der Erfassung von Dokumenten hätte ich eine Frage bzw. wäre für Anregungen dankbar bzgl. dem Zusammenspiel von Jahr und Monat.

In der Schule wurde uns beigebracht, dass man als Jahr das Jahr des Dokuments holt und als Monat eben den Monat. Soweit logisch.

Jetzt gibt es aber doch auch Dokumente, die eben andere Zusammenhänge habe, so z.B. kam heute ein geänderter ESt-Bescheid aus 2018.

Hier macht es doch meiner Meinung nach mehr Sinn, als Jahr 2018 zu wählen und den Monat nicht auszufüllen?

Deshalb wollte ich mal in die breite Masse hinein fragen, wie das so gehandhabt wird.

Danke @all 

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@marcow  schrieb:

so z.B. kam heute ein geänderter ESt-Bescheid aus 2018.

Hier macht es doch meiner Meinung nach mehr Sinn, als Jahr 2018 zu wählen und den Monat nicht auszufüllen?

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Korrekt. Der Bescheid bezieht sich auf ein Veranlagungsjahr, ungleich Dokumentjahr. Je nach DMS kannst du dort das Dokumentdatum vom Bescheid (Angabe auf dem Bescheid) erfassen u. die Fristen werden automatisch berechnet.

 Jahr + Monat macht nur bei Sachverhalten Sinn, die monatlich bearbeitet werden. Das dürften normalerweise Lohn u. Fibu sein.

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Wenn Ihr den Knigge benutzt, solltet Ihr das einheitlich für die ganze Kanzlei machen, sonst macht es wenig Sinn. D.h. alle benutzen den Knigge u. es gibt für alle Sachverhalte verbindliche Regeln.