Digitales "Vorheften"?

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Liebe Community,

vorab: falls dies das falsche Unterforum ist, bitte ich um entsprechendes Verschieben, danke!

Auch unsere Kanzlei wird aktuell (endlich) digitaler. Einige Prozesse konnten durch "Meine Steuern" und co. schon deutlich verbessert werden. Physische Handakten verlieren immer mehr Bedeutung. Bei klassischen Einkommensteuerfällen wird diese bei uns schon gar nicht mehr benötigt.

Meine Frage ist die folgende:  Wie digitalisieren wir das "Vorheften"? Früher wurde bspw. ein Grundlagenbescheid oder die Erläuterung zu einem Bescheid oder was auch immer einfach vorne vor die Mappe geheftet und sodann im Rahmen der Bearbeitung des folgenden VZ berücksichtigt. 

Im Rahmen der Einkommensteuer würde ich vermutlich einfach das entsprechende Dokument in "Meine Steuern" hochladen. Aber was ist eine "good practice" für Jahresabschlüsse, GuE usw.? Wie händeln andere Kanzleien diese Herausforderung? Soweit ich weiß, kann man keinen Pop-Up einfügen, der sich öffnet, sobald man ein Programm öffnet (oder doch?). 

Ich freue mich auf gute Ideen & Vorschläge!

Danke!

Viele Grüße aus Hamm!

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Hallo @MaKön ,

die Frage ist ja, wie die Prozesse generell aussehen sollen. Wenn man nur bei "Meine Steuern" ist und überwiegend Einkommensteuer hat, ist es vielleicht nicht schlecht, auch alles in "Meine Steuern" abzubilden. Die Steuerbescheide, die man im nächsten Jahr haben möchte, kann man ja auch nochmal im nächsten Jahr hochladen, sodass sie dann bei der Bearbeitung direkt auftauchen.

Wir sind leider noch nicht so bei "Meine Steuern", da wir auch recht viel Einkommensteuer (neben den ganzen anderen Baustellen) haben und somit nicht die Zeit ist, das einzuführen.

Wir arbeiten aktuell eigentlich mit DATEV DMS (dort werden dann die ganzen Bescheide, Belege und Einkommensteuer-Erklärungen sowie der Schriftverkehr abgelegt). Es kommen natürlich auch sämtliche anderen Bescheide dahin.

Was den Abschlussteil angeht, bin ich ja ein großer Freund von Unternehmen online. Auch wenn ich vielleicht die Buchhaltung nicht auf Unternehmen online umstellen kann oder möchte oder der Mandant nicht mitmacht (man kann das ja "silent" in der Kanzlei machen, ohne dass das extra kostet), dass man sich relevante Belege (AV, Kredite, Verbindlichkeiten u. Forderungen zum Jahreswechsel) einfach an die Buchungen anhängt. So kann man die Belege relativ leicht kontrollieren, wenn man den Abschluss durchsieht.

Ich hoffe, das sind erstmal ein paar brauchbare Ideen.

MfG,

Dirk Schmakies

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Guten Morgen, 

danke für die Rückmeldung! Bei Meine Steuern verfahren wir weitestgehend auch schon so (zumindest soweit ich das beurteilen kann). Wenn bspw. in den Erläuterungen zum Bescheid abweichende AfA angegeben werden, wird der Bescheid direkt im Folgejahr abgelegt. 

Allerdings fehlt uns eine Lösung für die anderen Steuerarten und das Rechnungswesen, da Meine Steuern hier nicht greift. Manchmal hat man ja auch einfach nur kurze inhaltliche Infos (z.B. Firmenwagen ab 2023), die dann irgendwo erfasst werden müssen. Bisher hätte man einfach einen Zettel in die Akte geheftet und dann 2-3 Jahre später bei der Bearbeitung der entsprechenden Veranlagung berücksichtigt.

Aus Lohn- und Gehalt kennt man teilweise Pop-Ups, die sich beim Start öffnen, wenn irgendwelche Bescheinigungen oder ähnliches abgelaufen sind. Wir suchen eine qualitativ ähnliche Lösung für die generelle Arbeit ohne physische Akte. 

Uns würde interessieren, wie andere "digitalisiertere" Kanzleien als wir dieses Problem lösen.

VG

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Hi,

da es sich bei dem gesuchten Tool um eine programmübergreifende, digitale, smarte und "web 4.0-mäßige" Anwendung handelt, wird das von der DATEV frühestens 2035 irgendwo als Idee aufgenommen, um dann weitere 3,5 Jahre darüber nachzudenken, ob man mit der 15-jährigen Umsetzung beginnt ... oder das Projekt an die fino verkauft, dann kann man das ab übermorgen für 500€ im Monat beziehen, funktioniert aber nicht...

Mal im Ernst, ich habe kürzlich auch über eine solche Funktion nachgedacht, bin aber noch zu keiner gescheiten Lösung gekommen. Eine Variante wäre OneNote mit einem separatem Notizbuch je Mandant (siehe Meisterkanzlei). 

In KaRe im "neuen JA" nutze ich die Notizen. Die oberste NOtiz "A. Anlagevermögen" nutze ich immer als Sammelnotiz für wichtige Hinweise. Mit der neuen Funktion der Jahresübernahme geht da wenigstens nichts mehr verloren. Ist aber irgendwie auch nur Stückwerk...

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Hi, 

das Problem an vielen Stellen ist, dass das Thema Digitalisierung nicht weitgenug gedacht wird...

Über Onenote habe ich auch schon nachgedacht, da ich dort meine Rückfragen und lfd. Bearbeitungsnotizen notiere. Problem ist aktuell, dass nur ich auf mein Notizbuch zugreifen kann - man müsste also Kanzleiweit (ggf. über OneDrive) freigeben. Ein Notizbuch pro Mandant klingt okay, wird dann aber ziemlich unübersichtlich insgesamt. Vermutlich wird es da noch ein geeigneteres Produkt geben (zB Notion o.ä.). 

Man könnte natürlich auch eine Word-Datei erstellen und in DMS ablegen. Da hätten dann alle Zugriff drauf...

Der Hinweis bzgl. ReWe ist gar nicht schlecht. Wie so oft muss man sich etwas zu helfen wissen... 😉

Die Dauernotizfunktion nutzen wir auch. Wir haben hierdurch auch schon unsere grds. Ablegestruktur für JA-Notizen geändert. Es gibt keine Dokumente "Kontenabstimmung 20xx" mehr, sondern jetzt bspw "JA Abstimmung ARAP". Das finde ich wirklich gut!

Viele Grüße