Hallo zusammen,
ich würde mich über Input zum Thema interne Organisation und Ablage von Dokumenten im Unternehmen freuen.
Kurz zur Ist-Situation:
Unternehmen im Metallbereich, ca. 30 MA. Wir arbeiten seit Mitte 2020 mit Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Ich erledige die laufende Buchführung inkl. Zahlungsverkehr. Die Belege gehen nach dem Buchen automatisch in UO. Da unser StB leider nicht mit DATEV arbeitet, verschiebe ich sämtliche Belege am Monatsende in die Dokumentenablage, um sie von dort als Dokumentensammlung zu exportieren und sie zusammen mit dem Buchungsstapel an den StB zu senden. Dort läuft dann die USt-VA und der JA.
Die Belege sind dann in der Dokumentenablage einfach liegen geblieben, da wir Belege vorrangig im Explorer sowie einem anderen Programm archiviert haben.
Nun wollen wir zukünftig nur noch eingleisig fahren und für die Belege ausschließlich auf DATEV setzen. Meine Frage dazu:
Die Belege liegen seit 07/2020, monatsweise archiviert, in der Dokumentenablage. Wie revisionssicher ist das ganze? Ist die Lösung sinnvoll oder sollten sie wieder in UO?
Zusätzlich möchten wir auch die internen Prozesse vereinfachen. Seit mehreren Jahren werden sämtliche Unterlagen (z.B. zu Versicherungen, Fuhrpark etc.) unstrukturiert, oft doppelt auf allen möglichen Servern etc. abgelegt. Gibt es eine Möglichkeit, diese Unterlagen auch in DATEV zu organisieren? Welcher zusätzlicher Baustein neben Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen wäre ggf. sinnvoll? Erstellung von Aufträgen und Ausgangsrechnungen läuft über ein anderes Programm, das wird wohl auch so bleiben.
Ich freue mich über Austausch!
Besten Dank vorab und liebe Grüße
Judith
