Belege bereits nach dem Upload auf mehrere Kostenstellen verteilen und Sachkonto eingeben

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Als Anwender und Administrator für unser Unternehmen möchte ich folgenden Vorschlag machen:

Bereits nach den Hochladen von Belegen in DUO und noch vor der Freigabe sollte man für die Bearbeitung eines Belegs dieselben Felder zur Verfügung haben wie später in der Belegerfassung.

Zum Hintergrund:

Wenn ein Sachbearbeiter in Datev Unternehmen Online Beleg hoch lädt, dann kann er im Posteingang nur eine einzige Kostenstelle eingeben, aber keine Kostenstellenaufteilung machen. Ebenso kann er in diesem Menü auch kein Sachkonto eingeben. Erst nach der Freigabe des Belegs kann man diese Daten in der Belegerfassung eingeben und insbesondere auch eine Aufteilung des Belegs auf mehrere Kostenstellen eingeben. Das Dumme ist nur, dass in der Regel der Sachbearbeiter, der die Belege hoch lädt ein anderer ist, als der Sachbearbeiter, der nach der Freigabe die Belegerfassung macht. Und der Sachbearbeiter, der die Belege hoch lädt, ist in der Regel derjenige, der die beste Kenntnis über die Aufteilung der Kostenstelle hat und oft sogar die beste Kenntnis über das Sachkonto, auf das das in seiner Zweigstelle gebucht wird.

Aktuell bedeutet das einen enorm umständlichen Prozess. Entweder muss der Sachbearbeiter, der den Beleg hoch lädt, alle diese Informationen in das Notizfeld schreiben, damit der Sachbearbeiter, der den Beleg erfasst, dass dann aus dem Notizfeld in die Erfassungsmaske einträgt. Oder aber man lässt den Sachbearbeiter, der den Beleg hoch lädt auch später die Belegerfassung machen. Das heißt aber auch, er muss diesen Beleg zweimal anfassen, nämlich einmal vor der Freigabe und einmal nach der Freigabe, obwohl er eigentlich alle seine Informationen sofort vor der Freigabe schon eintragen könnte. Und der Freigeber würde dann auch sehen, dass insbesondere die Kostenstellenaufteilung schon korrekt erfolgt ist.

Die Lösung wäre eigentlich ganz einfach, wenn man in der Bearbeitung der neuen Belege, also schon vor der Freigabe, dieselben Felder zur Verfügung hätte wie später in der Belegerfassung. Das würde den Prozess enorm vereinfachen.

Kategorie Belege freigeben nachträglich durch Nina_Naßler ergänzt

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Stimme ich voll dazu. Es wäre super, wenn der Freigeber schon die Daten wie Zahlungskonditionen, Firma etc. hinterlegen könnte. Weil diese Infos muss der Freigeber eh überprüfen... 

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.... dann aber bitte nur optional...

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Wir bräuchten diese Funktion, dass die Rechnung bereits aufgeteilt an die jeweiligen Freigeber weitergegeben werden kann, auch....ein Workflow ist sonst nicht reibungslos gegeben.

Ebenso hätten wir gerne eine Übersicht im Unternehmen Online der im Rewe angelegten Kostenstellen, also quasi so ein Auswahl-Menü 🙂

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Oh ja das nötig! Ich bin im Betrieb dafür zuständig die Rechnungen an die jeweiligen Freigeber zu verteilen und dann nach Freigabe zu buchen. 

Jetzt muss ich jeden Beleg zweimal durchspielen. Es wäre eine enorme Arbeitserleichterung wenn ich alle relevanten Daten bereits eingeben kann. Wie eben kostenstellen, verschiedene Kunden zur Weiterberechnen etc pp.

Auch wäre ein etwas größeres Notizfeld nicht schlecht. Das Notizfeld sehen viele als postit für mich an und jeder will seinen "Senf" dazugeben was mir im Nachgang beim buchen auch enorm hilft 

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Es sollten viel mehr Möglichkeiten optional auswählbar sein (bspw. Zahlungsbedingungen, IBAN, Sachkonto, Kostenstellen (gerne auf Felder aufteilbar)

PLEO lässt dies bspw. hervorragend.