Auswertung zu löschende Daten

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Liebe Community,

wie kann ich zu löschende Daten erkennen/filtern. Muss ich in alle Programme gehen um die einzelnen Jahre zu filtern? Gibt es evtl. einen zentralen Weg die "alten Daten zu filtern ggf. über eine Auswertung? Über arbeitserleichternde Tipps wäre ich dankbar.

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Hallo,

meinen Sie Dokumente, die den Status löschen haben? Arbeiten Sie mit der Dokumentenablage oder mit DMS? In DMS können Sie sich eine Filter anlegen und sich die Dokumente anzeigen lassen. Ob das in der Dokumentenablage auch so funktioniert, weiß ich nicht.

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Hallo @Nicole2 

falls Sie, wie @aschreiber schon vermutet hat, Dokumente in der Dokumentenablage/ DMS eingrenzen wollen, können Sie diese ganz einfach filtern. 

Hierzu gibt es auch ein Infodokument . Sie können nach bestimmten Kriterien wie Datum oder Status filtern und somit Ihre Suche eingrenzen. 

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Schreiber,

wir arbeiten mit der Dokumentenablage. Ich meinte, woran erkenne ich welche Daten ich in den Programmen ESt Vorausberechnung, ESt, KSt etc. zu löschen sind. Ähnlich wie das Tool "Daten aus Rechnungsschreibung (classic/compact) löschen gemäß DS-GVO".

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Hallo Nicole2, 

für die jeweiligen Produkte/Produktgruppen gibt es „Datenschutz-Steckbriefe“, in denen die jeweiligen Löschfristen aufgeführt sind. Sie finden die Datenschutz-Steckbriefe ganz einfach, wenn Sie im Suchschlitz der Informations-Datenbank den entsprechenden Begriff eingeben.

Diese Steckbriefe geben Ihnen einen Überblick darüber, bis zu welcher Frist die Daten spätestens zu löschen sind, sofern keine fristverlängernden Sachverhalte vorliegen.

Ein Beispiel hierfür ist der „Datenschutz-Steckbrief Steuerprogramme“ (Dok.Nr.: 1001877).

Bei der Durchführung des eigentlichen Löschvorgangs unterstützt Sie das Dokument „Mandanten programmübergreifend löschen“ (Dok.Nr.: 1002499).

Haben Sie darüber hinaus noch Fragen zum Löschen von Daten in einzelnen Programmen, hilft Ihnen der entsprechende Programmservice gerne weiter.

Viele Grüße aus Nürnberg, 

Kristina Fink. 

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Sehr geehrte Frau Fink, vielen Dank Ihre Antwort. Der Vorgang zum mandantenübergreifenden Löschen war mir bekannt. Meine Frage ist allerdings. Wir haben langjährige Mandanten für die wir Dokumente in der Dokumentenablage haben und Steuererklärungen seit 20xx anfertigen. Muss ich nun alle einzeln durchklicken um zu schauen bei welchen Mandanten ich welche Jahre löschen muss? Also Mandant X prüfen in ESt, BF und JA, bei Mandant Y .... Oder kann ich eine Selektion erstellen, die mir auflistet "Alle Mandanten in EST bis Jahr 20xx ...., alle Mandanten in BF bis Jahr 20.."?

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Hallo Nicole2,

einen andere Lösung als im Dokument (Link) beschrieben habe ich aus Sicht der Dokumentenablage leider nicht.
Vielleicht ist es eine gute Idee, wenn Sie sich direkt mit dem Programmservice der einzelnen Anwendungen Steuern, Rechnungswesen und Lohn in Verbindung setzen.

Unter Umständen finden Sie im direkten Austausch mit den Kollegen doch noch eine Erleichterung für Ihre Selektion.

Grüße aus Nürnberg, 

Kristina Fink.