Versandte Rechnungen in "Gesendete Mails" anzeigen

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Hallo, zusammen,

wir versenden Rechnungen per Mail über ein E-Mail-Konto der Buchhalterin, das funktioniert auch (die Mails kommen an). Allerdings erscheinen die versandten Mails nicht im "Gesendete Mails" Ordner des Mailclients, obwohl IMAP gewählt wurde.

Leider habe ich das nicht selbst eingerichtet und weiß daher nicht, wo man Einstellungen (Mailserver, etc.) vornimmt. Hat jemand einen Tipp für mich?

Danke und Gruß,
Martin

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Da Sie nichts über ihren Mail- Clienten bzw. den Server sagen, würde ich an Ihrer Stelle Google quälen, um herauszubekommen, an welcher Stelle (Mail- Client, Server oder gar der Provider) die Einstellungen zu justieren sind.
Ist bei der Konstellation irgend eine Software von DATEV mit einbezogen?

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Danke für die schnelle Antwort!

Der Mail-Client ist Thunderbird - allerdings wird die Mail ja direkt aus der DATEV Rechnunsschreibung heraus gesendet, also müssen da auch irgendwo Zugangsdaten hinterlegt sein.

Die Seite mit dem Mailclient bekomme ich hin 🙂

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Da ich keinerlei Erfahrung mit dem Mailversand aus der DATEV Rechnungschreibung (Zugferd aktiviert?) habe, kann ich hier nicht weiterhelfen.

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OK - danke trotzdem. Ist das hier denn der richtige Ort dafür? Insgesamt scheint relativ wenig zu passieren hier in der DATEV-Community 🙂 Gibt es externe Foren, wo man sich austauschen kann?

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Natürlich ist das hier der richtige Ort.

Aber lesen Sie sich doch ihre Eingangsfrage einmal durch...

Man käme auf die Idee, daß ein Unternehmer seine Rechnungen per email zum Steuerberater sendet, und sich nun wundert, daß sich diese Rechnungen nicht im "gesendete Dokumente" im TH- Client befinden.

Zum Verfassen einer hilfreichen Antwort braucht man einfach diverse Informationen.

Ein erster Versuch wäre, wenn Sie in Kurzform die Vorgehensweise der Buchhalterin skizzieren würden. (Also wirklich Programme, Fenster und Mausklicks nennen...)

(Oder werden die per PDF- in der Dokorg abgelegten Rechnungen von dort aus in einem zweiten Schritt versendet?)

Dann wäre natürlich eine kurze Beschreibung der EDV- Installation hilfreich. (ist ein Exchange- Server mit eigebunden, oder werden die Mails direkt auf den IMAP- Server geschoben?

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Danke für die Hinweise 🙂 Naja, man kann aus der Rechnungserstellung die fertige Rechnung direkt aus DATEV heraus an den Kunden schicken, der im Debitorenstammdatensatz hinterlegt ist.

Ich selbst habe das nicht installiert, von daher weiß ich auch nicht, wie das angebunden ist (nur, dass es keinen Exchange-Server gibt).

Meine Frage kann vermutlich nur jemand beantworten, der diese Funktion kennt und nutzt. Jemand, der die Information braucht, dass es das gibt und wo man überhaupt hinklicken muss, ist vermutlich ohnehin der falsche Ansprechpartner...

[#8 · Accepted solution]

Aus der Datev Dokumentation 1070457 :

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So versenden Sie einen Verkaufsbeleg als E-Mail bei der Belegerfassung oder aus der Belegübersicht

Ab der Programmversion 5.0 (Programm-DVD DATEV pro 9.0, Auslieferung Ende August/Anfang September 2015) können Sie Verkaufsbelege direkt bei der Belegerfassung oder aus der Liste der Belege in der Belegübersicht als E-Mail versenden. Dazu müssen Sie einige Angaben in den Einstellungen und Stammdaten zum Auftragswesen treffen.

Einstellungen und Texte

    Vorgehen:

    Öffnen Sie die Einstellungen zum Auftragswesen über Extras | Einstellungen.

    Wählen Sie Belege | E-Mail | Einstellungen.

    Erfassen Sie die notwendigen Angaben:

        Postausgangsserver (SMTP):

        Der Internetdienstanbieter (Provider) stellt Ihnen einen SMTP-Server (Simple Mail Transfer Protocol) zur Verfügung, über den die E-Mails versandt werden. In diesem Feld wird der Server angegeben.

        Absenderadresse:

        Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird in der E-Mail als Absender eingesetzt.

        Blindkopie an:

        An diese E-Mail-Adresse wird eine Kopie der E-Mail geschickt. Der Empfänger der E-Mail wird darüber nicht informiert (keine Angabe im Feld Cc). Wenn Sie die eigene E-Mail-Adresse eingeben, können Sie so die E-Mail z. B. in Ihrem eigenen Outlook ablegen.

        Authentifizierung beim E-Mail-Versand:

        Keine Authentifizierung: Zum Versenden einer E-Mail ist keine Authentifizierung notwendig.

        Authentifizierung am Postausgangsserver (SMTP-Authentifizierung): Die Authentifizierung erfolgt direkt am Postausgangsserver. Tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort in die dafür vorgesehenen Felder ein.

        SMTP-Server erfordert eine sichere Verbindung (STARTTLS):

        Kontrollkästchen aktiviert: Die Verbindung zum Postausgangsserver wird verschlüsselt.

        Kontrollkästchen deaktiviert: Die Verbindung zum Postausgangsserver ist unverschlüsselt.

        SMTP-Port:

        Nummer des SMTP-Ports erfassen (die Schaltfläche Standard verwenden stellt einen Standardwert ein.

    Wechseln Sie in das Arbeitsblatt Belege | E-Mail | Texte.

    Prüfen Sie die voreinstellten Texte unter Betreff und Nachricht und bearbeiten Sie bei Bedarf. Hierfür stehen Ihnen im Kontextmenü (rechte Maustaste) Platzhalter weitere Platzhalter zur Verfügung, wenn Sie zum Beispiel auch das Lieferdatum einfügen möchten.

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Der fett markierte Text ist dann die Vorgehensweise mit der Sie die gewünschte Kopie erhalten.

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Mir ist bekannt, daß es einen nicht ganz unproblematischen Mailversand direkt aus dem Rechnungsschreibungs- Programm gibt, den wir aber aus diversen Gründen nicht nutzen.

Ich bezog mich auf das Programm für die Kanzlei zum Erstellen von Rechnungen, während das https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1070457 einen völlig anderen Sachverhalt beschreibt.

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Mir ist bekannt, daß es einen nicht ganz unproblematischen Mailversand direkt aus dem Rechnungsschreibungs- Programm gibt, den wir aber aus diversen Gründen nicht nutzen.

Oh - die würden mich, wenn Du magst, interessieren (vielleicht laufen wir bei der Nutzung in Probleme, die wir bis jetzt gar nicht kennen)

[#11]

- die Zugferd- Rechnung ignoriert unseren Berichtskopf, der den Mandanten bekannt ist und den wollen wir nicht aufgeben. (!!!  KO- Kriterium  !!!)

- Ob email- oder doch einmal Postversand - der Mandant fragt sich: "weshalb unterschiedliches Design?"

- Ein persönliches Anschreiben sollte die Email beinhalten. Vielleicht eine Erläuterung zu einer Position, oder einfach nur Grüße an irgend jemanden.

- Durch fehlende Ablage des Postausgangs sehe ich ein Dokumentations- und Archivierungsproblem (Läßt sich die Rechnungskopie nachträglich im normalen Format ausdrucken, wenn der Mandant aufgrund eines Fehlers die Email nicht bekommt bzw. nicht lesen kann, oder hat der Mandant dann eine auf Papier gedruckte E-Rechnung in seinem System?)

- Datenschutz. (Die Rechnungen enthalten Daten, die wir einfach nicht in verkehrte  Hände geben dürfen. Zu oft gab es wegen des Stammdatenabgleiches Fehler in der Adresse, die natürlich beim nochmaligen Sichten des Ausdruckes sofort erkannt wurden.)

- Ich gehe einmal davon aus, daß die Rechnungen verschlüsselt übermittelt werden. oder???

- haben die betroffenen Mandanten wirklich die Fähigkeiten, diese elektronisch übermittelten Rechnungen den Vorschriften entsprechend zu behandeln? Ein einfaches Ausdrucken reicht ja nicht mehr.

Sollte ein Mandant die Rechnung per Email benötigen, dann kann er jederzeit in Ergänzung zur Papierform die heutige PDF per email bekommen.

Erst wenn das Thema "ersetzendes Scannen" angepackt wird, sehe ich eine Notwendigkeit für den elektronischen Rechnungsversand

Neugierige Frage: Lassen sich die PDF vor dem Versenden nochmals anzeigen bzw. ausdrucken, damit man sie Korrekturlesen kann?

[#12]

- die Zugferd- Rechnung ignoriert unseren Berichtskopf, der den Mandanten bekannt ist und den wollen wir nicht aufgeben. (!!! KO- Kriterium !!!)

- Ob email- oder doch einmal Postversand - der Mandant fragt sich: "weshalb unterschiedliches Design?"

Das heißt "Berichtskopf" meint "Briefbogen"? Das geht 🙂 Bei uns sieht Mail und Papier identisch aus.

- Durch fehlende Ablage des Postausgangs sehe ich ein Dokumentations- und Archivierungsproblem (Läßt sich die Rechnungskopie nachträglich im normalen Format ausdrucken, wenn der Mandant aufgrund eines Fehlers die Email nicht bekommt bzw. nicht lesen kann, oder hat der Mandant dann eine auf Papier gedruckte E-Rechnung in seinem System?

Ah - dann ist das ja genau die Frage, die ich gestellt habe 🙂 Habe es jetzt durch bcc: an die Buchhalterin gelöst.

- Ich gehe einmal davon aus, daß die Rechnungen verschlüsselt übermittelt werden. oder???

Hier muss man unterscheiden zwischen verschlüsselter Übertragung zum Mailserver (geht) oder verschlüsselter Übertragung an den Empfänger = PGP (geht nicht)

- haben die betroffenen Mandanten wirklich die Fähigkeiten, diese elektronisch übermittelten Rechnungen den Vorschriften entsprechend zu behandeln? Ein einfaches Ausdrucken reicht ja nicht mehr.

Keine Ahnung 🙂 Was muss man da beachten? Mache ich aber auch nicht zu meinem Problem. Ein Kunde kann jederzeit sagen: Will die Rechnung weiter in Papierform. Macht aber keiner.

- Ein persönliches Anschreiben sollte die Email beinhalten. Vielleicht eine Erläuterung zu einer Position, oder einfach nur Grüße an irgend jemanden.

Ich glaube, man kann den Mailtext beim Versand händisch anpassen...

- Datenschutz. (Die Rechnungen enthalten Daten, die wir einfach nicht in verkehrte Hände geben dürfen. Zu oft gab es wegen des Stammdatenabgleiches Fehler in der Adresse, die natürlich beim nochmaligen Sichten des Ausdruckes sofort erkannt wurden.)

[...]

Neugierige Frage: Lassen sich die PDF vor dem Versenden nochmals anzeigen bzw. ausdrucken, damit man sie Korrekturlesen kann?

Ja, die kann man vorher anschauen.

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Aus der Datev Dokumentation 1070457 :

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So versenden Sie einen Verkaufsbeleg als E-Mail bei der Belegerfassung oder aus der Belegübersicht

Das hat geholfen! Danke 🙂

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Da müsste man denke ich den E-Mail Provider fragen, wie eine Verknüpfung erfolgen kann

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Da müsste man denke ich den E-Mail Provider fragen, wie eine Verknüpfung erfolgen kann

Wenn DATEV ganz normal über IMAP sendet, müsste die Mail ganz automatisch im "Gesendete Mails" Ordner landen...

Aber die Möglichkeit, sich selbst in CC zu setzen, ist zumindest ein Workaround.