DATEV Meine Steuern - Daten Aufbewahrungspflicht bei ausgeschiedenen Mandanten

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Hallo, kann mir jemand sagen wie man vorgehen muss wenn ein Mandant "Meine Steuern" genutzt hat aber gar nicht mehr als Mandant in der Kanzlei geführt wird?

Muss man den Daten-Bestand irgendwie sichern? Kann man den Mandanten die Daten irgendwie zukommen lassen? Wie schließt man denn ein Mandat ab, wenn er zuvor DATEV Meine Steuern genutzt hat? So dass wir als Kanzlei und der Mandant die Daten noch die 10 Jahre hat, die wir für die Aufbewahrung brauchen.

Danke.

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Und warum ist er kein Mandant mehr 🤔? Verstorben kann ja nicht sein, wenn Du ihm die Daten zukommen lassen möchtest. Dann ist er zu einem anderen Berater gewechselt? Dann macht es in dem Fall Sinn, die ESt ins RZ zu senden und beim Logistikauftrag online zu sagen: Diese Leistung an Berater X übergeben. Dann kann das Mandat nach zusätzlicher Übertragung der mandantengenutzten Beraternummer bei Berater X da weiter machen, wo er vorher aufgehört hat. Andernfalls hast Du Mandantendaten und der neue Berater fängt bei 0 mit einem 2. Bestand an. 

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@BSchneberger schrieb:

Kann man den Mandanten die Daten irgendwie zukommen lassen? 

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Wenn er damit selber gearbeitet hat, kann er sich die Daten im Zweifel auch selbst herunterladen bzw. hat sowieso alles in Kopie bei sich selbst noch vorliegen. Dann ist der Bestand für den Berater nur für ihn selbst gedacht aber nicht das persönliche Archiv des Mandanten auf 10J. Wie bei ANO auch. 

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Hallo @BSchneberger ,

woher kommt die Auffassung, dass hier überhaupt eine Aufbewahrungspflicht besteht?

Ich bin der Meinung, dass

a) Unternehmen online die rechtliche erforderliche Belegarchivierung für Unternehmer ist und daher diese Bestände  zwingend aufbewahrungspflichtig sind (idealer im Rahmen des mitgliedsgebundenen Mandatsgeschäfts auf Rechnung des Mandanten, da der Steuerberater die Archivierung nicht zu übernehmen hat - Rechtsauffassung der BSTBK)

b) Meine Steuern Onlineplattform ist, mit der der Mandant seine Belegkopien dem Steuerberater für die Erstellung der Steuererklärung zur Verfügung stellen kann. Es handelt sich explizit nicht um ein Belegarchiv für den Mandanten. (Außer der Steuerberater hat dies so angeboten und einen Vertrag mit dem Mandanten darüber abgeschlossen)

Daher besteht keine Aufbewahrungspflicht aufgrund der üblichen Regelungen.

Theoretisch können Steuerberater die Daten trotzdem aufbewahren unter Bezugnahme auf § 66 StBerG, um sich vor Haftungsansprüchen zu schützen. Dies muss aber mit den Regelungen der DSGVO in Einklang gebracht werden. Und ist eine individuelle Entscheidung des jeweiligen Steuerberaters beim jeweiligen Mandanten.

Fazit:

Klären Sie ab, was Sie mit den Mandanten vereinbart haben. Dann können Sie entscheiden. Die o. g. Ausführungen können eine Entscheidungshilfe sein.