Automatische Retention Policy für Ablage-Knigge

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Als Steuerberater möchte ich eine automatische Hinterlegung einer Retention Policy im Ablage-Knigge, um damit folgenden die Löschung und Archivierung von Dokumenten zu automatisieren.

In der Vorlagenverwaltung kann ich für Dokumente in den Aufbewahrungsfelder definieren, dass sie nach x Tage archiviert und nach x Tagen gelöscht werden. Diese Policy hinterlegt automatisch die errechneten Werte in den Dokumenteigenschaften. Das funktioniert logischerweise nur bei Postausgängen.

Bei Posteingängen müssen wir derzeit bei jedem Posteingang die Archivierungs- und Löschdaten manuell eintragen, was Zeit kostet, obwohl der Vorgang problemlos automatisierbar ist (wie gesagt, in der Vorlagenverwaltung funktioniert das ja jetzt schon).

Zu wünschen wäre auch, dass es eine Retention Policy nach Jahren gibt, z. B. in der Form, dass in Ablageknigge hinterlegt wird, dass 10 Jahre nach Ende des WJ, in dem das Dokument abgelegt wurde, die Löschung stattfindet. Wenn man das wie in der Vorlagenverwaltung über Tage löst, muss man immer einen Sicherheitszuschlag vornehmen, um zu verhindern, dass die Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht stattfindet.

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Und weil die Suchfunktion ja nicht immer gleich zum Ziel führt: hier noch schnell der Link auf den ursprünglichen Beitrag -> Datev DMS Aufbewahrungsrichtlinie festlegen 😉