DMS Kennwort für E-Mail-Versand in Mandantenstammdaten hinterlegen

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Bei der E-Mail-Versendung von PDFs aus der DMS-Akte kann ein Kennwort erfasst werden. Leider muss ich das Kennwort immer manuell erfassen. Es wäre ideal, wenn das Kennwort in den Mandantenstammdaten hinterlegt und mit DMS verknüpft werden könnte.   

(Normalerweise versende ich die E-Mails verschlüsselt. In einigen Fällen wünscht der Mandant keine verschlüsselte E-Mail, sondern lediglich bei PDFs ein Kennwort.)

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Würde ich so nicht machen wollen. Dann ändert man das Kennwort und dann muss sich das Mandat schon 2 Kennwörter merken, welche PDF denn mit welchem Kennwort jetzt zu öffnen ist. Dann braucht es also am besten auch eine Historie in DATEV, weil sich die wenigstens Mandanten strukturiert solche Kennwörter sicher notieren und man im Zweifel also gar nicht mehr an alte PDFs kommt, weil das Kennwort niemand mehr weiß. 

Oder: Ist Dritten das Kennwort bekannt, man selbst weiß es aber nicht, kann man trotz Kennwortwechsel in DATEV alle bis dahin erstellten PDFs mit Kennwort mit dem alten Kennwort öffnen. 

Und wenn der Mandant die PDF mit Kennwort öffnet und sie ohne Kennwort abspeichert, hat er wohl viel zu viel Zeit. 

Dazu sind Portale wie https://kanzlei.land als Beispiel deutlich besser geeignet. 

Vielleicht ist es auch nur eine Frage der Zeit, bis Hacker verschlüsselte PDFs versenden, die beim Eintippen und Eingabe des Kennworts Kontakt zum Internet aufnehmen und Schadsoftware nachladen. Dass verschlüsselte ZIPs schon versendet werden, ist heute bereits Alltag. Ob der Mandant den kleinen Unterschied erkennt?! 

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@metalposaunist 

Vielen Dank für die Rückmeldung. Genau aus dem beschriebenen Grund arbeite ich normalerweise mit verschlüsselten E-Mails. Alternativ arbeite ich mit DRACOON. In Ausnahmefällen kommt jedoch das Kennwort zum Einsatz. - Leider hat DATEV keine direkte Anbindung zu DRACOON. Bei STOTAX Stollfuss gibt es schon seit Jahren eine direkte Anbindung aus DMS zur Mandantenplattform.    

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@s_seibold schrieb:

Leider hat DATEV keine direkte Anbindung zu DRACOON

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Hat DATEV seit neustem: DRACOON for DATEV Ist aber keine günstige Lösung, so wie man hört. 

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Hallo Frau Seibold,

eine solche Lösung fände ich super. Wir vereinbaren mit den Mandanten ein individuelles PDF-Passwort, welches dann generell verwendet wird. Dieses ist im Augenblick in den Stammdaten unter "Informationen/Merkmale" abgelegt, so dass man es im Arbeitsplatz schnell sehen kann. 

Eine Hinterlegung im DMS wäre natürlich perfekt. 

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@metalposaunist 

DATEV hat die DRACOON-Lösung seit Ende 2018. Der Preis von +/- 5 EUR/mtl. je Adresse steht in keinem Verhältnis. Zudem ist immer noch keine direkte Anbindung von DMS zu DRACOON eingerichtet. Ich verwende DRACOON daher ohne DATEV.

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@stbcelle 

Ich lege das Kennwort auch unter "Informationen/Merkmale" ab. Aber es muss halt 1.) immer an eine Kennwort-Sicherung dran gedacht werden und 2.) das Kennwort immer rüber kopiert werden.

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@s_seibold schrieb:

Aber es muss halt 1.) immer an eine Kennwort-Sicherung dran gedacht werden und 2.) das Kennwort immer rüber kopiert werden.

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Deshalb gibt es ja Tools wie KeePass. Auch nicht schön mit DATEV aber dann gibt's an 1 zentraler Stelle alle Kennwörter oder man erstellt mehrere Datenbanken. 

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@s_seibold schrieb:

Zudem ist immer noch keine direkte Anbindung von DMS zu DRACOON eingerichtet.

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Aber technisch möglich. Warum DRACOON hier so teuer ist und man nicht mit DATEV zusammen einen geilen Preis draus macht?! Verstehe ich nicht. Dann scheinen die Kosten bei DRACOON ja sehr hoch zu sein. 

Und dann gibt's noch immer ein paar Stolpersteine, die es zu lösen gilt. Quais Apple Preise aber keine Apple Leistung 😬.  

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@s_seibold  und @metalposaunist 

Es gibt die direkte Anbindung von DMS zu Dracoon:

https://www.datev.de/web/de/marktplatz/dracoon-for-datev/

https://www.dracoon.com/de/dracoon-fuer-datev

Damit kann man Dracoon direkt über den Dokumentenstatus im DMS befüllen. 

Wichtig: Dracoon bedient sich hier der Schnittstelle DATEVconnect Dokumentenmanagement welche man zusätzlich benötigt..

Aber trotz allem wäre die Lösung dass man z.B. ein individuelles Feld als "Mandantenkennwort" definieren könnte eine schöne und Schlanke Lösung. 

Wir behelfen uns hier aktuell auch den Informationen/Merkmalen und kopieren das Kennwort dann hier heraus - dass sind aber Klicks die man sich sparen könnte...

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@f_gleiser schrieb:

Es gibt die direkte Anbindung von DMS zu Dracoon:

https://www.datev.de/web/de/marktplatz/dracoon-for-datev/

Das stimmt der dafür aufgerufene Preis bzw. das Kostenmodell dahinter sind jedoch komplex und hochpreisig.
Dies stand in einem schwierig erklärbaren Verhältnis.
Eine Abrechnung nach Nutzung wäre hier interessant und kein Kauf erst mal die und die Menge und dann kannst du in bestimmten Schritten später upgraden, dass wir uns erstmal dagegen entschieden haben.
Klar es gibt auch das nach Mitarbeitern bepreiste Paket, aber hier müsste man von jetzt auf gleich alle Mandanten umstellen, damit der Preis irgendwie zu rechtfertigen wäre, was er schwer ist.

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@f_gleiser schrieb:

Aber trotz allem wäre die Lösung dass man z.B. ein individuelles Feld als "Mandantenkennwort" definieren könnte eine schöne und Schlanke Lösung. 

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Nochmal: Ich wette, dass die dann dort hinterlegten Kennwörter zu kurz und zu unsicher sind. Und dann braucht man auch kein Kennwort. Wenn Dritte an die Datei kommen, lassen die einen Rechner schnell die gängigen Kennwörter durchlaufen und nach wenigen Stunden sollte man das Ergebnis haben. 

KeePass schlägt nicht ohne Grund in der Standardkonfiguration 20 Zeichen vor, die ich mir mit Sonderzeichen noch verlängere.  

Es kann sich dann bloß niemand "gj=4"lHd/84SlN!" mehr merken und deshalb braucht man ein anderes Konzept. 

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@metalposaunist schrieb:

Es kann sich dann bloß niemand "gj=4"lHd/84SlN!" mehr merken und deshalb braucht man ein anderes Konzept.

Genau das ist der aktuelle Punkt und leider leider gibt es kaum eine einfache und komfortabel zu benutzende Lösung.

Einzige Möglichkeit sind halt andere Cloudboxen wobei hier das Problem der Administration und co. bleibt. Über die Datensicherheit reden wir gar nicht erst.

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@TomkeWibbertmann schrieb:

Einzige Möglichkeit sind halt andere Cloudboxen wobei hier das Problem der Administration und co. bleibt.

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https://kanzlei.land hat eine sehr, sehr flache Administration.  

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@TomkeWibbertmann schrieb:

Über die Datensicherheit reden wir gar nicht erst.

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Ist höher als die Kennwörter, die ich bisher bei der Eingabe von Mitarbeitern gesehen habe 😉.  

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@metalposaunist schrieb:

https://kanzlei.land hat eine sehr, sehr flache Administration.  

Aber auch die Möglichkeit eines Netzwerklaufwerkes? ist schick um Dokumente schnell zu exportieren oder auch erhalten zu können (Auch nett für Belege, wenn Mandanten sich gegen DUO entscheiden, aber trotzdem scannen).

@metalposaunist schrieb:

Ist höher als die Kennwörter, die ich bisher bei der Eingabe von Mitarbeitern gesehen habe 

Das ist ein anderer Punkt und bei einer selbst oder in Deutschland betriebenen Service bekommt man das ganze auch in den Griff.

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@TomkeWibbertmann schrieb:

Aber auch die Möglichkeit eines Netzwerklaufwerkes?

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Nicht, dass ich wüsste.  

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@TomkeWibbertmann schrieb:

(Auch nett für Belege, wenn Mandanten sich gegen DUO entscheiden, aber trotzdem scannen)

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Dann sollen die Mandanten die Belege in kanzlei.land hochladen; die Kanzlei aktiviert die Schnittstelle nach DUO und die Belege landen automatisch im DUO, obwohl das Mandat nur kanzlei.land nutzt. Die Schnittstelle zu meineSteuern soll noch kommen.