Freizeichnung online - workaround

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Mit Umstellung auf Freizeichnung online gilt es, den besten Arbeitsablauf zu finden.

Die Auswertungen für FZO mit dem Inhaltsverzeichnis und dessen Verlinkung in die jeweilige Seite der Steuererklärung ist schon eine sehr gute Sache. Der Mandant kann somit schnell und gezielt ins jeweilige Thema klicken, ohne sich durch die ganze Erklärung scrollen zu müssen.

Die Auswertungen für FZO möchte ich auch für die Abschlussmappe nutzen; eben weil sie dem entsprechen, was der Mandant letztlich freigezeichnet hat.

Problem:

Wenn die Steuererklärung abgeschlossen ist, soll die Erklärung an FZO weitergegeben werden und gleichwohl selbiges Dokument lokal gespeichert werden können.

Dies sieht die Systematik der Steuerprogramme jedoch nicht vor, wie es ausschaut.

Im Moment ist es tatsächlich ein "workaround", statt einem gewünschten "workflow" :

• Die Versendung nach FZO ist nur dann möglich, wenn wenigstens ein Dokument, mindestens zum pdf-Export, ausgewählt wird. 
• Dann lässt ich der Auswertungsumfang für FZO bestimmen und die Daten können bereitgestellt werden.
• Das Speichern der "Platzhalter-Export-Auswertung", die nötig ist, um überhaupt in die FZO-Bereitstellung zu kommen muss abgebrochen werden.
• Um an die FZO-Auswertung zu kommen, muss diese nun aus dem FZO-Portal geladen werden. Damit wird jedoch die Kontrollfunktion der ausgegrauten Buttons "Bestätigen" und "Ablehnen" aufgehoben und werden damit aktiviert, sodass der Mandant die beiden Buttons auslösen kann, ohne dass er einen Blick in die Steuererklärungen geworfen hat.
• Um dem abzuhelfen, ist dann nochmals eine Übersendung nach FZO, mit gleichem Szenario, wie beschrieben, vorzunehmen. Zumindest bleibt die letzte Auswahl für FZO gespeichert.
• Ist natürlich schon fragwürdig, sollte es hier keine andere Lösung geben. Die Dokumente gaben zumindest nichts weiter her, außer "Grundschulwissen zu FZO".

Zunächst ist es so einzurichten, dass eine Übergabe an FZO auch durchführbar sein muss, ohne dass ein "Platzhalter-Dokument" verwendet werden muss, denn ein Dokumentenabfrage erfolgt im Folgedialog ohnehin.

Diese FZO-Auswahl und Aufbereitung, die als Pdf für FZO erstellt wird, ist gleichwohl im Dialog optional zum Download für die Kanzlei anzubieten.

In der Folge könnten Jahresabschluss sowie die Steuererklärungen aus FZO zu einer schönen PDF-Mappe zusammengefügt werden und in "Meine Steuern" abgelegt werden.

... oder habe ich etwas übersehen ?

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Hallo @deusex,

vielen Dank für die ausführliche Schilderung des Workflows und der dabei entstehenden Probleme. Ich möchte gerne versuchen auf einige der von Ihnen genannten Punkte einzugehen:

Das Inhaltsverzeichnis gibt es in dieser Form tatsächlich nur bei Freizeichnung online. Wenn Sie genau dieses Dokument zur Dokumentation abspeichern wollen bleibt auch wirklich nur das von Ihnen beschriebene Vorgehen im Portal FZO. Die Schwachstelle an dem Punkt ist, dass Freizeichnung online nur als Mandantenportal konzipiert ist und es keinen expliziten Zugang für die Kanzlei gibt (zB als read only). Für eine weitere Ausbaustufe haben wir das definitiv auf dem Plan.

Was Sie gegebenenfalls an dem beschriebenen Vorgehen noch anpassen können ist der Weg des Versendens nach FZO. Das Senden geht heute über zwei Wege - den Dialog Ausgeben und über den Dialog Senden. Wird nur der Senden-Dialog gewählt, muss nicht zusätzlich noch ein Dokument ausgegeben (Papier oder Digital) werden. 

Die Ablage der Dokumente in Meine Steuern haben wir ebenfalls auf dem Plan.

Mit freundlichen Grüßen 

Florian Preis

DATEV eG 

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Hallo Herr Preis,

danke für die schnelle Rückmeldung.

Sie sehen aber auch schon, dass m.E. das abgespeicherte Dokument dem Freizeichnungsdokument "kongruent" sein muss, das es sonst Zweifel, Rückfragen, Unstimmigkeiten aufwerfen kann.

Beim nächsten Fall werde ich mal die Ausgabe komplett weglassen und tatsächlich den Weg

• Senden nach FZO
• Runterladen aus FZO für die spätere Mappe
• Nochmaliges Senden nach FZO

Damit könnte man schon mal ganz gut leben, denke ich.

Optisch nicht ganz lecker ist eben, dass das Ursprungsdokument als "altes Dokument" dennoch aufgeführt wird.

Gibt es die Möglichkeit die älteren Dokumente administrativ zu löschen, damit nur noch das Eine, das Aktuelle, zur Freizeichnung bereitsteht und noch viel wichtiger die Frage: Warum nicht ? 😉

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Hallo @deusex ,

um auf die Fragen eine adäquate Antwort zu geben, möchte ich kurz zum Hintergrund auf die Historie eingehen. Bei der Entstehung von Freizeichnung online im Jahr 2014 war die Grundidee folgende (stark vereinfacht):
 
"Der Mandant gibt seinem steuerlichen Berater die Freigabe der Steuererklärung und E-Bilanzen in digitaler Form." 
 
Mit dieser Prämisse entwickelte sich mit FZO ein einfaches Tool, zur Einholung digitaler Freigaben durch den Mandanten. Nicht umgesetzt wurde dabei z.B. eine Archivfunktion, Beratersicht inkl. administrativer Ebene für die Kanzlei, etc.

In den folgenden Jahren haben sich, auch im Zusammenhang mit fortschreitender Digitalisierung und Produkten wie DATEV Meine Steuern, die Bedürfnisse unserer Anwender weiter entwickelt.

Wir arbeiten sukzessive an Verbesserungen der digitalen Prozesse zwischen der Steuerkanzleien und deren Mandanten. Dabei betrachten wir viele Themen rund um die digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzleien und deren Mandanten.

Durch die notwendige Priorisierung bei der Abarbeitung aller Themen rund um DATEV Meine Steuern und Freizeichnung online kann ich aktuell nicht abschätzen bis wann wir hier Verbesserungen auf den Weg bringen. Mir ist aber wichtig mitzuteilen, dass wir den Bedarf erkannt haben und daran arbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

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Hallo Herr Preis,

vielen Dank für die aufschlussreichen Informationen und die Sichtweise aus "der anderen Perspektive".

Wir setzen Unternehmen online seit über zehn Jahren ein und ich bilde mir ein, die digitalen Funktionsweisen ganz gut umzusetzen.

Den Schritt zu Freizeichnung online habe ich mehrfach aus Praktikabilitätsgründen verschoben und mir vorgenommen, letztmalig für den VZ 2019, semidigitale Lösungen umzusetzen.

Insofern habe ich mir eisern vorgenommen, dies ab dem VZ 2020 zu ändern.

Von der digitalen Abgabe der Unterlagen, über die Verarbeitung, Übermittlung an den Mandanten, dessen Unterzeichnung und Archivierung nebst Rechnungsstellung etc. soll im Prinzip kein Papier mehr gedruckt werden; was die Mandanten natürlich dann tun, entzieht sich meinem Einfluss, aber wir wirken zumindest in die Richtung auf den Mandanten ein.

Kleiner, aber verschmerzbarer Wermutstropfen ist eben noch die Vereinbarung für Ehegatten/Gesellschafter zur Unterzeichnung für den/die Anderen.

Da dies nur einmalig erfolgt, kann dies auch unter vorbereitenden Maßnahmen geführt werden.

Freizeichnung online war eben hier die ganzen Jahre noch mein "missing-link" und natürlich hat man einen entsprechende Erwartungshaltung an das "Werkzeug". 

Ich glaube durchaus, dass bei der DATEV daran gearbeitet wird, aber in den letzten Jahren hat sich FZO nach meiner Kenntnis nicht wirklich viel weiter entwickelt, denn die genannten Problemfelder müssten doch auch bereits andernorts genannt worden sein.

Es gibt mir im Prinzip auch nicht um laufendes Anklagen und Meckern, sondern darum, von einem "workaround" zu einem "workflow" zu gelangen.

Möglicherweise nehmen DATEV und andere Anwender dies als Tipp und Impuls mit und man erhält vielleicht auch ein verwertbares Feedback.

Allein Ihr kleiner Tipp, dass außerhalb des Druckes über den Sendevorgang abzubilden, war für mich doch wertvoll.

Erfreuliche manches Mal, wenn man bemerken darf, dass ein Verbesserungsvorschlag tatsächlich mal eine Umsetzung erfolgt, wenngleich der zeitliche Versatz dann so manches Mal schon enorm ausfällt.