Microsoft 365 + Exchange-Server : sind "Automatische Antworten" per Outlook "brauchbar" oder "unbrauchbar" ?

[#1]

Hallo Community,

in "Outlook 365" und anderen Outlook-Versionen gibt es die Möglichkeit, "Automatische Antworten" einzurichten.

Das, was ich mir davon versprochen habe, wird aber nicht erfüllt.

Die einzig sinnvolle Funktion wäre aus meiner Sicht, in Abwesenheit des E-Mail-Empfängers automatisch auf Nachrichten zu antworten.

Das sollte doch eigentlich eine der leichtesten Übungen des Exchange-Servers sein, oder ?

Bei mir selbst funktionieren die "Abwesenheitsnotizen" jedenfalls zuverlässig.

Aber bei einem Kollegen, der erst seit kurzem mit "Microsoft 365" / "Microsoft Exchange Online" arbeitet, scheint Outlook bzw. die Funktion "Automatische Antworten"  nur zu funktionieren, wenn Outlook gerade gestartet und die Funktion "Automatische Antworten" ausdrücklich neu aktiviert ist.

Nach dem Beenden und und späteren Neustarten von "Outlook 365" ist die Funktion "Automatische Antworten" immer wieder deaktiviert.

... sooo ist diese Funktion aus meiner Sicht völlig unbrauchbar

[#2]

Da wäre die Frage, wie die Funktion getestet wird. Wenn da eine Testnachricht geschickt wird und die automatische Antwort ankommt und dann von der gleichen E-Mail-Adresse erneut getestet wird, dann ist es korrekt, dass die OOF nur einmal kommt. Pro Absender wird nur ein einziges Mal die Antwort pro "OOF Zyklus" gesendet: Understand and troubleshoot Out of Office (OOF) replies - Exchange | Microsoft Learn

An OOF response is sent one time per recipient. The list of recipients to whom the OOF response is sent are stored in the OOF history, which is cleared out either when the OOF state changes (enabled or disabled) or when the OOF rule is modified. OOF history is stored in the user's mailbox, and can be viewed by using the MFCMapi tool at: Freebusy Data > PR_DELEGATED_BY_RULE.

Ansonsten wäre die Frage, was sich denn da zusammen geklickt wurde? Einfach nur der Standard oder wurde unten drunter zusätzlich der Knopf "Regeln" bemüht?

[#3]

@janm ,

danke für das schnelle Feedback

Ich hatte nicht damit gerechnet, dass sogar noch eine Art 'Intelligenz' hinter dieser Funktion steckt

der Screenshot-Auszug zeigt das, "was sich denn da zusammen geklickt wurde" 

.. vorerst noch ohne weitere "Regel",

... aber mit der Idee, dass bei Abwesenheit des E-Mail-Empfängers jeweils eine "Abwesenheitsnotiz" gesendet wird.

Wenn eine "Regel" die 'OOF-Intelligenz' ausschalten kann, dann würde ich in diesem Fall mal absichtlich die 'Intelligenz' ausschalten (wollen) 😎

Mich irritiert aber vor allem, dass die Funktion beim Beenden von Outlook offenbar deaktiviert wird.

Jemand, der krank, in Urlaub oder anderweitig abwesend ist, bleibt ja nicht in Outlook eingeloggt.

Der Exchange-Server sollte aber doch 24/7 das E-Mail-Konto überwachen (können), oder ?

Das Ziel ist, dass jeder Outlook-Benutzer seine eigenen "Abwesenheitsnotizen" erstellen, aktivieren, und deaktivieren kann und dass man nicht den Administrator 'beknien' muss, um solche, eigentlich banalen, Dinge erledigen zu können.

[#4]

Normalerweise funktioniert der OOF bei geschlossenem Outlook, da der Exchange im Hintergrund das Handling übernimmt.

Wenn es Exchange online ist, würde ich da einfach ein Supportticket aufmachen. Der Support ist eh im monatlichen Preis drin und zusätzlich können die dann auch die involvierten Systeme prüfen, falls da serverseitig tatsächlich was im Argen sein sollte.